Introdução
Olá, pessoal!
Vocês sabem que o Home office não é novo, mas cresceu durante a pandemia o equivalente a 30 anos de crescimento pré-pandêmico. Tudo indica que ele veio para ficar. Então, é meio instintivo que tenhamos que nos se aperfeiçoar nas melhores técnicas, ferramentas e estratégias para fazer a correta gestão de equipes remotas, concorda?!
Se você está lendo este guia, é provável que esteja se aventurando no mundo da gestão de equipes remotas ou talvez esteja procurando maneiras de melhorar suas habilidades existentes. Seja qual for o seu caso, este guia está aqui para guiá-lo através de uma jornada emocionante e desafiadora: liderar equipes à distância.
Neste guia, vou compartilhar com você as melhores práticas, estratégias e insights pessoais que vão além do pensamento convencional e da teoria chata ligada à gestão de equipes remotas. Sabe aqueles textinhos que falam sobre tudo e sobre nada ao mesmo tempo? Pois é! Vamos explorar ideias inovadoras e desafiar o status quo da gestão de equipes remotas.
Prepare-se para desafiar suas suposições e adotar uma nova perspectiva sobre a gestão de equipes remotas. Ao final deste guia, você estará pronto para fazer a gestão de equipes remotas de forma eficaz, inovadora e inspiradora, independentemente de onde cada membro esteja localizado geograficamente.
Vamos começar esta jornada nesse guia e descobrir juntos como dominar a arte da gestão de equipes remotas. Pronto para mergulhar de cabeça? Bora lá!
Vantagens da Gestão de Equipes Remotas
Gestão de Equipes Remotas e o Acesso a Talentos Globais
Ao adotar a estratégia de gestão de equipes remotas, você ganha acesso direto a um vasto tesouro de talentos globais.
Imagine que sua empresa está enfrentando desafios complexos. Você pode virar-se para o vasto mundo de especialistas globais para encontrar soluções eficazes. Por exemplo, se você está lançando um projeto de blockchain de alto nível, pode recrutar um dos renomados especialistas desse campo, talvez da Suíça, conhecida por sua liderança em tecnologia blockchain.
Ou considere o cenário em que você conquistou um novo cliente na China. Para garantir uma comunicação perfeita e construir relacionamentos sólidos, você pode contratar profissionais bilíngues que falam português e mandarim, proporcionando uma vantagem competitiva única.
Além disso, a diversidade de pensamento global é um trunfo valioso. Imagina que você está liderando um projeto de inovação de produtos de alto nível. Ao envolver designers de UX do Vale do Silício, engenheiros de software de alta qualidade de Israel e especialistas em marketing digital de Tóquio, você pode criar uma sinergia única que leva a soluções criativas e à conquista de mercados globais.
Em tempos de crise, como a pandemia, ter acesso a uma equipe distribuída globalmente permite que você mantenha a continuidade dos negócios. Por exemplo, durante um bloqueio em sua localização principal, sua equipe de tecnologia pode operar sem problemas graças a especialistas em gerenciamento de sistemas remotos, baseados em outro continente.
Esses exemplos ilustram como o acesso a talentos globais pode ser um fator crítico para o sucesso empresarial em projetos de alto nível, proporcionando soluções inovadoras, comunicação eficaz e resiliência em situações desafiadoras. Ao explorar as vastas oportunidades que o mundo tem a oferecer, você pode conquistar novos patamares de excelência e vantagem competitiva para sua empresa. Portanto, abra as portas para o talento global e veja sua empresa prosperar em escala internacional.
Gestão de Equipes Remotas e a Diversidade
Agora, imagine que sua equipe é composta por pessoas de diferentes partes do mundo, cada uma com sua própria cultura, língua e experiências de vida únicas. Essa diversidade enriquece o ambiente de trabalho e pode impulsionar a criatividade e a inovação. Quando você reúne pessoas com perspectivas diversas, obtém soluções únicas para os desafios que enfrenta. As equipes remotas possibilitam que você colha os benefícios dessa diversidade, tornando sua equipe mais resiliente e adaptável.
Entenda que a diversidade é muito mais do que uma mera formalidade; é uma força motriz para a inovação e o sucesso.
Imagine que sua equipe de desenvolvimento de produtos esteja trabalhando em uma solução tecnológica avançada para a área de saúde. Nesse caso, ter uma equipe que abrange diferentes idades, gêneros, origens étnicas e experiências culturais pode resultar em perspectivas únicas.
Na parte técnica, você pode ter um desenvolvedor experiente do Japão que traz uma visão orientada para a precisão e qualidade, enquanto um jovem engenheiro brasileiro pode trazer uma abordagem inovadora e de rápido desenvolvimento. Diferentes personalidades trazem diferentes dinâmicas de trabalho, entende?
Além disso, a diversidade de pensamento e experiência também pode ajudar a evitar armadilhas culturais em comunicação e design. Por exemplo, se sua equipe está criando uma campanha global de marketing, ter um membro que conhece a cultura asiática, outro que conhece a latina e outro a Europeia pode identificar nuances importantes.
Lembra do comercial da Pepsi e o Anúncio com Kendall Jenner, em 2017?
A Pepsi lançou um comercial global estrelando Kendall Jenner como uma celebridade que, ao entregar uma lata de Pepsi a um policial durante um protesto fictício, pretendia promover a paz. No entanto, o comercial foi amplamente criticado por trivializar movimentos de protesto reais, como o movimento Black Lives Matter. Isso ocorreu porque a equipe de marketing não considerou as complexas dinâmicas culturais em torno de protestos e injustiça social nos Estados Unidos.
O caso da Colgate também é interessante.
Quando a Colgate lançou sua pasta de dente “Cueca” na França, eles não perceberam que “Cueca” também é uma gíria francesa para “fralda. O resultado foi uma campanha de marketing que inadvertidamente associava a pasta de dente a bebês e fraldas, um equívoco cultural que prejudicou a marca.
Um último caso, emblemático para mim, foi da Clairol, na década de1960.
A Clairol introduziu um secador de cabelo chamado “Mist Stick” no mercado alemão sem perceber que a palavra “mist” soa como “manure,” que significa “esterco” em alemão. A falta de compreensão da língua levou a uma recepção negativa do produto.
Outro ponto crucial é a capacidade de atender a uma base de clientes global. Imagine que você está desenvolvendo um aplicativo de pagamento digital. Ter especialistas em segurança cibernética da Rússia, especialistas em regulamentações financeiras do Reino Unido e designers de experiência do usuário da Índia pode ajudar a criar uma solução que atenda às diversas necessidades e regulamentações em todo o mundo.
A diversidade no time remoto não é apenas uma questão de justiça social, mas uma estratégia de negócios inteligente. Ela impulsiona a inovação, aumenta a compreensão cultural e a empatia com os clientes globais, e leva a melhores resultados. Portanto, quando você construir sua equipe remota de alto nível, não subestime o poder da diversidade para impulsionar a excelência e a vantagem competitiva.
Gestão de Equipes Remotas na Redução de Custos Operacionais
Agora, vamos falar sobre economia. Imagine que você seja o diretor financeiro de uma empresa. Com a adoção de equipes remotas, você verá uma queda significativa nos custos operacionais. Menos espaço de escritório é necessário, o que se traduz em economia em aluguéis e despesas relacionadas.
A partir do Covid-19, onde houve um “Boom” de oportunidades de trabalho remoto, imagine só quanto as empresas não economizaram com os “custos físicos”. É fato que muitas delas inclusive sobreviveram à pandemia por conta disso.
Além disso, os funcionários remotos geralmente usam suas próprias ferramentas e tecnologia, reduzindo os gastos em equipamentos e infraestrutura. Isso significa mais dinheiro disponível para investir em inovação e crescimento, né?!
Gestão de Equipes Remotas na Flexibilidade da Equipe
Agora, coloque-se no lugar dos membros da equipe. Imagine que você seja um colaborador remoto. A flexibilidade é uma moeda valiosa para você.
Você acorda 15 minutos antes do seu horário de trabalho, faz seu café e se instala confortavelmente em sua área de trabalho remota. Enquanto isso, muitos profissionais que trabalham no escritório ou em uma loja física está lidando com o estresse de enfrentar um longo trajeto de trem lotado, onde pessoas estão com um cheiro duvidoso de CC logo pela manhã. E nem vou me aprofundar nas variáveis lotação, alagamento, entre outros. Meu time agradece todos os dias por ter a oportunidade do Home Office!
O trabalho remoto não só aumenta sua satisfação, mas também sua produtividade. Um ambiente de trabalho mais equilibrado e saudável significa funcionários mais felizes e comprometidos. E pessoas felizes produzem mais!
Desafios Comuns Enfrentados na Gestão de Equipes Remotas
Trabalhar com uma equipe espalhada por diferentes lugares pode ser incrivelmente gratificante, mas também vem com seus desafios. Neste capítulo, vou mostrar os desafios mais comuns que você pode encontrar e como superá-los com maestria. Então, prepare-se para algumas dicas valiosas!
Gestão de Equipes Remotas na Comunicação Eficiente
Imagine que você seja o gestor de uma equipe remota espalhada por três fusos horários diferentes. A comunicação é vital, mas, às vezes, pode parecer que você está enviando mensagens para o espaço sideral, sem saber se alguém vai responder. É aí que a comunicação eficiente entra em cena.
Imagine, por exemplo, um designer baseado em São Paulo e um desenvolvedor em Lisboa. O designer envia um layout para aprovação às 15h de sua hora local, o que corresponde a 19h em Lisboa. Se o desenvolvedor só visualizar a mensagem na manhã seguinte, isso pode gerar atrasos, confusão e desentendimentos.
Outro exemplo comum envolve a organização de videoconferências. Suponhamos que uma equipe de marketing esteja espalhada entre o Rio de Janeiro, a Cidade do México e Londres. Se o gestor, baseado no Rio, marcar a reunião para às 10h de sua hora local, serão 8h na Cidade do México e 14h em Londres. Este horário pode não ser conveniente para o colega mexicano que ainda está começando o dia.
Uma vez decidi aproveitar a flexibilidade e trabalhar de um AirBnb na praia. Fui na sexta e iria ficar até o domingo. No entanto, não informei à equipe, e estava com problemas sérios de conectividade durante uma apresentação importante, já que a internet nessa casa da praia era instável (e isso não costuma constar na descrição quando você aluga uma casa na praia). E o 4G também, para variar, me abandonou quando a equipe quando mais precisava, como se fosse uma piada de mal gosto do destino.
Então, para evitar tais situações, é crucial estabelecer diretrizes claras. Aqui vão algumas sugestões:
Utilize ferramentas como o “World Clock”: a fim de verificar fusos horários e garantir que todos possam participar de reuniões em horários convenientes.
Prazos de Resposta: Defina prazos aceitáveis para respostas, evitando mal-entendidos e ansiedade. Por exemplo, se alguém envia uma mensagem no Teams às 18h, qual é o prazo razoável para uma resposta?
Dias de Concentração: Considere a implementação de dias específicos, como quartas-feiras, em que as equipes evitem agendar reuniões e se concentrem em tarefas individuais. Alinhe com a equipe o setup que funciona melhor para todos.
Política de Informação: Se decidir mudar temporariamente seu local de trabalho, é vital informar a equipe sobre qualquer potencial alteração na disponibilidade ou qualidade da conexão.
Antecipar problemas é a chave para garantir uma comunicação eficaz em equipes remotas!
Gestão de Equipes Remotas no Gerenciamento de Tempo e Produtividade
Gerenciar seu tempo de forma eficaz pode ser um dos maiores desafios do trabalho remoto. Neste capítulo, vou apresentar a você uma técnica poderosa chamada “Técnica Pomodoro” e compartilhar como eu a adaptei para o meu dia a dia.
A Técnica Pomodoro é uma abordagem de gerenciamento de tempo que envolve dividir o trabalho em intervalos curtos, geralmente de 25 minutos, chamados “pomodoros”, seguidos por uma pausa curta de 5 minutos. Após completar quatro pomodoros, você faz uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos. Essa técnica ajuda a manter o foco, aumentar a produtividade e reduzir a procrastinação.
No meu dia a dia, adaptei a Técnica Pomodoro de acordo com minha rotina e necessidades. Veja como faço?
Defino Metas Claras: Começo o dia definindo metas claras para o que quero realizar. Isso me ajuda a priorizar meu trabalho e a manter o foco nas tarefas mais importantes.
Intervalos Flexíveis: Em vez de aderir rigidamente aos intervalos de 25 minutos, eu os ajusto com base na natureza da tarefa. Para tarefas que exigem muita concentração, como escrever um artigo, eu uso intervalos de 25 minutos. Para tarefas mais leves, como responder a e-mails, posso reduzir para 15 minutos.
Pausas Revigorantes: Durante as pausas, faço algo que me ajuda a recarregar. Pode ser esticar as pernas, fazer uma xícara de chá ou café ou até mesmo cochilar por alguns minutos. Cochilos de 15 minutos são milagrosos, acredite! Isso me ajuda a manter a energia durante o dia.
Flexibilidade com as Pausas Longas: Em vez de ter uma pausa longa fixa após quatro pomodoros, eu a programo de acordo com meu cronograma. É óbvio que essa pausa maior não pode “bater de frente” com uma reunião agendada. Se sinto que estou em um fluxo produtivo, posso estender o trabalho antes da pausa longa. Se estou me sentindo cansada, posso tirar a pausa mais cedo. Entenda: as pausas são sempre feitas, embora um pouco antes ou um pouco depois do horário “fixo” difundido pela técnica.
Monitoramento de Resultados: No final do dia, revisito minhas metas e vejo o quanto consegui realizar. Isso me ajuda a avaliar minha produtividade e a ajustar minha abordagem conforme necessário.
Gestão de Equipes Remotas e a Ausência da Supervisão Direta
Um dos maiores desafios que enfrentamos na gestão de equipes remotas é a ausência de supervisão direta. Em um ambiente de escritório tradicional, é fácil observar e sentir a produtividade e o envolvimento dos funcionários. No entanto, quando trabalhamos remotamente, essa observação imediata se torna limitada. Alguns gestores, acostumados à supervisão presencial, podem sentir que falta a confiança necessária em seus trabalhadores remotos.
Mas, no cerne da gestão de equipes remotas bem-sucedida, está a confiança. Vamos imaginar uma situação: um funcionário que costumava ficar no escritório até tarde para finalizar suas tarefas agora está trabalhando em casa. O gestor não consegue mais ver essas longas horas e, naturalmente, pode surgir a dúvida: “Será que ele está realmente trabalhando ou assistindo a uma série na Netflix?”. Nesse cenário, a confiança e a comunicação eficaz se tornam cruciais.
Além disso, perdemos a socialização espontânea que acontece no escritório, como as conversas rápidas no corredor ou durante o café. No entanto, há maneiras de simular essa interação virtualmente.
Por exemplo, quando minha equipe migrou para o trabalho remoto, implementamos o “café virtual” todas as sextas-feiras. Usando plataformas como o Zoom, os membros da equipe se conectam, tomam seu café e conversam sobre tudo, exceto trabalho. Esse momento se tornou um ponto alto da semana para muitos de nós. É uma prática poderosa que eu recomendo fortemente!
A flexibilidade é essencial na gestão de equipes remotas. Vamos considerar o caso de um desenvolvedor de software que, ao trabalhar em casa, percebe que é mais produtivo nas primeiras horas da manhã e à noite, mas menos à tarde. Impor um horário rígido de 9h às 18h pode não ser a melhor abordagem.
Em vez disso, ao reconhecer a natureza flexível do trabalho remoto e confiar no comprometimento do desenvolvedor, o gestor pode adotar um sistema de relatórios baseado em entregas de qualidade e prazos, em vez de rigidez de horário.
Isso significa dar autonomia, focando nos resultados em vez de relatórios ou burocracia. É possível configurar um sistema de relatórios semanais ou mensais para supervisionar o progresso das tarefas/projetos. Tudo isso está relacionado com os resultados finais.
A conexão humana ainda é vital. Em uma equipe com a qual trabalhei, tínhamos check-ins individuais semanais entre os gestores e suas equipes. Essas conversas não eram sobre o trabalho em si, mas sobre bem-estar, interesses pessoais e hobbies. Aqui, normalmente, as pessoas exibiam seus animais de estimação, apresentando seus bebês peludos (às vezes até répteis) para a equipe.
O que pode parecer trivial à primeira vista é, na verdade, um exercício valioso de construção de equipe, integração e camaradagem. Essa prática simples aumentou significativamente nosso moral e a coesão da equipe, criando um ambiente em que ninguém queria decepcionar os colegas com quem haviam desenvolvido laços genuínos.
Lembre-se, apesar de estarmos conectados virtualmente, todos os produtos e serviços são criados por pessoas e para pessoas. Tudo se resume às pessoas!
Gestão de Equipes Remotas na Segurança e Acessibilidade
No cenário atual, em que o trabalho remoto ganhou notoriedade, a acessibilidade à informação é tanto um ativo quanto um desafio. A habilidade de acessar dados relevantes de qualquer lugar é uma maravilha da tecnologia moderna, mas vem com sua parcela de preocupações, especialmente no que se refere à segurança da informação.
Imagine uma situação em que Maria, gestora de vendas de uma multinacional, precisa acessar os dados de vendas do último trimestre para uma reunião urgente. Ela está em viagem, usando o Wi-Fi de um café. Sem as devidas precauções, essa simples tarefa pode se tornar uma porta aberta para a vulnerabilidade de dados sensíveis da empresa.
Aqui, a segurança cibernética não é apenas uma recomendação, mas uma necessidade imperativa. Para combater esse problema, sua empresa pode adotar uma política rígida de VPNs. Todos os funcionários, ao acessarem dados corporativos de locais remotos, são obrigados a usar uma VPN, garantindo que a conexão seja criptografada e segura. É uma sugestão. Leve em consideração a sensibilidade dos dados.
Além disso, o uso de dispositivos pessoais para atividades de trabalho tornou-se uma prática comum. Imagine o João, por exemplo, um analista de uma start-up, que costuma alternar entre seu laptop de trabalho e seu tablet pessoal para conferências.
A empresa, reconhecendo a prática, pode introduzir uma política de BYOD (Bring Your Own Device) bem estruturada, onde os dispositivos pessoais são verificados e têm softwares de segurança instalados antes de serem autorizados a acessar a rede da empresa. Bem bacana, né?!
Mas a tecnologia é apenas parte da solução. A educação desempenha um papel crucial. Uma organização pode sofrer uma tentativa de ataque de phishing a qualquer momento. Daí a importância de iniciar treinamentos mensais obrigatórios sobre segurança cibernética para todos os seus funcionários. Os treinamentos normalmente abordam desde as táticas mais recentes utilizadas por cibercriminosos até dicas práticas sobre como reconhecer e evitar essas ameaças.
Lógico que o tutor deve ter o tato de transformar conhecimento técnico em um conteúdo didático, onde um colaborador que não é da área de TI possa compreender plenamente o conteúdo. Atente-se a isso também, porque há muitos workshops e treinamentos que servem mais como “passatempo” do que aprendizado, dependendo de como estes são aplicados.
Resumão aqui:
- Certifique-se de ter as políticas de segurança remota necessárias em vigor.
- Certifique-se de que as redes do time estejam seguras.
- Tenha regulamentos para uso de dispositivos pessoais (como uma boa política de BYOD).
- Certifique-se de que sua equipe de TI possa fornecer todo o suporte necessário.
- Eduque os trabalhadores remotos sobre riscos como malware ou phishing.
- Utilize uma plataforma de comunicações com elevados padrões de segurança.
Definindo Expectativas e Comunicação Clara na Gestão de Equipes Remotas
Estabelecendo Expectativas de Desempenho na Gestão de Equipes Remotas
Na minha jornada como líder de equipes remotas, descobri que estabelecer expectativas claras de desempenho é o alicerce de uma equipe bem-sucedida.
Pessoalmente, em vez de impor um conjunto rígido de horas de trabalho, começo com uma conversa aberta e sincera. Cartas na mesa! Pergunto a cada membro da equipe quando eles se sentem mais produtivos e quais são seus compromissos pessoais. Na área de desenvolvimento de software, muitos profissionais preferem trabalhar de madrugada, onde o silêncio reina.
Se todos somos cobrados por resultados, por que não permitir que o seu time não trabalhe nos horários em que são mais produtivos? Entretanto, as reuniões durante o dia são inegociáveis. Eles devem participar da reunião para dar feedback sobre o andamento das tarefas, não apenas deixá-las visíveis no Trello; até porque sempre pode haver um impedimento técnico na jogada, e é importante esse feedback no cara a cara das reuniões do Zoom.
Estabeleci metas de “entregar pelo menos três módulos do projeto a cada duas semanas. Essa abordagem flexível e orientada a metas desafiou a ideia convencional de horário de trabalho fixo e resultou em um aumento de 20% na produtividade da equipe.
Lógico que tive que conversar com diretores e supervisores diretos para que essa metodologia fosse possível. Há sempre resistência, mas você deve encontrar maneiras de fazer acontecer. Seu melhor argumento será sempre os resultados. Afinal, somos sempre cobrados por eles, né?!
Outra estratégia eficaz é definir metas claras e mensuráveis. Pergunte a si mesmo e à equipe: “O que exatamente estamos tentando alcançar?”.
Por exemplo, em um projeto de marketing, em vez de focar nas horas dedicadas, concentramos em metas como “aumentar as taxas de conversão em 15% nos próximos três meses” ou “gerar 100 leads qualificados por mês”. Estas metas específicas são mensuráveis e orientam o desempenho para resultados tangíveis. Essa abordagem SMART é tradicional no ambiente remoto, mas muito poderosa.
Outra experiência valiosa que tive foi a implementação de feedback instantâneo.
É normal nos times remotos que haja um feedback contínuo trimestral, revisões anuais de desempenho ou qualquer coisa do tipo. Comecei a realizar avaliações instantâneas com minha equipe. Em outras palavras, o membro do time não precisa esperar 3 meses ou 1 ano para receber um feedback positivo ou construtivo sobre o que está dando certo ou errado. O que vemos e sentimos na hora, resolvemos na hora. Boas ações são aplaudidas instantaneamente, e ações negativas são corrigidas da mesma forma.
Em outas palavras, o cuidado com o desempenho do time é diário.
Comunicação Eficiente e Transparente na Gestão de Equipes Remotas
Para garantir uma comunicação eficiente, é fundamental definir canais de comunicação claros. Por exemplo, utilize o Slack para mensagens rápidas e atualizações diárias, enquanto o e-mail pode ser reservado para comunicações mais formais e documentação.
Em minha equipe, estabelecemos a regra de usar o Slack para comunicações urgentes e o e-mail para informações mais detalhadas. Isso reduziu a sobrecarga de mensagens no Slack e garantiu que as informações críticas fossem registradas de forma adequada. Essa estratégia solucionou a confusão que pode surgir quando os canais de comunicação não são definidos, resultando em maior eficiência na comunicação do time.
Outro exemplo prático é a organização de reuniões estruturadas e significativas. Todo membro do time deve deixar claro qual é o propósito desta reunião. Evitamos reuniões sem um objetivo claro, pois podem ser uma grande perda de tempo. Temos o entendimento de que o tempo do outro vale ouro, e isso é muito bom para a dinâmica do time.
Ah, se estiver gostando desse artigo sobre gestão de equipes remotas, bem que você poderia dar uma olhadinha no nosso curso gratuito de Gestão de Equipes Remotas, né?! É gratuito e o acesso é imediato!
Além disso você tem a opção de solicitar um certificado de conclusão bem bonito 😉
Ferramentas Tecnológicas para a Gestão de Equipes Remotas
Na Gestão de Equipes Remotas, os softwares são a espinha dorsal de uma equipe remota produtiva e coesa.
Basicamente, usamos o Slack, Figma, Trello e o Zoom. Cada uma dessas plataformas possuem seus respectivos softwares concorrentes. Cada empresa tem sua adaptação.
Como usamos o Slack
Na minha experiência em gestão de equipes remotas, implementei o uso do Slack como nosso hub principal de comunicação. Criamos canais específicos para projetos, departamentos e até mesmo para interações sociais. Isso permitiu que as conversas fossem organizadas e acessíveis a todos.
Por exemplo, criamos um canal chamado “Coffee Talk” para conversas informais e não relacionadas ao trabalho, incentivando a integração de equipe em momentos de pausas. Mas, a maior sacada aqui é: você faz networking com membros de outras equipes também, bem como diretores. Isso vale ouro!
Como usamos o Figma
Em nossa gestão de equipes remotas, usamos o Figma para colaborar na criação de designs de interface de usuário. Todos os membros da equipe podem acessar e editar o mesmo projeto simultaneamente. É semelhante ao Google Drive. Isso elimina a necessidade de trocar arquivos por e-mail e garante que todos estejam na mesma página.
Por exemplo, durante uma reunião de revisão de design, todos podem fazer anotações diretamente no Figma em tempo real. Essa abordagem limitou as milhares de revisões via e-mail e acelerou nosso processo de design. Basicamente, concentramos nossos esforços em um só lugar, e isso evita muuuita confusão!
Como usamos o Trello
Em nossa gestão de equipes remotas, adotamos o Trello para acompanhar o progresso de nossos projetos. Criamos quadros personalizados para cada projeto, com listas de tarefas e prazos. Por exemplo, em um projeto de desenvolvimento de aplicativo móvel, usamos o Trello para rastrear as etapas desde o planejamento até o lançamento.
Ah, os cartões no Trello são mais do que apenas rótulos e descrições! Eles podem conter informações detalhadas, como descrições completas, listas de verificação, datas de vencimento e anexos. Imagine que você esteja gerenciando um projeto de desenvolvimento de software. Em vez de usar cartões simples com nomes de tarefas, crie cartões detalhados.
Se, por exemplo, eu for criar um cartão com o título “Implementar a funcionalidade de login. Na descrição do cartão, eu adiciono uma lista de verificação com subtarefas específicas, conhecidas como “definição de pronto”, como “a tela de login deve ter 1200px por x (…)” e “certificar que o sistema possui a autenticação de usuário com o captcha x (…)”.
Crie etiquetas como “Alta Prioridade”, “Média Prioridade” e “Baixa Prioridade”. Atribua essas etiquetas aos cartões de tarefa com base na urgência. Isso permite que você filtre rapidamente as tarefas por prioridade e concentre-se nas mais importantes.
O Trello também oferece uma integração chamada Butler, que permite criar automações personalizadas para tarefas repetitivas. Por exemplo, configure uma automação que atribua automaticamente tarefas de desenvolvimento a membros específicos da equipe com base na área do projeto.
Por exemplo, se o projeto estiver relacionado a front-end, o Butler pode atribuir automaticamente a tarefa aos desenvolvedores front-end. Isso economiza tempo e garante que as tarefas sejam direcionadas aos membros certos da equipe automaticamente.
O Trello oferece integrações com várias outras ferramentas, como Google Drive, Slack e calendários. Imagine que você queira vincular documentos relevantes a tarefas ou receber notificações no Slack quando uma tarefa for concluída.
Minha dica aqui é: integre sua conta do Trello com o Google Drive para que você possa anexar documentos diretamente aos cartões de tarefa. Ou configure integrações com o Slack para receber atualizações instantâneas da equipe. Isso economiza um baita de um tempo!
Além disso, defina datas de vencimento para cada tarefa. Anexe documentos relevantes, como designs ou especificações. Isso transforma um simples cartão em um guia completo para a tarefa e facilita o acompanhamento do progresso. Em outras palavras, use todo o potencial da ferramenta, não apenas o básico!
Como usamos o Zoom
Por fim, nas ferramentas de gestão de equipes remotas, usamos o Zoom para todas as nossas reuniões virtuais. Isso inclui reuniões de equipe, apresentações de clientes e até mesmo entrevistas de contratação. A qualidade de áudio e vídeo é confiável, e recursos como compartilhamento de tela e salas de espera são valiosos.
Por exemplo, em uma reunião de projeto semanal, o gerente de projetos usa função de compartilhamento de tela para revisar os KPIs do projeto em tempo real. É como um “Hoster” para toda a equipe acompanhar. Isso torna as discussões mais envolventes e interativas (ou menos entediantes).
Liderança e Motivação em Gestão de Equipes Remotas
Reconhecer e valorizar o trabalho de sua equipe é fundamental na gestão de equipes remotas, certo?
Uma estratégia que adotei com sucesso é a realização de “Lightning Talks“. O motivo? De nada adianta cobrar resultados se esses resultados não são apreciados pelos stakeholders (partes interessadas do negócio).
Como isso funciona? Sempre que temos um case de sucesso muito bom, organizo uma Lightning Talk (papo rápido de até 15 minutos), onde os membros da equipe apresentam o case para os diretores. Cada membro teve a oportunidade de compartilhar seus desafios, soluções e resultados. O reconhecimento e a apreciação da diretoria sobre o nível do trabalho é algo fundamental para a permanência do bom trabalho rotineiro.
Faz sentido para você? Acredito que sim, até porque todo mundo já teve uma experiência de não reconhecimento do bom trabalho, e isso pode ter influenciado em como você enxerga o mundo empresarial hoje, onde os chefes são vilões do mais alto nível DC Comics Book.
Além disso, isso incentivou o compartilhamento de conhecimento e melhores práticas entre a equipe, promovendo um ambiente de aprendizado contínuo, uma vez que os diretores pegavam os melhores insights dos cases e difundiam em outras equipes. Eles difundem a metodologia de sucesso, entende?
Não consigo enxergar a gestão de equipes remotas sem uma estratégia como essa.
Além disso, implementamos um programa de mentoria interna em nossa empresa, onde membros mais experientes da equipe orientam colegas menos experientes. Chamamos isso de Mentoriza Cruzada.
Caso novos membros estejam no processo de onboarding, também usamos a técnica da Mentoria Reversa, onde eles preparam algum ensinamento ou experiência pessoal deles e apresenta para os membros mais antigos. Além disso, disponibilizamos acesso a cursos online e webinars relevantes para as áreas de atuação de nossa equipe. O plano de carreira é definido e todos se ajudam a alcançar esses objetivos.
Por fim, promovemos a cultura da confiança de várias maneiras. Uma delas é encorajar os membros da equipe a tomar decisões independentes, quando apropriado.
Recentemente, um de nossos colaboradores, que estava liderando um projeto complexo, tomou uma decisão importante para ajustar a estratégia do projeto sem esperar por aprovação direta, uma vez que o cliente precisava de uma solução urgente e imediata. Você teria colhão de tomar uma decisão grande e importante sem a “assinatura virtual” do seu chefe? Pergunto porque isso pode acontecer a qualquer momento.
Essa decisão mostrou-se acertada e acelerou o progresso do projeto. Isso ilustra como a confiança na capacidade e julgamento de nossa equipe é essencial para o sucesso. E é claro que ele foi devidamente reconhecido por isso: o time fez uma vaquinha e pagaram um engradado de cerveja para ele no Zé Delivery. Dá até vontade de acertar sempre, né?!
Evitando a Sobrecarga de Tarefas na Gestão de Equipes Remotas
Lidar com a sobrecarga de tarefas em equipes remotas é crucial para manter a produtividade e o bem-estar dos membros da equipe na Gestão de Equipes Remotas. Vou compartilhar experiências reais e estratégias práticas que utilizamos para evitar a sobrecarga de tarefas em nossa empresa.
Em nosso projeto recente, estabelecemos metas de curto prazo para cada membro da equipe, identificando as tarefas mais cruciais para o sucesso imediato do projeto. Ao invés do uso de Story Points, optamos pelo uso do Pareto (regra 80/20), onde 20% das atividades refletem em 80% do valor percebido pelo cliente.
Isso permitiu que todos se concentrassem no que realmente importava, evitando a sobrecarga de tarefas menos prioritárias e mais cansativas. Você, como membro de um time remoto, perceberá que, ao entregar constantemente pequenas tarefas, se sentirá mais “útil” do que focar em uma tarefa mais longa, que pode durar semanas ou meses. Ter essa sensação de estar sendo produtivo é muito poderoso.
Evitar a sobrecarga de tarefas também significa distribuir o trabalho de forma justa e equitativa. E esse é outro pilar da gestão de equipes remotas. Em um de nossos projetos, adotamos uma abordagem de “rotação de responsabilidades”.
Cada membro da equipe tinha a chance de liderar uma fase específica do projeto, o que não apenas distribuía o trabalho de forma justa, mas também permitia que todos aprendessem novas habilidades e evitassem a monotonia. Basicamente, ao invés de delegar a liderança de um projeto por pessoa, delegamos fases do projeto. Nesse sentido, todos tiveram destaque e atribuição de liderança, e ninguém se sentiu sobrecarregado.
E se liga nesse insight: horário de silêncio! Manter limites de horário e tempo de descanso é vital para evitar a sobrecarga de tarefas e o esgotamento. Implementamos uma política de “horário de silêncio” em nossa equipe. Durante determinadas horas do dia, as mensagens de trabalho eram desencorajadas, permitindo que os membros da equipe se concentrassem em tarefas individuais ou simplesmente relaxassem. Só quem já trabalha com home office sabe como isso é importante.
E o uso da IA? Em nossa equipe de suporte ao cliente, automatizamos o processo de triagem de solicitações de suporte. Usamos um sistema de IA para classificar automaticamente os tickets em categorias específicas, direcionando-os para os membros da equipe apropriados. Isso economizou horas de trabalho manual e permitiu que nossa equipe se concentrasse em interações mais significativas com os clientes. O uso de IA em gestão de equipes remotas é essencial nesse sentido.
A Gestão de Equipes Remotas Devem Contar com Ambientes Físicos
Construir laços em uma equipe é fundamental para criar um ambiente de trabalho colaborativo e coeso na gestão de equipes remotas. Sem a capacidade de interagir pessoalmente no dia a dia, outros métodos precisam ser empregados para garantir que os membros da equipe se conectem e formem relacionamentos fortes.
Quando iniciei minha jornada de gestão de equipes remotas, percebi rapidamente que as tradicionais dinâmicas de “almoço juntos” ou “café no corredor” não se aplicavam. Mas isso não significa que não possamos recriar essas experiências de outras maneiras.
Aqui alguns insights finais para você:
- Treinamento presencial: Acredito que iniciar a jornada de um novo funcionário com contato pessoal estabelece um tom positivo para o seu tempo na organização. Percebo também que as pessoas se concentram melhor nos treinamentos presenciais. Eles parecem absorver melhor os conteúdos, além de participarem mais ativamente. Então, verifique se isso funciona ou não pra você e seu time.
- Programa de “amigos” no Onboarding: Eu sempre faço questão de combinar novos integrantes com colegas mais experientes. É uma cópia descarada do Buddy System do Google, eu sei! Mas funciona bem, e isso é o que importa. No começo, quando não havia isso, o Onboarding era “estranho”, incompleto, e os integrantes que chegavam ficavam acuados, sem saber o que fazer. É o medo de pôr a mão na massa sem orientação, sabe?! A autonomia desaparece feito mágica, e isso é normal. De qualquer forma, seja virtual ou presencial, ter alguém para se orientar durante os primeiros dias é crucial. Mesmo que sejam apenas encontros por videoconferência, ter essa figura de apoio facilita o Onboarding.
- Encontros presenciais regulares: Dependendo do orçamento e da localização da equipe, tento organizar encontros presenciais regulares. Pode ser uma reunião anual ou eventos trimestrais. A ideia é garantir que haja um tempo em que todos se reúnam, compartilhem experiências e simplesmente desfrutem da companhia uns dos outros. É o momento de contar piadas (sempre anoto umas no celular para não esquecer), dançar, beber uma boa cerveja e comer uma ótima pizza.
Conectar-se em um nível humano é crucial, independentemente de estar trabalhando em um espaço físico juntos ou remotamente. E, na minha experiência, com um pouco de criatividade e empenho, é possível construir e manter laços fortes que vão além do remoto. E networking é importante demais, caros leitores. Aposte nele!
Espero que tenha gostado desse guia completo de gestão de equipes remotas.
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