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Nosso Curso Online de Microsoft Word Aplicado aos Negócios já Começou!

Existem certas coisas que são essenciais em seu dia de trabalho: café, lista de tarefas, checagem de e-mail e, se você for como a maioria das pessoas que trabalham em um escritório, o Microsoft Word.

Sendo o software de processamento de texto mais popular do mundo, o Word cumpre muitos propósitos em ambientes profissionais e pessoais. A interface é atraente e fácil de usar para qualquer usuário.

O Word é bastante simples de usar e não carrega o mesmo nível de intimidação e mistério que o ‘seu irmão’ Microsoft Excel, por exemplo.

Mas, mesmo que você se considere um usuário bastante proficiente do Microsoft Word, provavelmente ainda há algumas coisas que você pode aprender para ser ainda mais eficiente e eficaz.

Nesse curso, se você acha que irá aprender aquele papo chato de como usar cada função do Word, você está redondamente enganado.

Verdade seja dita, cursos que falam um pouco sobre tudo não se aprofundam muito sobre nada.

O Word possui milhares de funções, e o nosso foco neste curso é trazer produtividade para você e seu negócio.

Se você trabalha em uma empresa, sabe o quanto resultados são importantes. Você é cobrado por resultados a todo momento!

Entenda que, para ter resultados é preciso melhorar seu nível de produtividade. Nível de produtividade é fazer mais, da melhor forma e em menos tempo.

Nosso objetivo aqui é, então, apresentar para você as melhores ferramentas do Word que irão aumentar muito seu nível de produtividade. Você irá ficar surpreso com a quantidade de ferramentas do Word que você não conhecia ainda.

Sem mais delongas, vamos arregaçar as mangas e mergulhar nos detalhes que economizarão todo tipo de tempo e frustração. Não demorará muito para que você se pergunte como viveu sem eles.

 

Como Escolher e Adaptar os Modelos Existentes no Word?

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Este primeiro truque é dolorosamente simples, mas muitas vezes esquecido. Então, sabíamos que não poderíamos deixar de mencionar a beleza dos modelos aqui.

Você está sempre começando do zero? Você sempre opta por um documento totalmente em branco, independentemente do que está criando?

Repense sobre isso! Examinar alguns dos modelos existentes do Word pode economizar muito do seu tempo.

Você pode criar em poucos segundos convites, folhetos educativos, currículos, calendário de compromissos e dezenas de outras opções úteis que podem eliminar todas as suas dores de cabeça relacionadas à formatação, além de ajudá-lo a obter um documento polido e com aparência profissional.

Então, como encontramos isso? Ao abrir o Word, em vez de criar um documento em branco, você pode dar uma olhada em algumas opções de modelos diferentes ali mesmo, e até mesmo usar a barra de pesquisa para procurar algo específico.

Ao escolher, basta clicar em “Criar” e, depois, inserir suas informações.

Nossa recomendação é: crie seu próprio modelo com base nesses modelos automáticos.

Após editar o modelo, você gostou do que viu e irá usá-lo mais vezes em outras ocasiões?

Se sim, quando você tiver seu documento definido da maneira desejada, clique em “Arquivo”, “Salvar como”, escolha a pasta onde irá salvar e no campo “Tipo” selecione “Modelo do Word (*.dotx)” da lista suspensa.

Você pode mandar esse modelo para seus colegas de trabalho para, caso seja necessário criar um determinado documento, eles já tenham esse modelo salvo, o que irá, obviamente, economizar minutos e horas de trabalho, melhorando o nível de produtividade do negócio.

Em um olhar mais abrangente, você consegue criar um ‘modelo de identidade visual’ para sua empresa, mesmo sem nenhum conhecimento avançado em Design.

Manter a padronização é importantíssimo para um negócio, e você consegue propor isso para sua empresa. É bem possível que, ao criar e padronizar os modelos da empresa, você ganhe pontos valiosos com seu chefe.

É sugerível, obviamente, que você seja bem organizado com seus documentos e pastas em seu computador. Guarde em uma pasta renomeada certinho e que você irá facilmente encontrar no futuro. 

Para passar o modelo para seus colegas ou interessados, o procedimento é o mesmo que qualquer arquivo: basta enviá-lo por e-mail, deixá-lo na nuvem, usar um pendrive, etc.

Tem tantas opções por aí. Tudo vai depender da forma que achar melhor e mais prático, beleza?! 

 

Como Digitar em Qualquer Lugar de Suas Páginas?

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Você é do tipo que sofre com margens e réguas? Aqui está a sua salvação.

Se você já usou o Microsoft Publisher, sabe que escrever em qualquer lugar da sua página abre muitas possibilidades. Você sabia que isso também é possível no Microsoft Word? 

O incrível é que a solução sempre esteve à sua frente, mais especificamente a dois cliques de distância.

Escolha um local da sua página aberta no Word e clique duas vezes no local em que deseja que seu novo texto comece, e comece a digitar como faria normalmente.

Isso tornará a criação de tabelas e o design de layouts de página muito mais fáceis.

Economizará um bom tempo na produção e, principalmente, não irá desformatar sua página de trabalho, como ocasionalmente ocorre quando tentamos, no português claro, ‘inventar moda’ no layout do nosso documento.

 

Como Usar o Recurso de Pesquisa Inteligente no Word?

Um dos recursos mais poderosos e convenientes do Microsoft Word é a Pesquisa Inteligente.

É, basicamente, a integração de um mecanismo de pesquisa dentro do próprio editor, sem que você tenha que ficar pesquisando a palavra ou frase no seu navegador predileto.

Portanto, sempre que você tiver algo em seu documento que precise pesquisar, basta realçá-lo, no qual irá aparecer uma lista suspensa, e clicar em ‘pesquisar’ (que está abaixo da função ‘parágrafo’) para ver instantaneamente os resultados mais precisos sobre o item.

 

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Esse recurso é muito poderoso para os escritores, pois eles podem pesquisar facilmente termos com os quais não estão familiarizados sem sair do editor, o que tira muitas vezes nossa concentração na produção do documento.

Vamos colocar isso em um exemplo. Você é um secretário de um reconhecido Terapeuta. Esse profissional recentemente se especializou na chamada Arteterapia, e você deve criar um documento para alcançar clientes em potencial.

Antes de mais nada, você deve entender o conceito primeiro para melhor redigir o documento. Então, a pergunta mais comum nessa hora é: ‘que raios’ é Arteterapia? 

Bem, você pode facilmente pesquisar isso nos mecanismos de buscas com a Pesquisa Inteligente. Serão apresentados resultados diretamente do Bing, mas você também poderá alterá-lo para o Google, como preferir. 

Ao pesquisar, você irá obter informações sobre uma palavra, como sua definição, origem da palavra, pronúncia e muito mais.

Então, novamente, os passos são: Realce o texto (palavra ou frase), clique com o botão direito do mouse no texto realçado e, depois, clique em Pesquisar.

 

Usando e Abusando da Automatização: Quais as Melhores Recomendações?

Não faz sentido buscarmos melhorar nosso nível de produção sem que possamos automatizar tarefas repetitivas e cansativas.

Existem vários “hacks” que iremos recomendar aqui para melhorar sua produção.

 

Recomendação nº1. Automatize sua formatação favorita nos seus documentos

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Digamos que você esteja criando um novo documento repetidamente, como um relatório semanal.

A cada semana, você se vê redefinindo a mesma formatação para seu texto.

Por exemplo, toda semana, você muda a fonte do seu título 1 para que fique em negrito, centralizado e tamanho 18. Você muda seu título 2 para que fique itálico, alinhado à esquerda e tamanho 16.

Não há mais necessidade de fazer isso, caro aluno.

No Word, usando os “Estilos Rápidos”, você pode salvar todas essas preferências de formatação para que estejam prontas para a próxima vez que você precisar criar um documento.

Isso vale para o texto normal, que chamamos de ‘parágrafo’, mas é recomendado principalmente para os títulos.

Vejamos um exemplo usando o cabeçalho de um relatório semanal.

Escreva o texto do título 1 no formato que desejar. Por exemplo, escolha a fonte Times New Roman, deixe seu texto centralizado e tamanho 18.

Depois, realce o texto que será seu estilo de título 1. Após realçar, vá até o Painel de Estilos, que fica na Guia Página Inicial, clique com o botão direito do mouse no “Título 1” atual.

Ao abrir a caixa suspensa, clique no primeiro item “Atualizar Título 1 para Corresponder à Seleção”. 

Você irá perceber que o título 1 padrão do Word foi alterado para o seu próprio estilo, isto é, aquele que demos no exemplo: Texto com fonte Times New Roman, centralizado e tamanho 18.

Agora você pode simplesmente destacar o texto que quiser e aplicar essas regras de formatação com o clique de um botão.

Você pode fazer isso agora para seus títulos 2, 3, 4, como desejar e conforme necessidade disso no documento.

Agora, além dos títulos, temos também a formatação dos parágrafos. Mais importante que os títulos são os conteúdos do documento.

Você já tentou copiar algum texto da internet ou de outro documento qualquer e ele ficou completamente desformatado no Word?

Nesses momentos, principalmente o tamanho do texto, a fonte e o espaçamento entrelinhas são alterados, bem como às vezes é possível que você tenha até uma cor de fundo cinza aparecendo no seu documento.

Existe uma maneira muito fácil de resolver isso e padronizar todo seu texto rapidamente. Essa maneira se chama ‘Pincel de Formatação’.

Imagine que você tenha 3 parágrafos em seu documento.

O primeiro parágrafo está com a formatação certa, isto é, fonte, tamanho, cor certa e espaçamento de linha 1,5. Essa é a formatação base para o resto do seu documento.

O segundo parágrafo está com a formatação errada. Ele está com o texto na cor vermelha, 4 tamanhos acima do correto, com uma fonte diferente e um espaçamento de linha de 2,0.

O terceiro parágrafo também está com a formatação errada. Ele está com a cor azul, 2 tamanhos abaixo do correto, com uma fonte diferente e um espaçamento de linha de 1,0.

Como formatar o segundo e o terceiro parágrafo de forma automatizada?

Primeiro passo: Selecione o primeiro parágrafo, isto é, aquele que servirá como formatação base para o seu documento. Ao realçar o parágrafo, você perceberá que aparecerá a caixa de ferramentas.

Você pode selecionar a opção ‘Pincel de Formatação‘ por ali, você pode, também, ir na Guia Inicial e clicar em ‘Pincel de Formatação‘, que fica ali bem no cantinho esquerdo do seu programa, junto com as primeiras ferramentas dessa guia, ou você pode simplesmente usar o atalho “Ctrl+Shift+C” para copiar essa formatação correta.

Segundo passo: Assim que sua formatação correta esteja copiada no ‘Pincel de Formatação’, nós iremos aplicá-los aos parágrafos que estão com a formatação errada, isto é, os parágrafos 2 e 3. 

Agora, como a ferramenta já está selecionada automaticamente no primeiro passo, basta agora realçar os parágrafos 2 e 3, ou usar o atalho “Ctrl+Shift+V”.

Pronto! Assim que realçados, os parágrafos 2 e 3 automaticamente tiveram sua formatação copiada do primeiro parágrafo.

Imagine o quanto tempo isso economizaria em um documento de auditoria com centenas de páginas, por exemplo.

 

Recomendação nº2. Automatizando Índice, Sumários, Lista de Figuras e Tabelas

Muitos documentos na empresa necessitam de índices, sumários, listas de figuras, tabelas, anexos, apêndices e vários outros. E é nessa hora que o funcionário ‘chora e a mãe não vê.

É provável que mais da metade dos funcionários façam isso de forma manual até hoje. E se você fazia isso, a partir de hoje não fará mais, a não ser que queira perder tempo.

A pergunta que você faz é: Por que devo fazer um índice, sumário, lista de figuras e tabelas ou qualquer coisa desse tipo?

A resposta simples e objetiva é: seu documento não é visto como um “documento profissional” sem um índice, sumário, listas e anexos bem formatados.

A resposta mais completa é: além do documento ser visto como profissional, dá ao leitor interessado uma visão panorâmica do documento completo; é um auxílio organizacional fundamental para o autor no sentido de ter um roteiro bem montado que o ajuda a organizar seus pensamentos; torna o documento mais fácil de discutir pontos importantes e relevantes para a empresa; padroniza documentos que difundem a identidade visual da empresa, bem como sua missão e valores.

Imagine, por exemplo, que você tenha que redigir o Programa de Governança da sua empresa. Ou, em um exemplo mais simples, redigir uma ata de uma reunião extensa.

Imagine o sufoco do leitor para encontrar as pautas dentro desses documentos que lhe interessam sem um índice, sumário, lista de figuras e tabelas, lista de anexos e apêndices, etc.

É só pensar num livro para entender melhor a importância do índice e do sumário.

Fazer um sumário ou uma lista de figuras não é apenas para relatórios densos, isto é, pode ser para algo mais simples, como um manual de instruções ou de procedimentos básicos.

Você, inclusive, já deve ter criado alguns índices ou sumários se você já concluiu seu Ensino Técnico, Superior, Pós-graduação, etc.

E esperamos, do fundo do coração, que não tenha feito o índice ou sumários do seu trabalho de conclusão de curso de forma manual.

Bom, sem mais delongas, como automatizar esses itens importantes no documento?

 

Sumário automático no Word

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Antes de mais nada, recomendamos que ative seu painel de navegação.

Vá na Guia Exibir e habilite o Painel de Navegação dando um “check” na caixinha.

Por que estamos fazendo isso? O painel de navegação é um guia turístico para seu documento. 

A importância dele aqui em nosso índice e sumário é que, no item ‘títulos’, aparecerão em ordem todos os seus títulos 1, 2, 3 em ordem, isto é, será mostrada toda a hierarquia de títulos do documento de forma organizada.

E, se sua hierarquia de títulos está correta no painel de navegação, então ela com certeza também estará correta na hora de criarmos nosso índice ou sumário.

Dito isso, vamos aos passos:

Passo 1: Formate seu documento usando estilos de título.

Falamos um pouco anteriormente sobre os estilos de títulos. Para fazer um índice, selecione cada capítulo em seu documento e aplique estilos de título a eles. Isto é, defina quais são seus títulos 1, títulos 2, títulos 3 e etc.

Dessa forma, você estará definindo a hierarquia dos títulos para que o Word possa reconhecê-los e, posteriormente, criar um índice ou sumário automaticamente para você.

Passo 2: Posicione o Índice na página. 

Coloque o cursor na página e posição específica onde você deseja que o sumário apareça em seu documento. Isso geralmente ocorre no início do documento, isto é, em suas primeiras páginas.

Após selecionar a posição, vá na Guia Referências e clique no primeiro item “Sumário”. Lá, aparecerão opções de sumários com várias formatações diferentes. Escolha a que mais lhe agrada.

Ao clicar na opção que mais lhe agradou, aparecerá automaticamente um sumário com a lista organizada dos títulos do seu documento.

Agora, basta você ajustar a formatação dos itens que aparecerão. Você pode alterar cores, tamanhos, fontes, espaçamentos, e tudo mais que quiser.

Passo 3: Manutenção do Sumário.

Após você formatar o índice ou sumário da maneira que quiser, devemos lembrar que, caso você continue adicionando mais páginas de conteúdos ou títulos, você deve clicar em cima do sumário e selecionar uma das opções que aparecerão.

As opções são: ‘Atualização apenas os números de páginas’, no qual será atualizado automaticamente somente o número das páginas, como o próprio nome sugere; e ‘Atualizar o índice inteiro’. Este último é como se você criasse novamente o índice. É uma atualização tanto do número das páginas quanto dos títulos.

Ah, anexos e apêndices também são inseridos como ‘títulos’ dentro do documento. Dessa forma, você pode colocá-los como título 1. Esses itens costumam ficar no final do documento.

Apêndices são textos elaborados pelo autor a fim de complementar sua argumentação, como tabelas, questionários, quadros e transcrições.

Anexos são os documentos não elaborados pelo autor, que servem de fundamentação, comprovação ou ilustração, como mapas, leis, estatutos, etc. Enfim, tudo o que não for da autoria do indivíduo ou da empresa.

 

Criando lista de figuras, quadros e tabelas automaticamente

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Primeiramente, para que a gente não se confunda, qual a diferença entre esses três elementos?

As tabelas são formadas por linhas verticais, devem manter suas bordas laterais abertas e geralmente são utilizadas para dados quantitativos. Números, basicamente.

Os quadros, por outro lado, são formados por linhas verticais e horizontais, devem ter todas suas extremidades fechadas e são mais utilizados para dados qualitativos. É uma tabela, só que contendo somente palavras e textos, basicamente.

Por último, as figuras são elementos ilustrativos, que podem ser em forma de fotos, mapas, gráficos, gravuras, etc.

Dito isso, vamos aos passos.

Passo 1: Certifique-se de que todos os seus itens tenham legendas.

Antes de inserir uma lista de figuras, quadros ou tabelas no Word, certifique-se de que todos os seus itens tenham legendas.

São eles que permitem que o Word os encontre e os exiba automaticamente quando criarmos nossas listas.

Para isso, clique com o botão direito do mouse na tabela, quadro ou figura e escolha a opção ’Inserir legenda’.

Isso permite rotular o item como uma tabela ou figura e fornecer um número ou letra. Então você pode usar a Tabela A, Figura 1, etc.

Além disso, você também pode escolher a posição, isto é, se a legenda ficará acima do item ou abaixo do item selecionado.

Outro fator muito importante é escolher o rótulo. Se for uma figura, selecione “Figura” no rótulo, se for um quadro, selecione “Quadro” no rótulo e, se for uma tabela, selecione “Tabela” no rótulo, obviamente.

E se o que você tiver redigindo não tem nada a ver com isso, você também pode criar um novo rótulo.

Depois de fazer isso em todas suas figuras, tabelas e quadros, vamos ao último passo.

Passo 2: Crie a lista de figuras, quadros ou tabelas.

Coloque o cursor na página e posição específica onde você deseja que a lista de figuras, quadro ou tabelas apareça em seu documento. Isso também ocorre no início do documento, isto é, em suas primeiras páginas.

Assim como na criação do sumário, volte para a Guia Referências.

Lá, clique em ‘Inserir índice de ilustrações’.

Prontinho! Sua lista de figuras, quadros ou tabelas foi criado automaticamente. Aparecerá a descrição da legenda que você determinou anteriormente e o número da página em que o item se encontra.

Basta um clique em cima de qualquer um desses itens que a pessoa é direcionada diretamente para essa página.

 

Recomendação nº3. Faça Transcrições Automáticas

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Pode ser que seu chefe peça para você transcrever um conteúdo de um vídeo no Youtube ou o conteúdo de uma reunião interna. Fazer tudo isso ‘na unha’ pode levar várias horas. O Word, novamente, tem a solução para isso. Para transcrever um arquivo de áudio, você precisa acessar o Word online.

Com o documento aberto no Word online, já na guia inicial, você verá a ferramenta ‘Ditar‘. Ao clicar nela, aparecerá as opções ‘Ditar‘ e ‘Transcrever‘.

Ao selecionar a opção ‘Transcrever“, irá aparecer a opção de upload de uma gravação existente para iniciar a transcrição, e também a opção de iniciar uma nova. Nessa última, você faz a gravação com o uso do microfone ligado no computador.

Enquanto você fala, o Word online vai escrevendo automaticamente para você.

Mas, caso tenha o arquivo de áudio (como um vídeo do Youtube ou o arquivo de áudio de uma reunião, por exemplo), basta fazer o upload e esperar a mágica acontecer.

Não existe nenhum aplicativo que faça a transcrição 100% fiel ao áudio, até porque não existe tecnologia para todas as regras ortográficas convencionais, quem dirá as gírias que usamos no dia a dia.

Entretanto, usar essa ferramenta otimiza muito o seu tempo. O ajuste, posteriormente, será mais ortográfico, inserindo ou removendo vírgulas, pontos finais ou corrigindo alguma palavra ou outra que o programa tenha compreendido errado.

Mas a tarefa ‘peso pesado’ de escrever todas as palavras já estará feita pelo programa, e isso é o que importa.

Outra dica final que damos, neste item, é: na hora de ajustar os erros ortográficos e pontuações nesse documento transcrito, diminua a velocidade do áudio.

Dessa forma, enquanto os locutores falam de forma mais lenta, você tem tempo de ir corrigindo o documento sem precisar voltar o áudio várias vezes.

 

Excelência na Escrita e Revisão de Documentos: Quais as Melhores Recomendações?

O Word oferece vários recursos de revisão, incluindo a ferramenta Ortografia e Gramática, que podem ajudar a produzir documentos profissionais e sem erros aparentes.

Esse é mais simples e mais utilizado. Para acessá-lo, vá na Guia Revisão e clique na primeira ferramenta à esquerda escrito ‘Ortografia e Gramática‘.

Para cada erro em seu documento, o Word tentará oferecer uma ou mais sugestões. Você pode selecionar uma sugestão e clicar em Alterar para corrigir o erro.

Esse é o básico do básico, e todo mundo já conhece.

Mas, o que provavelmente você ainda não conhece? Nós te contaremos.

Ter excelência na escrita não significa apenas escrever corretamente. É preciso que o texto seja bem escrito e revisado.

Seja um formulário, um relatório, uma ata ou qualquer documento que a escrita seja imprescindível, você pode usar ferramentas do próprio Word que irão dar um ‘upgrade’ na qualidade da escrita.

Neste capítulo sobre excelência na escrita, vamos dispor de mais algumas recomendações importantes.

 

Recomendação nº1. Use sinônimos.

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https://youtu.be/BdaHdbzLEQA

Se você está usando repetidamente as mesmas palavras em seu texto, é importante que você dê uma diversificada e opte por sinônimos. E isso toma pouquíssimo do seu tempo. 

Você pode realçar uma palavra e apertar o atalho shift+F7.

Além disso, com seu documento aberto, você pode também realçar a palavra ou a frase e clicar com o botão direito do mouse. No menu suspenso, selecione a opção ‘Sinônimos‘.

Lá você terá uma diversidade de sinônimos para as palavras ou frases selecionadas anteriormente. Basta agora escolher os termos que tornarão o seu texto mais rico.

 

Recomendação nº2. Ouça seus textos antes de apresentá-los.

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Existem várias maneiras de conferir se seus textos estão bons. Uma dessas maneiras é ouvi-los.

O Word possui uma ferramenta chamada ‘Ler em voz alta‘. Essa ferramenta lê todo o documento a partir do local do cursor como se fosse um audiolivro.

Com seu documento aberto, basta realçar a palavra ou a frase e clicar com o botão direito do mouse. No menu suspenso, selecione a opção ‘Ler em voz alta’.

As vozes padrão são a da Maria e do Daniel. Você pode ajustar a velocidade da fala.

As vozes são meio robóticas, mas a dicção não é ruim. Até porque o objetivo, ao usar essa ferramenta, é simplesmente verificar as melhores maneiras de redigir seu texto ao perceber pequenas falhas no momento em que se ouve o que está escrito em seu texto.

Em outras palavras, significa testar, através da ferramenta de fala, se seu texto está coerente.

Se você preferir vozes mais naturais, como essa que usamos neste curso, você pode acessar a ferramenta ‘text-to-speech‘ (Conversão de Texto em Fala, na tradução) do Azure Microsoft. Eles dispõem de falas sintetizadas realistas bem interessantes.

 

Recomendação nº3. Rastreamento de Alterações no Documento.

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Digamos que seu chefe lhe peça para revisar ou fazer uma colaboração técnica em um documento. Como você irá fazer isso sem ‘apagar’ alguma coisa que ele escreveu? Em outras palavras, como você irá colaborar sem danificar o documento?

Se você tivesse uma cópia impressa, poderia usar uma caneta vermelha para riscar frases, marcar erros ortográficos e adicionar comentários nos cantinhos da página.

No Word, você pode fazer isso eletronicamente, usando os recursos ‘Controlar Alterações’ e ‘Comentários’.

Quando você ativa a ferramenta ‘Controlar Alterações’, todas as alterações feitas no documento aparecerão como uma marcação colorida. Se você excluir o texto, ele não desaparecerá . Em vez disso, o texto será riscado. Se você adicionar texto, ele será sublinhado. Isso permite que você veja as edições antes de torná-las permanentes.

As alterações controladas são, na verdade, apenas alterações sugeridas. Para se tornarem permanentes, eles devem ser aceitos. E isso é um ambiente ideal para nosso exemplo de revisar o documento do seu chefe.

O autor original do documento pode discordar de algumas das alterações rastreadas e optar por rejeitá-las.

Ao aceitar ou rejeitar, a marcação desaparecerá e o Word pulará automaticamente para a próxima alteração. Você pode continuar aceitando ou rejeitando cada alteração até revisar todas elas.

O mesmo vale para os comentários. No caso dos comentários, ficará uma espécie de ‘balão’ no canto direito da tela com o nome do revisor e seu respectivo comentário.

Basta seguir o mesmo procedimento: aceitar ou recusar a colaboração, até que toda marcação no documento seja completada.

 

Recomendação nº4. Comparando Documentos

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É comum que empresas sejam desorganizadas em alguns processos. Faz parte!

Ao lidar com bastante documentos, pode ser que nem você, nem sua equipe, nem seu chefe saibam ao certo se esse documento foi alterado por alguém no meio do caminho. E se essa é uma questão de vida ou morte na empresa, você (aliás, o Word) tem a solução.

Vá para a ‘Guia Revisão‘ e selecione a ferramenta ‘Comparar‘. Depois, clique em ‘comparar’ novamente.

Será solicitado que você envie dois documentos para fins de comparação.

Em nosso exemplo, você pode enviar o documento original e o documento que supostamente foi alterado por alguém.

Após selecionar os dois documentos, irão aparecer automaticamente as marcações com quaisquer alterações no documento, muito semelhante às marcações que vimos anteriormente nos comentários e controle de alterações.

 

Recomendação nº5. Use a ferramenta Localizar e Substituir para correções e ajustes em larga escala

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A ferramenta Localizar e Substituir é outro recurso do Microsoft Word que pode detectar de maneira fácil e conveniente todas as palavras semelhantes que você está tentando encontrar no documento.

Isso destaca essas palavras, o que pode facilitar a detecção de erros com esse conjunto específico de palavras, além de facilitar a localização de palavras-chave específicas que você deseja alterar.

Mesmo revisando um documento dezenas de vezes, pode ser que erros ortográficos passem batidos. Além disso, depois da Nova Ortografia da Língua Portuguesa, muitas palavras que tiveram sua grafia alterada fez com que ficássemos confusos em determinados momentos.

Por exemplo, qual é o certo: dia-a-dia ou dia a dia? A forma correta é escrever dia a dia sem hífen. Segundo o Novo Acordo da Língua Portuguesa, com uso obrigatório desde 2016, não se usa mais hífen em palavras ligadas por uma preposição.

Imaginemos que seu documento tenha escrito, por diversas vezes, a expressão dia a dia com o hífen.

Sabendo disso, ao invés de ‘sair caçando’ as palavras em todas as páginas do seu documento, que pode conter dezenas ou centenas de páginas, você pode simplesmente ir na Guia Inicial, bem no cantinho direito do seu programa e clicar em Substituir.

Irá abrir uma caixa, onde você poderá ‘localizar‘ uma palavra ou frase e ‘substituir‘ uma palavra ou frase.

Na aba ‘substituir’, você pode localizar e substituir uma palavra ou frase, ou você pode simplesmente clicar em ‘substituir tudo‘.

Clique no botão ‘substituir tudo’ e esse erro será corrigido em todo o documento!

Não apenas sendo uma forma de correção, você também pode substituir essas palavras por outra, como sinônimos, facilitando o processo cansativo de alteração manual de uma palavra específica.

Por exemplo, poderíamos substituir a expressão dia a dia por ‘cotidiano‘.

Essa é uma ótima maneira de automatizar a correção de palavras e frases.

 

E ficamos por aqui…

O mercado de trabalho já é incrivelmente competitivo. E como o número de graduados só aumenta anualmente, torna-se ainda mais difícil competir por uma vaga de emprego.

No entanto, para ter sucesso em sua área de carreira, você precisa de conhecimentos e habilidades específicos para atrair os empregadores. E agora você tem!

Não te ensinamos a escrever numa página em branco, pois esse é o básico, e você já sabe disso.

Não te ensinamos a trocar uma fonte, tamanho ou cor de um texto, pois esse é o básico, e você já sabe disso.

Esse curso de Word Aplicado aos Negócios é pensado especialmente no aumento do nível da produtividade nos negócios modernos.

É pensado em te tornar mais eficiente, uma vez que empresas te cobram pelos resultados.

Vimos como usar os modelos automáticos do Word, como digitar em qualquer parte do documento sem correr o risco de desformatar todo o documento, aprendemos a utilizar a pesquisa inteligente, vimos várias recomendações de como automatizar algumas tarefas e como ter excelência na escrita e na revisão de documentos.

Esperamos que tenha gostado deste curso online profissionalizante de Microsoft Word Aplicado aos Negócios.

Desejamos a você todo o sucesso do mundo. Agora você pode solicitar os seus certificados se assim o desejar.  Até o próximo curso! 🙂