Os 8Ss Administrativos (Programa 8S)

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  1. Os 8Ss Administrativos (90 horas)
  2. Seiri (Senso de Utilização): Eliminação do Desnecessário (10 horas)
  3. Seiton (Senso de Organização): Ordenação dos Recursos (10 horas)
  4. Seiso (Senso de Limpeza): Manutenção da Limpeza (10 horas)
  5. Seiketsu (Senso de Padronização): Estabelecimento de Normas (10 horas)
  6. Shitsuke (Senso de Disciplina): Prática de Manter a Ordem (10 horas)
  7. Shikari Yaro (Senso de Determinação e União): Foco e Cooperação (10 horas)
  8. Setsuyaku (Senso de Economia e Redução de Desperdício): Projetos Sustentáveis e Econômicos (10 horas)
  9. Shido (Senso de Educação e Treinamento): Cultura de Aprendizado (10 horas)
  10. Implementação do Programa 8S’s na Prática Administrativa (10 horas)

Onde usar os certificados:

💼 Processos Seletivos (Vagas de emprego)

🏆 Prova de Títulos (Empresa)

👩‍🏫 Atividades Extras (Faculdade)

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Nosso Curso Online de Os 8S’s Administrativos (Programa 8S) já começou!

Antes de chegarmos ao programa 8S, precisamos entender o que veio anteriormente. O programa 5S é uma metodologia de gestão originada no Japão, que surgiu após a Segunda Guerra Mundial, em meio ao processo de reconstrução do país.

O Japão, enfrentando escassez de recursos e um cenário econômico desafiador, precisou encontrar formas eficientes e práticas de organizar a produção e melhorar a produtividade nas empresas. Nesse contexto, o 5S foi desenvolvido como parte do Sistema Toyota de Produção, com o objetivo de criar um ambiente de trabalho mais organizado, seguro e eficiente.

O termo “5S” refere-se a cinco palavras japonesas que representam princípios fundamentais para a organização e a eficiência no ambiente de trabalho:

  1. Seiri (整理)Senso de Utilização: Seiri significa separar o que é necessário do que não é. A ideia é eliminar do ambiente de trabalho tudo aquilo que não tem utilidade, mantendo apenas o que realmente é necessário para as atividades diárias. Isso ajuda a reduzir o desperdício e a facilitar a organização.

  2. Seiton (整頓)Senso de Organização: Seiton diz respeito a organizar os itens de forma eficiente e funcional, de modo que tudo tenha um lugar específico e esteja acessível quando necessário. Isso facilita a localização e o uso dos materiais, reduzindo o tempo perdido procurando por ferramentas ou documentos.

  3. Seiso (清掃)Senso de Limpeza: Seiso envolve a limpeza e a manutenção do ambiente de trabalho. Não se trata apenas de manter o local limpo, mas também de identificar e eliminar as fontes de sujeira e desordem. Um ambiente limpo contribui para a segurança e o bem-estar dos trabalhadores.

  4. Seiketsu (清潔)Senso de Padronização: Seiketsu refere-se à padronização das práticas de organização, utilização e limpeza. Isso significa criar procedimentos e rotinas que garantam a manutenção contínua dos primeiros três S’s (Seiri, Seiton e Seiso), tornando o ambiente de trabalho consistentemente organizado e limpo.

  5. Shitsuke (躾)Senso de Disciplina: Shitsuke está relacionado à disciplina e ao compromisso com as normas e padrões estabelecidos. Isso inclui a criação de uma cultura de respeito pelas regras e a formação de hábitos que assegurem a continuidade do 5S ao longo do tempo.

Com o tempo, o 5S tornou-se uma prática comum em várias partes do mundo, sendo adaptado em diferentes contextos culturais e empresariais.

No Brasil, por exemplo, devido a um ambiente de gestão mais “confuso” e “desordenado” em comparação com o modelo japonês, surgiram adaptações e a adição de três novos S’s ao programa, para reforçar e complementar os princípios originais. Estes são:

  1. Shido (指導)Senso de Educação e Treinamento: Shido destaca a importância da educação contínua e do treinamento dos colaboradores para que eles compreendam e apliquem corretamente os conceitos do 5S. Isso é essencial em um contexto onde a cultura organizacional pode não estar tão enraizada na disciplina e na padronização.

  2. Setsuyaku (節約)Senso de Economia e Redução de Desperdícios: Setsuyaku foca na otimização dos recursos e na redução de desperdícios em todos os níveis da organização. Em um ambiente onde a desordem pode levar ao uso ineficiente de recursos, este S é crucial para garantir que os processos sejam sustentáveis e econômicos.

  3. Shikari Yaro (しっかりやろう)Senso de Compromisso e Perseverança: Shikari Yaro enfatiza a importância do comprometimento e da perseverança na implementação e manutenção do programa 5S. Este S reconhece que a transformação cultural e a adoção de novos hábitos não acontecem de um dia para o outro, especialmente em ambientes menos organizados.

Esses três novos S’s foram criados para adaptar a metodologia 5S às necessidades e desafios específicos de culturas organizacionais menos disciplinadas, como é o caso de muitas empresas no Brasil. Eles servem para reforçar a importância da educação, da economia de recursos e do comprometimento contínuo com os princípios do 5S, garantindo que a metodologia seja eficaz mesmo em ambientes onde a gestão tende a ser mais desorganizada e caótica.

 

Como Implementar o 8S na Empresa na Prática?

Implementar o Programa 8S em uma empresa pode parecer uma tarefa desafiadora, especialmente quando consideramos o contexto brasileiro, onde a cultura organizacional muitas vezes pode ser mais “confusa” e menos disciplinada em comparação com o modelo japonês.

No entanto, com uma abordagem bem estruturada e o comprometimento de todos os níveis da empresa, essa transformação é possível e pode trazer benefícios significativos em termos de eficiência, organização e economia.

Não existe, na fundamentação teórica, uma ordem exata de qual “S” implementar em primeiro ou por último. Entretanto, dividimos aqui em 6 etapas com base em uma experiência pessoal que funcionou muito bem! Vamos às etapas?!

 

Etapa 1: Shikari Yaro (união e senso de equipe)

Para começar qualquer mudança em uma empresa, especialmente algo tão abrangente como o 8S, é essencial que todos estejam na mesma página. Não adianta ter uma excelente ideia ou programa se a equipe não estiver unida e comprometida com a implementação.

Imagine que a empresa seja um time de futebol. Se os jogadores não estiverem alinhados com a estratégia do técnico, o resultado no campo não será satisfatório, não é? O mesmo acontece aqui. A alta gestão precisa estar convencida da importância do 8S para, então, disseminar essa convicção por todos os níveis da empresa.

Como fazer isso?

  1. Conscientização: A ideia aqui é mostrar o valor do 8S para todos. Você pode começar realizando palestras ou workshops. Mas nada muito técnico e chato, hein? O ideal é trazer exemplos práticos de outras empresas que implementaram o 8S e tiveram bons resultados. Pense em levar a turma para uma visita numa empresa que já está rodando bem com o programa. Ver na prática faz toda a diferença.

  2. Reuniões estratégicas: Junte os gerentes e supervisores para escolher quem vai ser o “capitão” desse time, ou seja, os coordenadores do programa. Eles serão responsáveis por liderar as equipes, motivando e mantendo o foco. A escolha dessas pessoas é essencial, pois elas vão ser o ponto de referência durante toda a implementação.

  3. Envolvimento dos colaboradores: Nada motiva mais do que ver uma ideia sua sendo implementada. Então, abra o espaço para os funcionários darem sugestões de melhorias. Faça reuniões abertas e deixe que todos participem. Quando eles veem que suas ideias são levadas a sério, o comprometimento aumenta.

 

Etapa 2: Shido (educação, treinamento e capacitação profissional)

Agora que todos estão no mesmo barco, é hora de garantir que saibam remar na direção certa. Treinamento é a chave. Não dá para esperar que as pessoas implementem algo que elas não entendem completamente, não é verdade?

Como fazer isso?

  1. Treinamento inicial: Comece pelo topo. A diretoria e os coordenadores precisam entender profundamente o 8S para guiar o restante da empresa. Depois, os facilitadores e colaboradores também devem passar por treinamentos específicos. Um exemplo prático? Se o seu foco é reduzir desperdícios, traga alguém especializado em Lean Manufacturing para mostrar como eles podem identificar e eliminar os desperdícios no dia a dia.

  2. Escritório de coordenação: Monte um espaço (pode ser físico ou virtual) onde o 8S será gerido. Aqui, toda a comunicação e acompanhamento do programa acontecerão. Por exemplo, um quadro branco onde as metas e progressos estão sempre visíveis pode ajudar a manter todos focados nos objetivos.

  3. Plano Diretor: Você precisa de um roteiro, certo? Então, elabore um plano com objetivos claros, metas e prazos. Digamos que você quer reduzir 50% do estoque morto até o final do primeiro mês. Coloque isso no plano e deixe todos cientes. Quando as metas são claras, fica mais fácil saber o que precisa ser feito.

  4. Diagnóstico atual: Antes de começar a mexer em tudo, tire uma “foto” da situação atual. Documente como estão os processos, organização, estado dos equipamentos, etc. Isso é essencial para comparar os resultados mais adiante. Por exemplo, faça um inventário do estoque para saber exatamente o que você tem agora e poder comparar depois da implementação do 8S.

  5. Planos de Ação: Agora que você já sabe onde está pisando, crie planos de ação específicos. Se identificou que o estoque está desorganizado, um plano de ação pode ser reorganizar as prateleiras, identificar os itens com etiquetas, e eliminar materiais obsoletos. Simples, direto e eficaz.

 

Etapa 3: Seiri, Seiton e Seiso (separar o necessário do desnecessário; ordenar e organizar; campanha de limpeza)

Agora, é a hora de botar a mão na massa! Nessa etapa, composta por 3S, é onde as mudanças começam a ficar visíveis e tangíveis.

Como fazer isso?

  1. Seiri (Separar o Necessário do Desnecessário): Imagine uma oficina mecânica com várias peças e ferramentas espalhadas por aí. No Seiri, a equipe vai separar o que realmente é útil e descartar ou armazenar de forma adequada o que não é. Isso pode incluir vender peças obsoletas ou enviar para reciclagem ferramentas quebradas. E olha, isso também reduz o risco de acidentes, já que menos tralha significa menos chance de alguém tropeçar ou se machucar.

  2. Seiton (Organização e Ordenação): Aqui, a organização é a palavra de ordem. Em um escritório, por exemplo, documentos e materiais de escritório serão organizados de forma lógica. Imagine ter pastas e caixas identificadas com etiquetas coloridas para facilitar a visualização. Ou então, em uma oficina, ter as ferramentas organizadas de forma que as mais usadas estejam sempre à mão. Isso economiza tempo e evita aquele estresse de procurar algo que você sabe que deveria estar ali.

  3. Seiso (Campanha de Limpeza): Pense em um “Dia da Grande Limpeza” na fábrica. Todos os funcionários, desde o chão de fábrica até o escritório, participam de uma limpeza geral. Pode incluir desde a pintura das paredes até a limpeza de maquinário e a reorganização dos espaços de trabalho. Um ambiente limpo e organizado é não só mais agradável, mas também mais seguro para todos.

 

Etapa 4: Seiketsu e Shitsuke (padronização, normatização e sustentação)

Depois de toda a mudança, vem o desafio de manter o que foi conquistado. Nessa etapa, esses 2S garantem que as melhorias não sejam apenas um “fogo de palha”, mas sim algo duradouro.

Como fazer isso?

  1. Padronização (Seiketsu): Crie normas e procedimentos para que o novo padrão seja mantido. Por exemplo, uma rotina semanal de limpeza, uma auditoria mensal dos processos, ou até um checklist diário para garantir que tudo esteja em ordem. Se você padroniza, facilita o controle e evita que o caos volte a se instalar.

  2. Disciplina (Shitsuke): Aqui, a ideia é incentivar o comprometimento com as novas regras. Pode ser por meio de campanhas de conscientização, premiações para os setores que mantêm as práticas do 8S em dia, ou até um programa de feedback contínuo. O importante é que todos entendam que manter a organização e limpeza não é só responsabilidade do chefe, mas de todo mundo.

 

Etapa 5: Setsuyaku (economia e combate ao desperdício)

Nessa etapa, o foco é garantir que o que foi conquistado também traga resultados financeiros positivos para a empresa.

Como fazer isso?

  1. Campanhas de Conscientização: Promova campanhas internas que incentivem a economia de recursos. Por exemplo, uma campanha para reduzir o consumo de papel, incentivando o uso de documentos digitais. Menos papel, menos custo, mais eficiência. Além disso, campanhas para reduzir o consumo de energia, como apagar as luzes ao sair de uma sala ou desligar os computadores no fim do expediente, podem gerar uma boa economia.

  2. Projetos de Inovação: Incentive os funcionários a apresentarem ideias para economizar e melhorar processos. Pode ser desde a reutilização de materiais até a adoção de tecnologias mais eficientes. Por exemplo, em uma fábrica, usar sobras de materiais para criar novos produtos ou otimizar o uso de matérias-primas.

  3. Avaliação dos Resultados: Compare a situação antes e depois do 8S. Mostre aos colaboradores os ganhos em termos de economia, eficiência e ambiente de trabalho. Isso ajuda a reforçar o valor do programa e a motivar a continuidade. Por exemplo, se a implementação do 8S resultou em uma redução significativa do estoque morto, compartilhe esses números com a equipe e reconheça o esforço de todos.

 

Etapa 6: Shido (Educação e Treinamento Contínuo)

Por fim, um dos principais desafios na implementação de qualquer sistema é garantir que as práticas continuem sendo seguidas ao longo do tempo. Para isso, a educação e o treinamento contínuos são essenciais.

Como fazer isso?

  1. Treinamentos Periódicos: Realize treinamentos periódicos para reforçar os conceitos do 8S. Isso pode ser feito por meio de workshops, palestras ou até e-learning. A ideia é manter o conhecimento sempre atualizado e fresco na cabeça de todo mundo.

  2. Atualização dos Procedimentos: À medida que a empresa cresce e evolui, é importante revisar e atualizar os procedimentos estabelecidos. Isso garante que o programa continue relevante e eficaz. Por exemplo, se uma nova tecnologia foi adotada, ajuste os processos para integrar essa novidade.

  3. Incentivo ao Aprendizado: Crie uma cultura de aprendizado contínuo na empresa. Pode ser desde uma biblioteca corporativa até o incentivo à participação em cursos e treinamentos externos. Um funcionário que aprende e se desenvolve traz novas ideias e práticas que podem beneficiar toda a empresa.

 

Agora, com todos esses passos detalhados, fica mais fácil entender como a implementação do 8S pode transformar a sua empresa, não é verdade? O segredo é começar com o pé direito, envolvendo todo mundo e mantendo o foco na disciplina e melhoria contínua. Assim, o 8S deixa de ser apenas mais um programa e se torna parte da cultura da empresa.

 

Quais as Possíveis Barreiras na Implementação do Programa 8S que você irá Encontrar? E como Resolvê-las na Prática?

Implementar um programa como o 8S pode ser uma verdadeira jornada, e não estou falando que vai ser sempre um mar de rosas. Existem várias barreiras que podem surgir pelo caminho, desde a resistência dos colaboradores até a falta de recursos. Mas calma, porque nada é impossível de resolver quando a gente sabe onde está pisando.

Então, vamos dar uma olhada nas principais dificuldades que você pode enfrentar e, claro, em como superá-las de forma prática.

  1. Resistência à mudança. Se tem uma coisa que é quase certa em qualquer processo de mudança, é a resistência das pessoas. Ninguém gosta de sair da sua zona de conforto, não é verdade?! E quando você chega falando de 8S, com novos procedimentos, novas rotinas e uma reviravolta no ambiente de trabalho, pode esperar um pouco (ou muito) de resistência. A chave aqui é comunicação e envolvimento. Desde o início, é essencial que você envolva os colaboradores no processo. Realize reuniões abertas, explique os benefícios do 8S, tanto para a empresa quanto para eles individualmente. Um bom exemplo seria contar histórias de sucesso, mostrando como outras empresas que adotaram o 8S conseguiram melhorar a qualidade do ambiente de trabalho, reduzir desperdícios e até aumentar a segurança. Além disso, uma dica valiosa é dar voz aos colaboradores. Permita que eles sugiram ideias de melhorias e façam parte do processo de implementação. Isso ajuda a diminuir a resistência porque eles vão se sentir parte da mudança, e não apenas como “alvos” dela.

  2. Falta de comprometimento da liderança. Nada desmotiva mais os colaboradores do que ver a liderança não dando a mínima para o que está sendo implementado. Se os chefes não levam o 8S a sério, os funcionários vão seguir o exemplo, e o programa acaba perdendo força antes mesmo de engrenar. Aqui, o papel da liderança é crucial. Antes de tudo, é preciso garantir que os líderes entendam profundamente o 8S e estejam comprometidos com a sua implementação. Uma ideia interessante é realizar workshops específicos para gerentes e supervisores, onde eles possam aprender e discutir como o 8S vai impactar positivamente suas equipes. Além disso, os líderes devem ser os primeiros a adotar as práticas do 8S no dia a dia. Por exemplo, se um dos pilares é a limpeza (Seiso), os gestores devem ser vistos praticando e incentivando a limpeza em suas áreas. É aquele famoso “fazer o que se fala”. Quando a liderança dá o exemplo, fica muito mais fácil para os demais colaboradores seguirem.

  3. Falta de recursos. Outro grande obstáculo é a falta de recursos, seja de tempo, dinheiro ou até de pessoal. Muitas vezes, a implementação do 8S requer investimentos, como a compra de novos materiais para organização ou até a contratação de treinamentos. Aqui, a estratégia é começar pequeno e ir ampliando conforme os resultados vão aparecendo. Por exemplo, você pode começar com um projeto piloto em uma única área da empresa. Digamos que você escolha o setor de estoque para implementar o Seiri (separar o necessário do desnecessário). A partir daí, você vai medindo os resultados e, aos poucos, aplicando em outras áreas. Outra solução prática é buscar alternativas criativas e econômicas. Por exemplo, ao invés de comprar novos organizadores para as mesas, que tal reaproveitar materiais que já estão disponíveis na empresa? Um simples caixote de madeira pode virar uma excelente caixa organizadora.

  4. Falta de conhecimento. Muitas vezes, o 8S é visto como algo complexo e difícil de entender, especialmente por aqueles que nunca ouviram falar do programa. Isso pode gerar insegurança e, claro, mais resistência. Invista em treinamentos contínuos e acessíveis. Não precisa ser algo pesado e cansativo, pelo contrário. Faça workshops rápidos, dinâmicos, onde os colaboradores possam aprender na prática. Use exemplos do dia a dia deles, algo com o qual eles se identifiquem. Outra dica é criar materiais de fácil acesso e compreensão, como manuais simplificados, vídeos curtos explicativos ou até murais informativos espalhados pela empresa. Esses recursos ajudam a fixar o conhecimento e tornam o 8S algo mais palpável e menos intimidador.

  5. Manutenção dos resultados. Digamos que você conseguiu implementar o 8S com sucesso. Tudo está funcionando bem, as pessoas estão engajadas, o ambiente está mais organizado… Mas, com o tempo, a tendência é que as pessoas comecem a relaxar, e aquele esforço inicial vai se perdendo. Manter os resultados é, sem dúvida, um dos maiores desafios. A solução aqui é criar uma cultura contínua de melhoria. Isso pode ser feito através de auditorias periódicas, onde se avalia se os padrões do 8S estão sendo mantidos. Outra ideia é instituir premiações para os setores que se destacam na aplicação do 8S. Pode ser algo simples, como um certificado ou até um bônus no final do mês. Além disso, não deixe de realizar treinamentos de reciclagem. Eles são importantes para reforçar os conceitos e garantir que ninguém se esqueça da importância do 8S. E, claro, é sempre bom celebrar as conquistas. Mostre para os colaboradores os resultados alcançados, como a redução de desperdícios ou o aumento da segurança. Isso ajuda a manter a motivação lá em cima.

Implementar o 8S não é tarefa fácil, mas com planejamento, envolvimento e algumas estratégias práticas, dá pra superar as barreiras que surgem pelo caminho.

A comunicação aberta, o exemplo da liderança e o treinamento contínuo são ferramentas poderosas para fazer o programa funcionar e, mais importante, se manter no longo prazo. E não se esqueça: a mudança começa aos poucos, mas com persistência, os resultados vêm e fazem toda a diferença.

Vamos dar uma chance ao 8S e transformar o ambiente de trabalho em um lugar melhor, mais organizado e eficiente.

 

Esperamos que todo esse conhecimento tenha sido de grande valia para você! 🙂

 

E ficamos por aqui…

Esperamos que tenha gostado deste curso online profissionalizante de Os 8Ss Administrativo (Programa 8S).

Agora você pode solicitar todos os certificados de conclusão deste curso.

Desejamos a você todo o sucesso do mundo. Até o próximo curso!

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