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Bons estudos!
A comunicação escrita profissional é uma habilidade crucial para todos os setores e níveis hierárquicos. A escrita efetiva pode ajudar a transmitir ideias com clareza, persuadir os outros, estabelecer limites e resolver conflitos.
Dominar a comunicação escrita profissional é fundamental para se destacar no ambiente de trabalho e alcançar objetivos profissionais. Com as técnicas adequadas, é possível se comunicar de forma clara, objetiva e persuasiva em e-mails, relatórios, propostas e em outras situações que exigem habilidades de escrita.
Este conjunto de habilidades envolve a capacidade de escrever de forma clara e concisa, utilizar uma linguagem adequada ao contexto e à audiência, ser assertivo quando necessário e gerenciar conflitos de maneira eficaz.
Nesse curso, vamos explorar as técnicas e melhores práticas para dominar a comunicação escrita profissional em diferentes situações. Com essas habilidades, você pode melhorar sua comunicação escrita e se destacar no ambiente de trabalho.
A comunicação escrita profissional é aquela que é utilizada em contextos formais de trabalho, como em e-mails, relatórios, propostas, currículos, entre outros. Os princípios básicos para uma escrita profissional são:
Clareza. É importante que a mensagem seja clara e objetiva, evitando termos técnicos desnecessários e expressões informais. A escrita deve ser direta e fácil de entender. Por exemplo, em um relatório para o cliente, em vez de dizer “utilizamos uma abordagem metodológica altamente sofisticada”, você poderia simplesmente dizer “usamos uma abordagem rigorosa”.
Precisão. A escrita profissional deve ser precisa e não deixar margem para interpretações equivocadas. É importante utilizar termos específicos e corretos para evitar mal-entendidos. Por exemplo, em um contrato de prestação de serviços, é fundamental ser preciso na descrição das taxas cobradas. Em vez de usar uma linguagem vaga, como “taxas habituais do escritório”, é preferível especificar que as taxas serão calculadas de acordo com a “tabela em anexo” ou “custos logísticos especificados no e-mail anterior”. Isso evita ambiguidades e assegura que as partes envolvidas tenham clareza sobre as obrigações financeiras.
Coerência. A mensagem deve ser coerente e organizada, seguindo uma lógica que permita ao leitor compreender a informação com facilidade. Por exemplo, ao escrever um artigo, organize os parágrafos de forma lógica, de modo que cada um se conecte naturalmente ao próximo, proporcionando uma leitura fluida e compreensível. Organize por tópicos, títulos, subtítulos ou da maneira que preferir, mas, tenha coerência em todo documento que for redigir!
Concisão. A escrita profissional deve ser concisa e não conter informações irrelevantes ou repetitivas. É importante ir direto ao ponto e manter a mensagem objetiva. Em um e-mail de trabalho, por exemplo, vá direto ao ponto e evite divagações desnecessárias, como detalhes pessoais ou histórias longas.
Gramática e ortografia corretas. É fundamental que a escrita profissional esteja livre de erros gramaticais e de ortografia. A utilização correta da língua é um reflexo da competência e profissionalismo do autor. Por exemplo, ao redigir um relatório, verifique se não há erros comuns, como concordância verbal inadequada ou uso incorreto de vírgulas.
Respeito à norma culta. A escrita profissional deve seguir as normas cultas da língua, evitando gírias, regionalismos e expressões informais que podem prejudicar a imagem do autor. Em uma apresentação de negócios, por exemplo, evite termos coloquiais e mantenha um tom formal e respeitoso.
Escrever um e-mail formal requer seguir certas diretrizes para garantir que sua mensagem seja adequada e profissional.
Aqui nossas melhores dicas para escrever um e-mail formal:
Assunto: Comece o seu e-mail com um assunto claro e conciso que resuma o conteúdo da mensagem. Evite assuntos vagos ou genéricos.
Saudação: Cumprimente o destinatário de forma adequada. Se você conhece o destinatário pelo nome, use “Prezado(a) [nome do destinatário]”. Caso contrário, use “Prezado(a) Senhor(a)” ou “Prezado(a) Senhores(as)” se for uma comunicação para múltiplos destinatários.
Introdução: Comece o e-mail com uma saudação educada e uma breve introdução. Por exemplo: “Espero que esta mensagem o encontre bem. Eu estou escrevendo para [motivo do e-mail]”.
Corpo do e-mail: Organize o conteúdo do seu e-mail em parágrafos curtos e claros. Mantenha-se objetivo e evite informações desnecessárias. Use linguagem formal e evite gírias ou expressões informais. Certifique-se de que seu texto seja claro, direto e bem estruturado.
Solicitação principal: Se você estiver fazendo uma solicitação específica, certifique-se de abordá-la de forma clara e concisa. Seja educado e direto ao ponto.
Encerramento: No final do e-mail, agradeça ao destinatário por sua atenção e consideração. Use uma frase de encerramento formal, como “Atenciosamente” ou “Cordialmente”.
Assinatura: Inclua seu nome completo e suas informações de contato, como número de telefone e endereço de e-mail, abaixo da sua frase de encerramento.
Revisão e formatação: Revise cuidadosamente seu e-mail para verificar erros gramaticais, ortográficos ou de digitação. Certifique-se de que o formato do seu e-mail seja limpo e fácil de ler. Use fontes e tamanhos de fonte adequados.
Anexos: Se você estiver anexando algum documento ou arquivo, mencione-o no corpo do e-mail e confirme que ele está anexado corretamente.
Saudação de despedida: Use uma saudação de despedida formal, como “Atenciosamente” ou “Grato pela sua atenção”, seguido do seu nome completo.
Lembre-se de adaptar o estilo e o tom do seu e-mail com base no relacionamento e contexto da comunicação. É importante manter uma postura profissional e respeitosa em todas as suas interações por e-mail.
Utilizar a gramática e a pontuação de forma adequada é fundamental para garantir que a mensagem seja compreendida corretamente e transmita a ideia desejada.
Algumas dicas importantes são:
Conheça as regras gramaticais. É importante conhecer as regras gramaticais para evitar erros comuns, como concordância verbal e nominal, regência verbal e nominal, entre outros.
Utilize a pontuação corretamente. A pontuação é importante para dar sentido e ritmo à mensagem. É necessário utilizar vírgulas, pontos, ponto e vírgula e outros sinais de pontuação de acordo com as regras gramaticais e de forma coerente com o sentido da frase.
Evite o uso excessivo de parágrafos longos. É importante dividir o texto em parágrafos, mas é necessário evitar o uso excessivo de parágrafos longos. Isso pode tornar a leitura cansativa e dificultar a compreensão da mensagem.
Revise a mensagem. Antes de enviar a mensagem, é importante revisar a gramática, a pontuação e a coerência do texto. É possível utilizar ferramentas de revisão automática, mas é importante também fazer uma revisão manual para garantir que a mensagem esteja clara e correta.
Utilize uma linguagem clara e objetiva. Uma linguagem clara e objetiva é fundamental para garantir que a mensagem seja compreendida corretamente. É importante evitar palavras e expressões desnecessárias e utilizar uma linguagem simples e direta.
Ao seguir essas dicas, você pode utilizar a gramática e a pontuação de forma adequada e transmitir a mensagem de maneira clara e objetiva. Lembre-se de que a comunicação escrita é uma ferramenta importante de trabalho e deve ser utilizada de forma correta e profissional.
As comunicações escritas persuasivas são aquelas que têm o objetivo de influenciar ou convencer o leitor a tomar uma ação específica ou adotar um ponto de vista.
Aqui estão algumas técnicas para escrever uma comunicação escrita persuasiva eficaz:
Conheça o público-alvo. Para persuadir alguém, você precisa entender seus valores, necessidades e desejos. Pense no que é importante para o seu público e adapte sua mensagem a eles.
Use uma linguagem clara e simples. Uma mensagem persuasiva precisa ser clara e fácil de entender. Use frases curtas e evite jargões técnicos ou termos complicados.
Use evidências e exemplos. É importante fornecer evidências e exemplos para apoiar seus argumentos e persuadir o leitor. Isso pode incluir estatísticas, estudos de caso ou exemplos práticos.
Apresente uma solução. Em vez de simplesmente apontar um problema, ofereça uma solução viável e prática. Isso ajuda a convencer o leitor de que sua ideia é boa.
Use técnicas de persuasão. Técnicas de persuasão podem incluir apelos emocionais, storytelling, autoridade, escassez e senso de urgência. Use essas técnicas com cuidado e apenas quando apropriado.
Faça uma chamada à ação. No final da sua comunicação, inclua uma chamada à ação clara e específica. Isso pode ser uma solicitação para comprar um produto, assinar um documento, ou apoiar uma ideia.
Revise e edite cuidadosamente. Para ser persuasivo, sua comunicação escrita precisa ser clara e livre de erros. Revise e edite cuidadosamente antes de enviar.
Lembre-se de que a persuasão não é manipulação. É importante apresentar seus argumentos de forma honesta e transparente e permitir que o leitor tome sua própria decisão.
Com essas técnicas, você pode escrever comunicações persuasivas eficazes que influenciam e convencem o leitor, seja ele parte de sua equipe ou um cliente.
Uma ata de reunião é um documento oficial que registra os principais pontos discutidos, decisões tomadas e ações acordadas durante uma reunião.
Aqui está um modelo de uma ata simples de reunião para que você faça sua escrita profissional:
ATA DE REUNIÃO
Data: [Data da reunião]
Horário: [Horário de início – Horário de término]
Local: [Local da reunião]
Participantes:
- [Nome do Participante 1]
- [Nome do Participante 2]
- [Nome do Participante 3]
- [Incluir todos os nomes dos participantes]
Pauta: [Resumir a pauta ou os tópicos principais discutidos na reunião]
Decisões e Ações:
- [Incluir o primeiro tópico discutido na reunião]
- Decisão: [Descrever a decisão tomada]
- Ação: [Descrever as ações que serão tomadas e atribuir responsabilidades, se aplicável]
- [Incluir o segundo tópico discutido na reunião]
- Decisão: [Descrever a decisão tomada]
- Ação: [Descrever as ações que serão tomadas e atribuir responsabilidades, se aplicável]
- [Continuar listando os tópicos discutidos, decisões tomadas e ações acordadas]
Outros Assuntos Discutidos:
- [Incluir outros assuntos importantes que foram discutidos durante a reunião]
Próxima Reunião:
- [Indicar a data, horário e local da próxima reunião, se já estiver agendada]
Encerramento:
- [Incluir qualquer informação adicional relevante sobre o encerramento da reunião]
A ata foi redigida por: [Nome do redator]
Aprovada por: [Nome da pessoa responsável por aprovar a ata]
Observações:
- [Incluir quaisquer observações adicionais pertinentes]
Assinaturas: [Incluir uma tabela para os participantes da reunião assinarem a ata]
É importante ser objetivo e claro ao redigir a ata, fornecendo informações essenciais e evitando detalhes desnecessários.
Além disso, revise o documento para garantir que não haja erros gramaticais ou ortográficos antes de distribuí-lo aos participantes da reunião.
Existem vários corretores de texto online gratuitos que podem ajudar a melhorar a qualidade do seu texto, verificando erros de gramática, ortografia e até mesmo sugestões de estilo. Aqui estão alguns dos melhores corretores de texto online gratuitos em português:
Grammarly: O Grammarly é uma ferramenta popular que verifica gramática, ortografia e estilo. A versão gratuita oferece correções básicas, mas a versão premium oferece recursos mais avançados.
Reverso: O Reverso é uma plataforma de tradução e correção que inclui uma ferramenta de correção ortográfica e gramatical. Ele é útil para verificar textos em português.
Languagetool.org: O LanguageTool é um verificador de gramática e ortografia de código aberto que suporta várias línguas, incluindo o português. Ele oferece sugestões detalhadas de correção.
Scribens: O Scribens é um corretor de texto online projetado para o português. Ele verifica gramática, ortografia e estilo, oferecendo sugestões claras e precisas.
Ginger: O Ginger é outro corretor de texto online que verifica gramática e ortografia. Ele oferece uma extensão para navegadores que pode ser útil para correções em tempo real.
LanguageTool.org: O LanguageTool é uma ferramenta de código aberto que verifica gramática, ortografia e estilo em várias línguas, incluindo o português.
Lembre-se de que nenhum corretor de texto é perfeito, e é sempre importante revisar manualmente seu texto após a correção automática para garantir que ele faça sentido e se ajuste ao contexto.
A escolha do melhor corretor de texto depende das suas necessidades específicas e preferências, portanto, experimente alguns deles para encontrar o que melhor se adapta ao seu estilo de escrita.
Dominar a comunicação escrita profissional é fundamental para se destacar no ambiente de trabalho.
Com as técnicas adequadas, é possível comunicar-se de forma clara, objetiva e persuasiva, estabelecer limites e dizer não de forma assertiva, e gerenciar conflitos de maneira eficaz.
A comunicação escrita profissional pode ser usada em diversas situações, desde a elaboração de e-mails, relatórios, propostas, até a comunicação com clientes e colegas de trabalho.
Dominar a comunicação escrita profissional irá ajudá-lo a alcançar seus objetivos profissionais, estabelecer relacionamentos saudáveis com colegas de trabalho e clientes, e se destacar no ambiente de trabalho.
Esperamos que tenha gostado desse curso online gratuito de Comunicação Escrita Profissional.
Agora você pode solicitar os certificados de conclusão em seu nome. Desejamos a você muito sucesso! Até o próximo curso! 🙂
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