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Bons estudos!
No ambiente de trabalho de hoje, o lar é onde está o trabalho.
Para quem nunca trabalhou assim, virar home office de uma hora pra outra não é fácil.
E, para ajudar, a pandemia parece ter acelerado o processo e, para o bem ou para o mal, exigiu uma mistura forte entre vida profissional e pessoal.
Por mais que tenhamos mais tempo em casa, ainda estamos várias horas presos ao trabalho. Isso é normal e uma tendência!
A importância do ambiente de trabalho certo e das ferramentas tecnológicas é inegável para ser produtivo e feliz enquanto trabalha em casa. Pequenos detalhes fazem a diferença no desempenho.
Você vai perceber que, o que precisamos agora é mais do que apenas um espaço de home office. Precisamos de um santuário de home office.
Em outras palavras, precisamos de um espaço que não apenas afasta todas as interações do lado doméstico das coisas, mas também evita que o escritório se intrometa no resto de nossas vidas. É o que podemos encarar como uma ‘zona de contenção de produtividade’, se preferir.
Separamos as principais estratégias, aquelas simples e funcionais que ajudarão a aumentar sua performance no home office.
São as melhores recomendações que alguém poderia te dar para ajudá-lo a criar um espaço de trabalho em casa que canalize sua criatividade, produtividade e foco.
Está preparado? Então vamos lá!
O local onde você escolhe seu espaço de trabalho, mesmo que seja um pequeno canto, tem um grande impacto em como você trabalha. Isso é o que dita o fluxo do seu dia.
Crianças gritando, cachorros latindo, o entregador da ifood tocando a campainha; essas distrações não são propícias para avançar na lista de projetos do dia. Claro, mesmo se você escolher o cômodo mais privado da casa para o seu trabalho em casa, isso nem sempre ajuda.
Coloque um par desses e você trabalhará enquanto crianças perseguem umas às outras pela sala de estar com sabres de luz. Eles bloqueiam sons mesmo quando estão desligados. Sons externos e ruídos são inimigos da alta performance.
Tudo está caro atualmente, sabemos disso. Mas, quanto custa para você ter um rendimento abaixo do esperado pela empresa? Quanto custa uma noite de sono mal dormida? Tudo isso tem que ser calculado na ponta do lápis.
Se você tem um escritório doméstico silencioso e afastado das atividades diárias da casa, um desktop pode ser uma ótima configuração para você.
Você precisará de um local onde possa fechar a porta e se concentrar para obter o máximo de produtividade. Se as paredes forem finas ou as crianças forem especialmente barulhentas, você deve trabalhar em um laptop conectado a um monitor externo e teclado em casa.
Inclusive muitos profissionais preferem o notebook exatamente por esse motivo. Se o vizinho tiver fazendo uma reforma barulhenta ou outro desastre tiver ocorrendo, basta ir à uma cafeteria mais próxima para respirar e produzir em paz.
Tente escolher uma parte da casa que não esteja perto do barulho da estrada, da sala de estar ou da cozinha.
Você costuma ir muito ao banheiro? Prefira, então, um espaço que tenha um banheiro anexo ou de fácil acesso a um, e que seja relativamente isolada do resto de sua vida doméstica.
O que muitas vezes ajuda psicologicamente é se o seu “escritório” vem com um pouco de “transporte” para que você sinta que está indo para o trabalho.
Dessa forma, ficar longe do quarto é uma boa ideia, pois não só faz você se sentir menos letárgico e sonolento durante o dia, mas também cria uma divisão clara para que seu ciclo de sono não seja afetado.
Seu cérebro deve entender algo como: “esse espaço é meu quarto de descanso e esse outro espaço é o meu escritório de trabalho. Eles são coisas completamente diferentes!”.
O quão bem você trabalha depende muito de quão ergonomicamente sólido é o seu ambiente de trabalho.
Seja quanta luz natural entra em seu home office, o ângulo e a altura de sua mesa, o apoio lombar que sua cadeira oferece, a cor das paredes ou a iluminação dentro da sala, todos os pequenos aspectos desempenham um papel na sua produção e no seu humor geral no trabalho.
Tente se imaginar tendo que realizar uma grande demanda de tarefas com dor na coluna, no pulso ou no pescoço. Dói só de pensar, né?
Quem não tem algum probleminha na coluna hoje em dia? Pois bem, você passará longas horas em sua cadeira, então escolha uma que não machuque suas costas ou pescoço.
A ergonomia do escritório é vital, então escolha uma cadeira que permita ajustar a altura e a almofada lombar.
As melhores opções modernas têm suporte ajustável para cabeça e pescoço. Elas também podem reclinar até 110 graus e vêm com apoios de braço “4D” que se movem para cima, para baixo, para os lados, para frente, para trás e com inclinação.
Preste atenção a todos esses detalhes e construa um espaço iluminado, envolvente e confortável para você trabalhar.
E comprar uma cadeira ergonômica é a ‘parte fácil’. Acredite!
A parte difícil é manter uma postura correta ao se sentar e fazer pausas de hora em hora, alongando-se nestes pequenos espaços de tempo.
Isso requer muita disciplina, e você deve fazer isso o quanto antes!
Além disso, tenha sempre uma garrafa de água ao seu lado, uma janela para ventilar o ar e uma agenda ou quadro branco à disposição.
Em outras palavras, hidrate-se, deixe o vento entrar e jamais confie na memória. Anote tudo!
Basicamente, lembre-se que seu corpo é a sua principal ferramenta de trabalho. Além disso, saúde e performance sempre estiveram de mãos dadas no mundo dos negócios.
Você faz parte da turma ‘da bagunça’? Seu horóscopo pode até te convencer que isso é bom, mas convenhamos que isso atrapalha a produtividade.
Certamente podemos tentar ser mais organizados na forma como trabalhamos.
Esquecer onde salvou arquivos ou não criar pastas para organizar dezenas ou centenas de documentos te custarão caro no futuro.
Além de organizar os arquivos e pastas no computador, o foco aqui é determinar um fluxo que o ajude a trabalhar melhor, sem a desordem.
Algumas dicas aqui são:
Menos é mais. No seu espaço de trabalho, avalie todo e qualquer móvel ou item ‘inutilizado’ que só ocupa espaço desnecessário.
Olhe pra cima. Precisa ocupar espaço e não sabe como? Olhe para suas paredes. Você pode colocar prateleiras flutuantes em uma única parede próxima à sua mesa, por exemplo. Se for pra ocupar espaço, que seja no alto – e não no chão. Use o bom senso ao planejar colocar itens em prateleiras.
Cores. Qual é a sua cor favorita? Muitos profissionais em home office mudam a cor das paredes. Cores com tonalidades claras deixam o ambiente melhor e menos pesado.
Parece até bobeira, mas, deixando o ambiente o mais ‘clean’ possível, você perceberá que ganhar espaço (mesmo que pouco), mudar a cor da parede, entre outras pequenas mudanças, vai te fazer se sentir muito melhor. É bom mudar os ares, sabe?!
E isso te torna muito mais produtivo.
O trabalho remoto implica automaticamente a necessidade de uma melhor conectividade.
Enquanto não chega o 5G na sua cidade, investir em um bom plano 4G para o celular e internet para a residência irá beneficiá-lo tremendamente.
Isso não apenas torna o trabalho mais fácil para você, mas também torna o trabalho com você mais fácil para os outros.
Se você tem uma internet que já ‘te deixou na mão’ com um cliente, chefe ou equipe, sabe o quão importante será esse investimento. Não vacile!
Vamos às dicas aqui:
Use uma conexão com fio em vez de sem fio. Se você estiver usando uma conexão sem fio e tiver desconexões frequentes, tente usar uma conexão com fio. Isso pode ajudar a melhorar a estabilidade e a velocidade da sua conexão com a Internet.
Use um roteador de alta qualidade. Certifique-se de estar usando um roteador capaz de fornecer uma conexão forte e estável. Se você tiver um roteador mais antigo, considere a aquisição ou troca para um modelo mais novo.
Use um adaptador powerline. Se você está tendo problemas para obter um bom sinal sem fio em certas áreas de sua casa, considere o uso de um adaptador powerline. Basicamente, ele amplia o sinal de internet, permitindo que você se conecte à internet em áreas onde o sinal costuma ser mais fraco.
Verifique se há congestionamento de rede. Se houver muitos dispositivos conectados à mesma rede, isso pode causar congestionamento e diminuir a velocidade da conexão com a Internet. Faça uma varredura de quantas dispositivos e quantas pessoas usam a mesma internet e, na pior das hipóteses, contrate um serviço de internet só para você e seu escritório. Ou você também pode trocar a senha do Wi-fi e derrubar todo mundo da internet, mas… não, é sério! Não faça isso, não!
Sua tela é literalmente sua janela para o mundo do trabalho.
Uma das maneiras mais impactantes de garantir conforto e produtividade é por meio de uma configuração de monitor otimizada e personalizada.
Quando temos apenas uma tela, é normal abrirmos e minimizarmos com frequência diferentes aplicativos. E isso se torna cansativo demais com o tempo.
Um único monitor curvo full HD pode ser uma solução.
Essas exibições são particularmente úteis para design criativo, edição e tarefas de gerenciamento de projetos que envolvem a visualização de documentos ou cronogramas longos na tela.
Mas as melhores configurações para home office têm dois monitores por um bom motivo. Eles permitem que você execute mais aplicativos ao mesmo tempo, em vez de passar o mouse entre guias e programas.
Uma tela mantém seu programa principal em exibição, enquanto a segunda tela executa seus complementos ou permite que você mantenha seus programas de e-mail e bate-papo abertos para que você possa manter contato com sua equipe, chefe ou clientes.
Basicamente, quanto menos ‘minimiza, maximiza, abre e fecha’ de janelas e programas, melhor será seu desempenho no trabalho.
Em uma reunião com um cliente, por exemplo, você pode, estrategicamente, deixar todos os programas e guias com dados importantes abertos.
Dessa forma, assim que ele questionar sobre alguma informação ou dado, você não precisa ficar pedindo “um minutinho” por várias vezes para encontrar o que ele está pedindo.
Profissionais de alta performance têm todos os dados e informações na palma da mão (ou ao alcance dos olhos, neste caso).
Basta um olhar e pronto! Você já terá as informações instantaneamente. Mais telas significa mais produção, no português claro.
Essa agilidade te dará muitos e muitos pontos com clientes, chefes e equipe.
No mundo dos negócios, todo mundo adora aqueles seres abençoados que otimizam nosso tempo de trabalho, sabe?! Então, seja essa benção na sua empresa!
Procure se comunicar mais do que o normal com o restante da equipe.
O ideal é usar ferramentas de vídeo para manter o olho no olho ao alinhar com sua equipe as demandas do dia.
Além disso, trocar palavras ao invés de mensagens de texto traz uma urgência maior nas tarefas, bem como reflete maior profissionalismo.
No ambiente remoto, métricas, metas e resultados precisam ser mais detalhados do que em um escritório físico. Por isso, olhos nos olhos!
É preciso ter confiança e alinhar resultados, porque o trabalho remoto não permite vigiar o computador dos colaboradores como em um escritório tradicional.
Por conta disso, você irá perceber que seu chefe estará sempre com um pé atrás com a equipe. E entendemos o lado dele.
O home office dificultou o controle dos resultados. A sensação é de que a qualquer minuto algum desastre pode ocorrer. E normalmente ocorre se algum processo ou procedimento for mal planejado.
Existem várias ferramentas e aplicativos que auxiliam na padronização de processos e procedimentos. É uma espécie de guia. A empresa pode escolher a ferramenta ou app que mais lhe agradar.
É como uma Wikipedia da empresa, com todas as informações necessárias centralizadas. Se for o caso, até documentos em Word e Excel podem ser úteis. Lá, ela pode fazer um passo a passo, tutorial, glossários com os termos técnicos ou internos da empresa, por exemplo.
A falta de padronização torna o trabalho menos produtivo, ocorrendo muitos retrabalhos por parte da equipe, além de tornar presente o famoso “fulano disse que outra pessoa disse”. E isso, acredite, traz muita dor de cabeça!
Regras, guias, diretrizes, normas e instruções são essenciais, especialmente no ambiente home office. Se sua empresa não tem, sugira que ela o faça em prol da produtividade.
Lembre-se que, em alguns momentos, sua resposta pode não vir imediatamente. Por isso, valorize a comunicação assíncrona.
Mantenha um calendário atualizado, usando ferramentas como o Google Calendário. Por lá, organize os horários em que estiver ocupado.
A comunicação assíncrona impede a interrupção de tarefas cruciais das pessoas. Os pedidos e chamados são feitos por escrito e as respostas vêm quando for possível.
Deixe para falar com mais detalhes na reunião matinal e menos detalhes no decorrer do dia, quando todos estão mais ocupados.
Da mesma forma que queremos respeito quando estamos ocupados, precisamos respeitar o tempo dos colegas quando estão atarefados.
Equipes de alta performance precisam de ferramentas e aplicativos para se manterem concentrados ou descansados para a grande demanda de trabalho.
Nossas melhores recomendações são:
É um aplicativo que usa o método Pomodoro para aumentar sua produtividade.
Como funciona? Por padrão, essa técnica exige que você trabalhe por 25 minutos antes de fazer uma pausa de 5 minutos.
Após quatro Pomodoros, você terá uma pausa prolongada (15 a 30 minutos). Você pode ajustar as configurações manualmente, conforme sua necessidade. Este cronômetro virtual também permite que você acompanhe as horas de trabalho e estabeleça metas para cada dia ou semana.
Além do mais, você pode ativar o “modo de foco” para limitar o número de distrações, isto é, notificações que podem vir de redes sociais ou outros aplicativos.
O Evernote funciona como um bloco de notas universal.
Depois de baixar o Evernote você consegue escrever ideias em arquivos de texto, registrar checklists, criar lembretes e até mesmo digitalizar documentos.
Em outras palavras, é uma agenda versátil, ideal para aquelas pessoas que necessitam, em seu dia a dia, criar notas e textos, guardar informações importantes e muito mais.
É um pacote de produtividade on-line gratuito.
Inclui o Google Docs como processador de texto, o Google Sheets como planilha e o Google Slides como ferramenta de apresentação.
São bem parecidos com o Word, Excel e PowerPoint. Uma réplica, para ser mais sincero.
Mas, por que usar o Google Workspace ao invés do tradicional Pacote Office?
A diferença é que aqui você pode compartilhar os documentos com sua equipe na nuvem e ter um registro histórico detalhado das alterações feitas por cada um deles, caso eles mexam nos arquivos. E isso torna as coisas mais produtivas.
É uma das ferramentas de colaboração mais populares do mercado por um bom motivo. É um aplicativo de mensagens baseado em nuvem para trabalhos em equipe, onde é possível conversar por texto, voz ou vídeo.
Além de organizar a comunicação interna, a ferramenta também serve para falar com pessoas de fora da organização, como clientes e fornecedores.
O maior objetivo do Slack é facilitar a organização dos assuntos da empresa e das equipes em diferentes grupos específicos, que são denominados “canais.
A empresa pode ter canais públicos, onde todos participam, visualizam e escrevem mensagens, mas as coisas se tornam mais produtivas quando líderes criam “canais fechados”, onde adicionam as pessoas certas para determinados assuntos ou projetos.
Em outras palavras, é juntar aquelas pessoas que terão algum papel significativo na demanda de trabalho e criar um canal exclusivo com foco em tarefas a serem concluídas e metas a serem alcançadas.
No português claro e pouco sutil, o aplicativo serve para criar um canal de comunicação com reuniões que excluem pessoal desnecessário, focando tão somente naquelas pessoas que terão relevância para resolver uma demanda da empresa. E isso economiza tempo e ganha produtividade.
É um software de gerenciamento de projetos. É uma ferramenta visual composta por cartões e colunas que possibilita ao time o gerenciamento de qualquer tipo de projeto, fluxo de trabalho ou monitoramento de tarefas.
É como usar post-its, mas sem o incômodo de escrever tudo à mão. Cada cartão corresponde a uma tarefa específica.
Os cartões podem ser arrastados para outra coluna, conforme seu status atual.
Os status mais comuns são “Em andamento”, “Concluído” ou “Futuro”.
Quando o membro da equipe concluir uma tarefa que estava na coluna “Em andamento”, por exemplo, você pode arrastar o cartão para a coluna “Concluído”. Dessa forma, toda a equipe consegue acompanhar o andamento da demanda.
(Ative as legendas, se necessário)
Você tem aquela coceira para dar uma olhadinha em sua rede social de tempos em tempos, mesmo em horário de trabalho? Pois bem, essa ferramenta bloqueia sites e aplicativos para ajudá-lo a manter o foco.
Você também pode trabalhar off-line e bloquear totalmente a Internet para não perder tempo ou agendar horários para que sua lista de bloqueio seja ativada.
A cultura da empresa deve estar alinhada e ser mais importante que a cultura do trabalho remoto. Fazem parte dela os princípios, valores e a missão que devem ser levados para onde quer que se trabalhe para atingir resultados.
É importante implementar rituais para todo o quadro de colaboradores. Eles garantem que todos estejam navegando no mesmo barco, olhando para o mesmo destino a ser atingido.
Em outras palavras, é preciso fortalecer e transferir a cultura já existente na empresa para o mundo virtual. Nele, é fundamental seguir alguns rituais para o engajamento estar sempre aceso.
Em grandes empresas, por exemplo, o dia começa com a ‘daily’. É uma reunião logo pela manhã, em que a equipe alinha o que foi feito no dia anterior e os passos a serem tomados nas próximas horas.
Na metade do período, uma nova reunião normalmente é feita para ver se nenhum detalhe saiu fora dos planos.
A cada 15 dias, por exemplo, sua empresa pode juntar todos os colaboradores em uma grande reunião para apresentar os números e resultados atingidos, além de traçar as metas da próxima quinzena.
A Nasa, por exemplo, antes de reuniões mais longas, escolhe uma música para todos ouvirem e dançarem. Isso mesmo, todos dançam para entrar na mesma vibe antes da videoconferência.
Parece loucura, mas, trabalhar dentro de casa também era algo louco algum tempo atrás.
De toda forma, cada empresa tem cultura e rituais próprios que se encaixam na própria cultura. É uma forma simples de engajar os colaboradores e não deixar que eles esqueçam qual a missão por ali.
O que queremos dizer é: sua performance também é reflexo da cultura da sua empresa.
Se não existe nada do tipo na sua empresa, você pode criar um plano e sugerir para seus encarregados. É bem possível que eles toparão, uma vez que isso refletirá na produção e resultados. Afinal, não é esse o objetivo final do home office?
Seu home office precisa ser a combinação certa de ajuste, conforto e funcionalidade.
A chave para uma experiência de trabalho mais feliz e de alto desempenho é o equilíbrio, especialmente em nossa realidade de trabalho em casa.
Construa um espaço de escritório que lhe permita aproveitar ao máximo estar em casa e estar “no trabalho”. Também é importante explicar às pessoas com quem convive como está estruturado o seu dia de trabalho para que elas também evitem distraí-lo.
É tudo uma questão de encontrar esse equilíbrio: uma zona zen onde você pode ser mais produtivo, mesmo na loucura de casa.
Esperamos que tenha gostado desse curso online profissionalizante de Profissional Home Office de Alta Performance.
Desejamos a você todo o sucesso do mundo. Agora você pode solicitar os seus certificados se assim o desejar.
Até o próximo curso!
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