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O onboarding de funcionários é uma das etapas mais cruciais durante o processo de recrutamento e está entre as tarefas mais importantes nos departamentos de Gestão de Pessoas.
Quando falamos em onboarding, falamos sobre a integração de novos colaboradores na empresa. É o processo de recepção, inclusão, acomodação, assimilação e adaptação do novo integrante na empresa.
Todos nós amamos a motivação e a positividade que um novo funcionário traz para a empresa.
E é muito importante corresponder a esse entusiasmo em todos os sentidos, desde a criação de conexões humanas valiosas até o estabelecimento de expectativas profissionais.
Esse é um período crucial. É um período no qual seu novo integrante decidirá se fica ou se começa a procurar outro trabalho.
É comum que as empresas falhem em entregar essas experiências frutíferas. Elas esquecem as etapas essenciais de onboarding ou as negligenciam completamente.
Uma integração eficaz é a primeira impressão que um novo funcionário terá da sua organização. E para torná-lo duradouro, é importante fornecer a eles todas as ferramentas e informações necessárias que os envolverão profundamente em seu novo papel e na sua empresa.
A duração da integração varia de acordo com muitos fatores, como o setor, responsabilidade e a antiguidade do cargo. No entanto, a maioria dos profissionais da área de Gestão de Pessoas afirma que o período médio de onboarding se estende por cerca de 3 meses.
Quanto mais complexa a função, mais longa será a integração.
O processo de onboarding mais comum é aquele que as empresas ajudam os novos integrantes a se familiarizar com tópicos como a visão da empresa, um vídeo sobre a história da empresa, as políticas e necessidades de desenvolvimento e treinamento de habilidades, apresentação da hierarquia junto aos planos de carreira, etc.
Mas, existe muito mais que isso. Em outras palavras, você pode oferecer a seus novos integrantes muito mais do que o básico.
O Brandon Hall Group, uma conceituada empresa de pesquisa e análise de gestão de capital humano, traz diversos insightsimportantes sobre onboarding em suas pesquisas.
‘Compilamos’ esses dados para você entender melhor a importância do processo de onboarding numa empresa. Vamos lá!
Ter um ótimo processo de onboarding pode aumentar a chance de retenção de funcionários em 82%.
Ter um ótimo processo de onboarding pode melhorar a produtividade em 70% .
33% dos novos contratados começam a procurar um novo emprego 6 meses depois de serem contratados e 23% deles não duram um ano inteiro em uma nova empresa. As principais razões levantadas são: a integração insuficiente e expectativas não atendidas.
58% de todas as empresas limitam seu onboarding apenas para alguns cargos na empresa.
Isso não é muito atraente para seus novos contratados que não tiveram o onboarding, mas que descobrem futuramente que outros colaboradores de outras áreas tiveram.
Os funcionários que têm um processo de onboarding bem-sucedido têm 18 vezes mais chances de se sentirem comprometidos com uma empresa.
Então, a pergunta de ouro é: como fazer um ótimo processo de onboarding?
Dar as boas-vindas a um novo funcionário é mais do que apresentá-lo à sua equipe e orientá-lo em seu conjunto de ferramentas preferidas. Todo bom processo de integração contém pelo menos duas etapas: pré-embarque e onboarding.
Esta é a sua chance de criar experiências memoráveis
para novos contratados antes mesmo da data de ingresso.
Enviar pacotes de boas-vindas com mercadorias da sua empresa ou entregar itens úteis são ótimas maneiras de deixá-los empolgados com o novo trabalho.
E quando você cria experiências únicas de pré-embarque, isso os motivará a compartilhá-las em plataformas e aplicativos digitais como LinkedIn, Instagram, Facebook, Pinterest, TikTok, entre outras. E isso certamente elevará a reputação de sua empresa em seu setor.
Outra forma de recebê-los seria através de encontros (virtuais) que amenizem a ansiedade do primeiro contato. Este seria o momento perfeito para conectar todos os novos contratados de uma só vez, fazendo-os sentir-se acompanhados e acolhidos.
Enquanto isso, certifique-se de configurar os acessos dos novos integrantes, bem como abordar tópicos importantes de segurança.
Nesse primeiro momento, seja sucinto e receptivo. Evite sobrecarregar seus novos contratados com trabalho antes de ingressarem na sua empresa. Não despeje neles ‘toneladas’ de informações de uma só vez.
Como dissemos, um processo de onboarding, mais do que a simples integração, também é um processo de assimilação e adaptação.
O processo de onboarding em si pode durar meses, e acompanhar o progresso de todos leva tempo e requer cuidados especiais.
Portanto, é preciso ser paciente e fazer um check-in consistente durante todo o processo. Existem diversos softwares disponíveis que auxiliam no aproveitamento máximo de ferramentas de onboarding, modelos e listas de verificação, entre outras funcionalidades.
Recomendamos que sua empresa tenha um software que auxilie nesse processo de integração. Como sempre mencionamos, não existe um software melhor ou pior, mas sim aquele que melhor se adapta aos objetivos do seu negócio.
Outro ponto importante a ser discutido é que a maioria das equipes da área de Gestão de Pessoas tem planos de onboarding para os primeiros 90 dias. E embora alguns processos possam levar mais tempo, esse é o tempo padrão que iremos detalhar por aqui.
Aqui está um detalhamento de um processo típico de onboarding de funcionários:
O primeiro dia. Cumprimente seus novos integrantes com cordialidade e abertura, dando a eles um motivo para se envolver com seus funcionários com mais tempo de casa. Atribua amigos de integração que os levarão em um tour pelo escritório. Deixe uma mensagem de boas-vindas criativas em sua mesa. Certifique-se de que os novos contratados tenham um conjunto estruturado de tarefas no primeiro dia. Caso contrário, eles vão girar os polegares, esperando que alguém lhes atribua algo.
A primeira semana. Seu funcionário teve um ótimo primeiro dia de trabalho, o que vem a seguir? Comece apresentando a eles a cultura da sua empresa. Atribua tarefas básicas e verifique-as regularmente. Certifique-se de conectá-los com seu gerente, que o familiarizará profundamente com seu papel. É importante que o gerente esteja aberto a tirar dúvidas, das mais simples às mais complexas. Dúvidas é o que seu novo integrante mais tem nesse momento. No final da primeira semana, faça uma reunião de recapitulação e resolva suas dúvidas.
Os primeiros 30 dias. O primeiro mês passa em um piscar de olhos. Até agora, seu funcionário deve ter conhecido todos na empresa que eles precisavam conhecer. É importante que eles sejam proficientes com as ferramentas e sistemas da empresa, produtos e serviços vendidos e estejam mais atentos ao seu cliente. Continue a ter reuniões individuais regulares com eles.
Os primeiros 60 dias. Em dois meses, o contratado já deve estar colaborando com outros departamentos além dos membros da equipe. Deve ser mais fácil para eles encontrar problemas em seus processos e sugerir maneiras de resolvê-los. Ouça tudo o que eles têm a dizer. Não há nada mais rico do que um feedback de quem chegou recentemente e enxerga seus processos de uma outra forma. Além de receber, permaneça oferecendo feedback consistente para o novo contratado. Ele tem que saber que você está lá, não só de olho nele, mas com os braços estendidos no caso dele precisar de ajuda.
Os primeiros 90 dias. Após três meses, tudo se resume a trabalhar de forma independente. As tarefas são cumpridas de uma forma mais natural. Embora ainda haja dúvidas, ele lida melhor com os problemas e tem mais abertura para implementar soluções. É importante que a empresa dê essa abertura para a resolução de problemas, uma vez que esteja dentro das normas e padrões do negócio, obviamente.
Agora que vimos o processo de onboarding padrão nas empresas, devemos analisar como é o onboarding superior, oferecido em empresas de alto padrão.
Escolhemos, neste curso, o case da Google. O motivo da escolha é que o processo de onboarding da Google funciona 25% melhor do que o de outras empresas. Por isso, entendemos que esse é o exemplo ideal para ser abordado aqui.
A Google é uma das empresas mais conhecidas do mundo e um dos empregadores mais desejáveis. Conhecidos por suas atividades divertidas no escritório, além de um ótimo pacote de benefícios, eles são uma inspiração para muitos empregadores.
É bem provável que você saiba que até os gigantes da tecnologia têm origens humildes. Nos dias felizes, quando a Google estava fazendo a transição de um quarto para uma garagem alugada em Menlo Park, eles sequer pensavam sobre o processo de onboarding.
Mas, com o tempo, enquanto cresciam, foram tendo que se adaptar às mudanças e aderir a estratégias eficazes de onboarding.
A Google é conhecida por sua cultura e valores únicos, que incluem foco em inovação, colaboração e transparência.
Não é surpresa, portanto, que educar os novos contratados sobre esses aspectos centrais da empresa seja uma parte fundamental de seu programa de onboarding.
O exemplo clássico é o lema “Don’t Be Evil”, que está enraizado na cultura da empresa e serve como um lembrete aos funcionários de que devem sempre agir com integridade e respeito.
Outros valores que são enfatizados durante a integração incluem foco na satisfação do cliente, compromisso com a excelência e disposição para assumir riscos.
Ao garantir que os novos contratados estejam cientes desses valores desde o início, a Google ajuda a criar uma cultura no local de trabalho mais coesa e alinhada.
Desde a participação em apresentações sobre a história e a cultura da Google até a participação em exercícios de formação de equipes, os novos contratados recebem um curso intensivo sobre o que significa ser um ‘Googler’.
E essa educação não termina apenas no primeiro dia. Os funcionários são incentivados a continuar aprendendo sobre a cultura e os valores da empresa durante todo o tempo que estiverem na Google.
Mas, além da cultura, o que de fato torna a Google um exemplo de sucesso de onboarding aqui para a gente?
Uma das características do programa de integração da Google é seu foco em fornecer suporte e orientação aos novos contratados desde o início.
Um exemplo aqui é o chamado ‘Buddy System’, ou ‘Sistema de amigos’ na tradução literal, onde a empresa combina cada novo contratado com um funcionário experiente que pode oferecer conselhos e responder a quaisquer perguntas que possam ter.
Esse foco no suporte continua durante todo o processo de integração, com os novos contratados recebendo check-ins regulares de seus gerentes e tendo acesso a uma ampla gama de recursos (incluindo um portal de integração online) que os ajudam a se estabelecer ainda mais em sua função.
Seja para ajudar a configurar sua estação de trabalho, solucionar problemas técnicos ou simplesmente responder a quaisquer perguntas que possam ter sobre sua função ou cultura do local de trabalho, o suporte eficaz aos funcionários ajuda a Google a garantir que os novos contratados se sintam confiantes e confortáveis
Outro componente-chave do processo de integração da Google é sua ênfase em dar voz aos funcionários e incentivá-los a fazer perguntas e compartilhar feedback.
Por exemplo, a empresa organiza regularmente o que chamam de ‘Onboadee talks‘, onde os novos contratados podem apresentar seu trabalho e discutir quaisquer problemas ou preocupações que possam ter com colegas de diferentes departamentos.
Isso não apenas ajuda a criar um senso de comunidade entre os novos contratados, mas também fornece informações valiosas sobre áreas em que a empresa pode ser aprimorada.
Para incentivar essa cultura de abertura, a Google também oferece um formulário de feedback anônimo para todos os novos contratados, o que permite que eles façam críticas construtivas sem se preocupar em ofender alguém no processo.
Embora possa parecer contra-intuitivo para algumas organizações, incentivar ativamente o feedback dos funcionários, principalmente os negativos, pode ajudar a aumentar as taxas de retenção, garantindo que os funcionários se sintam valorizados e ouvidos.
Um terceiro ponto-chave do sucesso do onboarding da Google é a flexibilidade.
Por exemplo, enquanto alguns novos contratados podem se concentrar mais em se atualizar com suas responsabilidades do dia-a-dia, outros podem estar mais focados em aprender sobre a cultura da empresa ou explorar oportunidades de desenvolvimento de carreira disponíveis na organização.
Em outras palavras, a Google personaliza o onboarding, atendendo a diferentes necessidades a partir de uma variedade de recursos de integração.
No português claro, ela respeita a maneira como o colaborador se sente melhor ao ser integrado.
No geral, ao adotar uma abordagem flexível e personalizável para a integração, a Google criou uma experiência que não é apenas benéfica para novos contratados, mas também ajuda a garantir o sucesso organizacional a longo prazo.
Concentrando-se no suporte aos funcionários, incentivando o feedback e adaptando os programas de integração a funções específicas, a Google cria uma experiência de integração mais eficaz que outras empresas.
A pandemia do Corona vírus redefiniu a forma como trabalhamos e interagimos.
Com a maioria de nós trabalhando remotamente, criar e manter conexões humanas pode ser um grande desafio.
Certamente, temos maneiras de superar isso de forma eficaz. As principais recomendações são:
Defenda e redefina seu processo de pré-embarque. Entenda as novas expectativas de seus novos contratados. Muita gente é nova no ‘home office‘ e, por isso, você deve ser ainda mais receptivo com esse novo público.
Seja proativo. Resolver suas dúvidas e apresentá-los ao seu novo pessoal promoverá o trabalho em equipe de forma mais unificada.
Expanda a comunicação. Agende chamadas online, envie mensagens de boas-vindas e apresente os novos integrantes à toda sua equipe, se possível, já no primeiro dia.
Faça adequações. Adapte todos os materiais de treinamento físicos para que possam ser usados
online. Compartilhar instruções pré-gravadas é uma ótima maneira de torná-las memoráveis e reutilizáveis, economizando tempo ao longo do processo de integração.
Sistema de amigos. Inspirando-se na Google, atribua um amigo para cada novo funcionário. É uma maneira conveniente de guiá-los pelo fluxo de trabalho e pela cultura da sua empresa. Ter alguém que eles possam se aproximar facilmente fará com que eles se sintam bem-vindos e confortáveis.
Reforce o uso do manual da empresa. A falta de oportunidade para conversas informais leva ao aumento de perguntas. Distribuir o manual da sua empresa é uma ótima maneira de resolver rapidamente suas dúvidas. Entretanto, manuais muito longos requerem determinadas estratégias. Para que o novo integrante não fique horas procurando uma informação, tenha um índice e sumário à disposição, bem como se o manual for apresentado em vídeo, coloque os tópicos expressos em horas, minutos e segundos para facilitar que o novo integrante ‘pule o vídeo’ para o momento certo.
Acompanhamento. Supervisione o crescimento do seu funcionário por meio de check-ins regulares de videochamadas. Peça um feedback verdadeiro para entender exatamente em que pé ele está na empresa: o que lhe agrada e o que lhe desagrada.
Seja você uma startup de duas pessoas ou uma empresa de 500 funcionários, configurar o programa de integração certo é um processo de tentativa e erro. Compilamos, a seguir, os erros mais comuns a serem evitados:
Falta de estrutura. É quando a empresa não tem um processo de onboarding documentado e padronizado.
Tempo suficiente para a completa integração. É quando o onboarding da empresa se concentra apenas no curto prazo e negligencia o processo de longo prazo (3 meses).
Ausência da fase do pré-embarque. É quando a empresa ignora totalmente a fase de pré-embarque, fornecendo muitas informações de uma só vez. No português claro, é já encher o novo colaborador de tarefas antes de se apresentar a ele.
Atrasos no onboarding. É quando a empresa atrasa o processo de integração por alguns dias e semanas e deixa o novo contratado descobrir as coisas por conta própria.
Falta de material. É quando a empresa não tem programas suficientes para introduzir a cultura da empresa, vídeos de treinamento aprofundado sobre os produtos, serviços, tarefas cotidianas, entre outros temas e pautas.
Falta de metas. É quando a empresa não define metas específicas para um funcionário atingir dentro do prazo definido.
Fechar a boca e o ouvido. É quando a empresa se fecha, não recebe e nem oferece feedback para as novas contratações.
Assim como temos a jornada do cliente, também temos a jornada do funcionário. O objetivo principal da integração é tornar a jornada do seu novo funcionário o mais tranquila possível.
E uma última recomendação é: não tente improvisar. Tenha um programa de onboarding verificado e polido.
Você pode ter diferentes programas de onboarding para diferentes setores e cargos da sua empresa.
Entretanto, o primordial é que todos os colaboradores passem pelo processo de onboarding, pois todos são igualmente valiosos para o seu negócio.
Pense no primeiro dia de trabalho em todas as empresas que você já atuou. Você foi bem recebido no escritório? Foi apresentado a todos da equipe? Seu gerente se sentou com você e discutiu seu escopo de trabalho?
Se sim, isso é ótimo! Você teve uma boa experiência de onboarding.
Por outro lado, se você foi ignorado no primeiro dia e teve que ‘caçar’ seu gerente para tirar dúvidas simples, provavelmente passou por um processo de integração ruim.
Assim como conhecer uma pessoa pela primeira vez, é crucial para a empresa causar uma ótima primeira impressão no novo colaborador, que pode ser um talento escondido.
Com uma guerra contínua por talentos no mundo dos negócios, as empresas que reconhecem a importância do onboarding e têm um bom programa de integração serão as com mais chances de reter e aumentar seus talentos.
A partir do conhecimento adquirido neste curso, temos certeza que você poderá criar um programa de onboarding ideal para o seu negócio.
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