Performance Standard (Padrões de Desempenho) de Equipes

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  9. Liderança e Motivação de Equipes (20 horas)
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Capítulo 1: Propósito dos Padrões de Desempenho

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O objetivo dos padrões de desempenho é definir as expectativas para os novos funcionários antes que eles iniciem o processo de integração (onboarding).

Para alguns empregos, isso significa simplesmente manter um nível mínimo de produtividade, como produzir ou vender um determinado número de produtos em um determinado período de tempo.

Para outros empregos, onde o colaborador possui tarefas mais administrativas, é impossível medir a produtividade bruta. Nesses casos, o desempenho no trabalho tende a se basear em outros fatores, como qualidade do trabalho, pontualidade e eficiência.

O não cumprimento dos padrões de desempenho do trabalho do empregador pode resultar em punições leves, como um feedback do líder da equipe com novas instruções, ou punições severas, como a perda do emprego.

No português claro, os padrões de desempenho são os níveis mínimos de produtividade ou realização que os funcionários devem manter para permanecer na empresa.

Também é importante enfatizar que, na aplicação dos padrões de desempenho ideal na empresa, os empregadores não podem simplesmente explicar os padrões ao funcionário e depois fazer uma avaliação de desempenho no final de um período e demiti-lo ou decidir mantê-lo.

A avaliação e o feedback do desempenho no trabalho devem ocorrer periodicamente e o funcionário deve ter a oportunidade de melhorar seu desempenho.

A ideia é formalizar listas de padrões de desempenho no trabalho para garantir que os funcionários tenham uma ideia clara das expectativas de seus empregadores. E, nesse sentido, isso é muito bom!

Dessa forma, novos colaboradores terão uma métrica, dimensão ou um norte para avaliar o sucesso de suas tarefas, a fim de saber quão eficiente deverão ser em seu novo trabalho.

Imagine-se como um novo colaborador em uma empresa, onde você não tem parâmetro algum se está fazendo do jeito certo ou se está trazendo algum resultado positivo.

Ainda nesse cenário, o feedback do líder costuma ser demorado, pois ele está sempre ocupado, e quando você tenta se aproximar da sua equipe, os membros da equipe escalam o problema para o nível superior, que, novamente, está sempre ocupado e demora a responder.

Você se encontra sem saída já na primeira semana de trabalho. É simplesmente um cenário de filme de terror para um novo funcionário.

Por isso, os padrões de desempenho são importantes. Eles mantêm todos os membros de uma organização atualizados sobre as expectativas dos funcionários.

 

Principais benefícios dos padrões de desempenho

Com os padrões certos em vigor, a empresa verá benefícios para:

  1. Funcionários. Cada funcionário terá expectativas claras sobre como aumentar seu próprio conjunto de habilidades e avançar em sua carreira. Quando você sabe o que a empresa espera de você, é possível se antecipar e se especializar em determinada área ou assunto. Ao criar padrões de desempenho, os colaboradores nunca terão que esperar pela avaliação de desempenho ou feedback do líder, pois poderão avaliar o seu próprio desempenho, bem como decidir como quais cursos e especializações ele precisa para manter e/ou aumentar o desempenho.

  2. Liderança. A liderança pode ver como os membros de sua equipe estão progredindo e ajustar seu estilo de gestão de acordo para produzir os melhores resultados. Quando a empresa cria padrões de desempenho, isso ‘desafoga’ o líder, fazendo que ele possa optar pelo estilo de liderança Laissez-Faire, isto é, uma liderança com atitude de deixar as coisas seguirem seu próprio curso, sem interferência. É também conhecida como ‘liderança liberal’, onde o líder só intervém quando detecta que algo está ‘saindo fora dos trilhos’.

  3. Recursos humanos. A rotatividade de funcionários custa alto às empresas. Padrões de desempenho claros ajudam o RH a tomar melhores decisões de contratação, uma vez que empresa e novo possível integrante sabem claramente quais padrões serão cobrados e que deverão ser alcançados. Isso irá ajudar a diminuir o turnover, bem como reterá talentos importantes já existentes na empresa.

 

Capítulo 2: Tipos de Padrões de Desempenho

Os padrões de desempenho geralmente diferem com base no setor, na descrição do trabalho, no salário e em vários outros fatores.

Entretanto, existem alguns padrões-chave que funcionam para todas as descrições de cargos:

 

1. Trabalho em equipe e comunicação

Os padrões de trabalho em equipe e comunicação avaliam a capacidade dos funcionários de se comunicar e de se entrosar com a equipe.

Dependendo das responsabilidades de trabalho do funcionário, os subtópicos podem incluir a capacidade de escrever e-mails claros e concisos; a disposição para praticar a escuta ativa; compromisso com a diversidade e a inclusão; regras de etiqueta empresarial; praticar a inteligência emocional; etc.

Normalmente, esses padrões de desempenho definem o público com o qual o funcionário se comunicará. Além dos colegas de trabalho, pode incluir clientes, fornecedores, ou ambos.

 

2. Gerenciamento de tempo

Os padrões de gerenciamento de tempo devem delinear as expectativas para o trabalho sensível ao tempo.

Você pode definir padrões para priorização de determinadas tarefas, agendamento de tarefas, e muito mais.

Independente do cargo e atuação, definir padrões de desempenho de tempo para cada funcionário é crucial.

Perceba que todos os setores funcionam assim: Serviços financeiros, ao cobrar crédito, por exemplo, estipulam um tempo médio padrão para os atendentes fazerem uma cobrança; no Governo, qualquer processo de licitação requer um prazo de entrega de obra ou da conclusão de um serviço, bem como qualquer lei que é aprovada possui um tempo até que entre em vigor; na indústria, ao produzir produtos ou peças, existe um cálculo complexo para que o maquinário ou colaboradores concluam cada etapa de produção; e, na área de transporte, motoristas possuem um padrão de tempo para finalizar o roteiro de viagem.

 

3. Responsabilidade

Os padrões de responsabilidade detalham as pessoas, projetos e organizações pelos quais cada funcionário é responsável.

Embora esses padrões criem uma linha direta com os responsáveis ​​por um erro, os funcionários não devem temê-los. É importante que os colaboradores saibam que você também os usará para elogiá-los por seus sucessos.

 

4. Normas técnicas

O líder também pode estabelecer padrões em torno dos aspectos técnicos do desempenho de um colaborador.

Isso pode incluir: manter-se atualizado com novas linguagens de programação; concluir o treinamento de segurança do trabalho; atender todos os padrões GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados), que basicamente esclarece como dados pessoais devem ser legalmente tratados; etc.

Os padrões técnicos também devem incluir prazos para abordar as competências, certificações e padrões de conformidade e incluir instruções sobre como completá-los.

 

Capítulo 3: Como Definir Padrões de Desempenho

Um padrão de desempenho (ou parâmetro de desempenho) precisa ser objetivo, mensurável, realista e declarado claramente por escrito. Isso ajuda a reduzir a confusão e garante que empregados e empregadores permaneçam na mesma página.

Também ajuda quando essas diretrizes são motivacionais, inspirando os membros da equipe a alcançar níveis mais altos de produtividade.

É necessário encontrar um equilíbrio entre medidas gerais e especificidade. 

Crie padrões que sejam universais o suficiente para funcionar em toda a empresa. Crie padrões específicos para que sejam respeitados à risca os detalhes em processos que são chave para o negócio.

Além disso, você também pode fazer pequenos ajustes que atendam às necessidades exclusivas de cada departamento ou indivíduo.

 

Etapas para definição de padrões de desempenho

A definição de padrões de desempenho é mais bem-sucedida quando você segue algumas etapas distintas que garantem que sejam objetivas, mensuráveis, realistas e claramente definidas. Para isso:

  1. Revise a descrição do trabalho atual, a fim de que ela esteja de acordo com o padrão de desempenho esperado para novos colaboradores;

  2. Discuta com os colaboradores antigos se seus deveres diários estão ou não alinhados com a descrição do trabalho criada anteriormente;

  3. Revise as metas de desempenho anteriores e verifique se colaboradores antigos conseguiram ou não alcançá-las. Faça ajustes nas métricas, se necessário;

  4. Determine todos os processos mais relevantes para a organização criar um padrão de desempenho. Você pode definir pelo tipo de padrão de desempenho, que abordamos no capítulo anterior, para facilitar a escolha. Faça inclusões ou remoções de métricas, se necessário;

  5. Encontre ferramentas que possam medir de forma confiável os padrões de desempenho criados de forma contínua;

  6. Crie um sistema de classificação (geralmente entre 1 e 5) para avaliar o desempenho dos funcionários em relação aos padrões de desempenho criados pela empresa.

 

Capítulo 4: Apresentando os Novos Padrões de Desempenho para a Equipe

Os funcionários não podem atender às expectativas se não souberem por que e como você está analisando o desempenho deles.

Planeje discussões recorrentes para cada funcionário e crie documentação para avaliar seu desempenho.

Você também pode querer implementar autoavaliações como estratégia. Dessa forma, você pode ver se a autoavaliação de desempenho de cada funcionário está alinhada com a avaliação feita pelo líder.

Mesmo com maior transparência, é bem provável que você sempre precise fazer ajustes para aperfeiçoar o processo de padrões de desempenho.

 

Capítulo 5: Ajustes nos Padrões de Desempenho

Mesmo os melhores e mais cuidadosamente desenvolvidos padrões de desempenho exigirão ajustes ao longo do tempo. Faça a si mesmo as seguintes perguntas para determinar se esses ajustes são necessários:

  1. É fácil de medir?

  2. As novas expectativas definidas para os membros da equipe são realistas?

  3. O funcionário atende, excede ou não atende a esses novos padrões?

  4. Os novos funcionários tendem a ter dúvidas ou expressar confusão sobre os novos padrões?

Uma recomendação nossa é: antes de ‘bater o martelo’ sobre novos padrões de desempenho, implemente um período de teste para garantir que você tenha feito os ajustes corretos.

Durante esse período, os funcionários são incentivados a fornecer feedback honesto sobre a linguagem, a sustentabilidade e o potencial da nova norma.

Uma vez que contribuíram para a criação ou ajuste de um padrão de desempenho, os funcionários sentirão um maior senso de propriedade e pertencimento na empresa.

 

Capítulo 6: Considerações Finais

Uma lista de padrões de desempenho no trabalho tende a incluir informações sobre como deve ser um bom trabalho, quanto tempo deve levar e quanto deve ser feito em um determinado período de tempo. 

Outras considerações podem estar relacionadas à segurança e atitude em relação aos superiores e a outros funcionários.

Embora os padrões tendem a variar com base em cargos específicos, muitas empresas também têm padrões mínimos de decoro que todos os funcionários devem seguir.

Tudo é uma questão de mensurabilidade. Nem todos os trabalhos são igualmente mensuráveis ​​e, portanto, os padrões de desempenho também dependem do que é mensurável e do que não é.

Dito isso, padrões de desempenho são importantes para o negócio e benéficos para todos os envolvidos nesse processo.

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