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Bons estudos!
Antes de falar sobre gestão de compras, precisamos entender o que é a compra.
A compra é o processo de aquisição de bens e serviços para tornar o gerenciamento da cadeia de suprimentos mais eficiente.
Bens, materiais e equipamentos adquiridos neste processo desempenham um papel fundamental na melhoria da qualidade dos produtos e serviços produzidos e oferecidos pela organização.
Em última análise, o processo de compra impacta na qualidade do produto e auxilia na otimização de custos na cadeia de valor.
E quem é que faz a compra? Essa tarefa é realizada pelo departamento de compras da empresa.
O departamento de compras é a área da empresa responsável pela aquisição de bens e serviços.
Dentro desse departamento existe uma equipe especializada de colaboradores qualificados para a tarefa de adquirir produtos, matérias-primas e serviços necessários para a organização operar de forma eficaz.
Entretanto, cada organização tem suas necessidades específicas quando se trata de fornecimento e aquisição de equipamentos, matérias-primas e serviços.
Essas necessidades definem o processo de compras e como funciona o departamento de compras.
Em outras palavras, nenhuma empresa compra da mesma forma, na mesma quantidade ou do mesmo fornecedor. Todas elas compram se baseando em suas necessidades específicas.
Com base nessas necessidades, a organização define as responsabilidades do departamento de compras e agiliza seus planos de compras para se proteger contra obstáculos de fornecimento de demanda.
Vamos entender o papel de um departamento de compras nesse processo.
Para entender como o departamento de compras funciona, é importante explorar o papel que ele desempenha no fluxo de trabalho geral do negócio.
Os departamentos de compras desempenham dois papéis em uma organização:
Nesta função, o departamento de compras planeja atividades de compras de alto nível com base nas metas de negócios da organização.
As responsabilidades do departamento de compras estratégicas ajudam no fornecimento estratégico de mercadorias a preços econômicos e qualidade ideal.
Decisões, como fabricação interna ou aquisição de fornecedores externos, são tomadas no estágio de compra estratégica.
Este papel também é definido como “compras táticas”, onde todas as responsabilidades do departamento de compras estão focadas em cuidar das operações e administração do negócio.
Temos, como exemplos, os pedidos repetidos com base no ciclo de compra ou de venda, reabastecimento de estoque e pagamentos de faturas.
Em outras palavras, são as compras realizadas para manter a linha de produção funcionando em sua capacidade ideal. Nada muito estratégico, apenas o essencial e indispensável.
A compra operacional atende principalmente às necessidades de longo prazo da empresa.
Com base nesses papéis de compras, uma organização pode especificar várias funções do departamento de compras.
Aqui estão algumas das funções gerais do departamento de compras:
Identificar os requisitos de aquisição para bens, materiais e serviços;
Encontrar fornecedores confiáveis para atender a esses requisitos;
Negociar preços, qualidade e prazos de entrega;
Configurar as quantidades de pedidos, fazer solicitações e fechar contratos de fornecimento;
Coordenar as operações de entrega e armazenamento;
Executar o controle de qualidade e teste do produto;
Gerenciar orçamentos com base em ROIs (Retorno Sobre Investimento, da sigla em inglês).
A equipe do departamento de compras é composta por diversos profissionais que identificam as necessidades de suprimentos, gerenciam requisições, controlam orçamentos e adquirem mercadorias a preços competitivos.
A equipe do departamento de compras normalmente inclui:
Liderando o departamento, o gerente supervisiona todas as compras e trabalha em estreita colaboração com os executivos de negócios para entender completamente suas necessidades de negócios.
Com base nisso, os gerentes de compras distribuem e delegam as responsabilidades e tarefas do departamento de compras para sua equipe.
Sob a supervisão do gerente de compras, uma equipe de profissionais executa as atividades de compras.
Eles exploram e avaliam as necessidades com base no tamanho do pedido e nas prioridades de negócios definidas pelo gerente.
São os agentes que executam as tarefas na linha de frente do departamento.
Trata-se dos colaboradores que negociam preços no dia a dia e buscam fornecedores alternativos em caso de problema de demanda.
Seu trabalho ajuda o gerente de compras a tomar as melhores decisões de compras para a organização.
São eles quem criam condições ideais de crescimento do negócio, bem como mantém a ‘roda girando’ na empresa.
Sem produto, não há venda. Sem uma boa compra, não há margem de lucro suficiente para pagar funcionários e fazer novos investimentos.
São colaboradores-chave para o negócio.
A equipe cumpre suas funções de departamento de compras seguindo um plano de compras ou uma política de compras.
Uma organização pode definir sua política de compras e estabelecer um procedimento claro para fazer compras relacionadas a negócios.
Vamos falar da visão geral de um procedimento de compra padrão para uma organização:
A principal política de compras de uma organização é comprar mercadorias com os melhores preços.
O departamento de compras deve definir e seguir estritamente os limites de gastos para cada item do pedido. Dessa forma, o departamento de compras não gasta demais e nem corta custos desnecessariamente.
Após determinar os limites de gastos, o procedimento de aquisição também deve incluir todos os fornecedores autorizados disponíveis.
Esta lista deve ser mantida e atualizada regularmente para garantir o acesso aos melhores fornecedores do mercado.
De grandes fornecedores a fornecedores de pequena escala, todas as partes externas envolvidas no processo de aquisição devem ser listadas na política.
Além da lista de fornecedores, a política de compras também deve fazer listas dos itens adquiridos.
Material de escritório e outros itens necessários diariamente devem ser listados juntos.
Da mesma forma, bens industriais e de produção devem ser listados separadamente.
Essas listas devem ser categorizadas adequadamente para fazer pedidos precisos para cada unidade de compra.
Pode ser categorizadas em “Compras de Escritório” e “Compras de Matérias-primas”, ou da maneira como o departamento de comprar achar melhor e mais organizado.
Ao fazer essas listas de fornecedores e de suprimentos, o departamento de compras deve seguir uma política de priorização definida pelos gerentes de compras e pelas principais partes interessadas do negócio.
Essa política destaca as compras que aparecem primeiro no orçamento. Com base nisso, a lista de suprimentos pode ser personalizada antes de alocar pedidos de compra.
A priorização é imprescindível para que o ciclo logístico do negócio não falhe.
Imagine, por exemplo, faltar carne para um grande rede de fast-food, ou faltar grãos de café para uma grande rede de cafeteria.
Existem produtos ou matérias-primas que são chave para o negócio.
São itens fundamentais que, na ausência deles, a existência da empresa estará ameaçada.
Assim que os pedidos de compra estiverem prontos, a organização deve seguir regras rígidas nas negociações de preços.
Sob essas políticas, o departamento de compras não deve se concentrar em preços mais baixos em detrimento da qualidade.
Em vez disso, a qualidade dos produtos deve ser otimizada com uma comparação de preços entre fornecedores.
A queda na qualidade é percebida instantaneamente pelos consumidores. Em detrimento disso, a queda na qualidade não deve ser negociável.
Durante essas negociações, compradores e fornecedores devem ser gerenciados adequadamente.
A política de compras deve enfatizar a importância de uma gestão eficiente de fornecedores.
Garantir a colocação precisa de pedidos, emitir pedidos de compra detalhados e enviar avisos antecipados para compras urgentes são algumas políticas que a organização pode e deve seguir.
Isso ajudará na construção e manutenção de uma parceria comercial confiável, lucrativa e de longo prazo com os fornecedores, ao mesmo tempo em que evita fraudes de fornecedores.
Ao longo deste procedimento, a política de compras também deve estar de acordo com as leis municipais, estaduais e federais de compras.
Sob essas diretrizes rígidas, a equipe deve trabalhar de forma coerente com as agências governamentais. Essas políticas também ajudam na prevenção de conflitos entre uma organização e seus fornecedores.
Para se comprar bem é preciso conhecer a resposta das seguintes perguntas:
O que comprar? Se refere à especificação e descrição do material. Esta pergunta deve ser respondida pelo requisitante, que pode ou não ser apoiado por áreas técnicas da empresa.
Quanto e quando comprar? É função direta da expectativa de consumo, disponibilidade financeira, capacidade de armazenamento e prazo de entrega.
Onde comprar? Cadastro de Fornecedores. Sua empresa deve criar e manter um cadastro confiável (qualitativamente) e numericamente adequado (quantitativamente).
Como comprar? Normas ou manual de compras da empresa. Estas normas deverão retratar a política de compras na qual se fundamenta a empresa. Originadas e definidas pela cúpula Administrativa, deverão esclarecer as competência para comprar, contratação de serviços, tipos de compras, fórmulas para reajustes de preços, formulários e rotinas de compras, entre outros.
A escolha de um fornecedor é uma das atividades fundamentais e prerrogativa exclusiva de compras.
O comprador deve procurar, de todas as maneiras, aumentar o número de fornecedores em potencial a serem consultados, de maneira que se tenha certeza de que o melhor negócio foi executado em benefício da empresa.
A atividade deve ser exercida de forma permanente e contínua, através de três etapas, que são:
Etapa 1: Levantamento e Pesquisa de Mercado. Estabelecida a necessidade da aquisição para determinado material, é necessário levantar e pesquisar fornecedores em potencial. O levantamento poderá ser realizado através de catálogos, revistas especializadas, associações profissionais, editais de convocação, utilizando-se da própria internet para contato direto, entre outros.
Etapa 2: Análise e Classificação. Compreende a análise dos dados cadastrais do fornecedor e a respectiva classificação quanto aos tipos de materiais a fornecer, bem como a eliminação daqueles fornecedores que não satisfizerem as exigências da empresa.
Etapa 3: Avaliação de Desempenho. Esta etapa é efetuada após o cadastramento e nela é feito o acompanhamento do fornecedor quanto ao cumprimento do contrato. Aqui, avalia-se se tudo o que foi anteriormente acordado está realmente sendo cumprido.
O departamento de compras com base nas solicitações de mercadorias efetua a cotação dos produtos requisitados.
Após efetuadas as cotações, o órgão competente analisa qual a proposta mais vantajosa levando em consideração os itens: prazo de pagamento, valor das parcelas, taxas e períodos.
Após término da fase de cotação de preços dos materiais e análise da melhor proposta para fornecimento, o setor de compras emite o pedido de compras para a empresa escolhida.
Esse pedido deverá ter com clareza a descrição do material a ser comprado, bem como as descrições técnicas, para que não ocorram as frequentes dúvidas que comumente acontecem.
Preferencialmente o pedido deverá ser emitido em 3 vias, sendo a 1ª e 2ª vias enviadas ao fornecedor, o qual colocará ciente na 2ª via e a devolverá, que passará a ter força de contrato, funcionando como um “instrumento particular de compromisso de compra e venda”. Já a 3ª via funciona como follow-up (via de acompanhamento) do pedido.
No recebimento dos materiais solicitados, alguns principais aspectos deverão ser considerados como:
Especificação técnica: conferência das especificações pedidas com as recebidas.
Qualidade dos materiais: conferência física do material recebido.
Quantidade: executar contagem dos materiais (unitária ou através de amostras).
Preço: conferência dos valores combinados.
Prazo de entrega: conferência se o prazo está dentro do estabelecido no pedido.
Condições de pagamento: conferência com relação ao informado no pedido.
Na definição do local adequado para o armazenamento devemos considerar:
Volume das mercadorias e espaço disponível;
Resistência e tipo das mercadorias (itens de fino acabamento);
Número de itens;
Temperatura, umidade, incidência de sol, chuva, etc.;
Manutenção das embalagens originais/tipos de embalagens;
Velocidade necessária no atendimento;
Se o sistema de estocagem escolhido segue as normas e técnicas de forma correta.
Nos próximos anos, os departamentos de compras evoluirão na escala e na velocidade da transformação disruptiva.
Novos materiais substituirão suprimentos convencionais e gerenciar um mix maior de fornecedores trará maiores desafios.
Nesses cenários, a chave para o sucesso de uma organização é recrutar e treinar a melhor equipe de compras.
Hoje, toda organização deve encontrar uma grande oportunidade reavaliando suas atividades de compras e economizando custos em sua cadeia de valor.
Quando as responsabilidades do departamento de compras são executadas com sucesso, a organização começa a experimentar seus benefícios.
Alguns benefícios são a maximização de lucro, controle de risco e segurança de fornecimento, forte relacionamento com fornecedores, melhoria na qualidade dos produtos e serviços oferecidos para os consumidores, e muito mais.
Além disso, a equipe de compras muitas vezes é responsável por novas ideias de produtos e serviços por meio da substituição das matérias-primas.
Ao substituir as matérias-primas tradicionais por substitutos inovadores, o departamento de compras traz uma vantagem competitiva ao negócio.
Bons departamentos de compras adotam a automação contábil, sistemas de controle de estoque, software de gerenciamento de fluxo de trabalho, sistemas de gerenciamento de documentos e soluções de tecnologia de terceirização para corrigir os desafios diários da cadeia de suprimentos e automatizar tarefas manuais.
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