Automação de Processos

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Capítulo 1: O que é Automação de Processos

Para facilitar o entendimento, vamos pensar na automação de processos em nossas rotinas diárias.

Usamos a tecnologia a nosso favor de várias maneiras, o que economiza tempo e esforço. Por exemplo, usamos aplicativos para entregar comida ou temos casas inteligentes onde você pode controlar o ar condicionado, tudo pelo celular.

A automação de processos funciona de maneira semelhante quando aplicada a um negócio. Mas, por que?

A gestão dos processos visa unir as pessoas da organização em torno de objetivos comuns, criando um ambiente agradável, cooperativo e produtivo, no qual essa organização de processos assegura os resultados da organização empresarial.

Elas precisam entender quais os procedimentos de trabalho, por que eles existem, quem deve executá-los, onde e quando devem ser executados, e como devem ser executados.

Logo, automação de processos significa tornar os processos manuais automáticos por meio da tecnologia usando a integração de dados e sistemas.

A automação de processos é um passo importante para a gestão de negócios, pois pode aumentar a competitividade, a eficiência e o valor para os clientes.

 

Capítulo 2: Por que Automatizar Processos?

O principal objetivo da automação de processos é melhorar os fluxos de trabalho de uma empresa .

Com a automação, podemos reduzir custos, tempo e desperdício, além de aumentar a produtividade, reduzir erros e controlar todos os processos do negócio em tempo real.

Você pode substituir atividades manuais por automatizadas (como máquinas na área industrial) ou reutilizar o software e os sistemas para dar suporte a várias outras tarefas.

Na indústria, por exemplo, hoje temos máquinas que tem a força de trabalho de 200 funcionários. Já em uma empresa, para entender mais claramente, imagine um processo de solicitação de compra.

Se for manual, a equipe de compras deve negociar com os fornecedores por telefone ou e-mail, aguardar as respostas, encaminhá-los para aprovação do orçamento, localizar o centro de custo e assim por diante.

Agora pense em como todos esses processos podem ser centralizados em um único sistema automatizado.

Com formulários e etapas pré-desenhadas, todo o fluxo de compra pode ser padronizado e feito online, incluindo:

1. Aprovação do orçamento, em que você só precisa de um responsável do setor para conferir os valores;

2. Cotações, com mensagens automáticas enviadas aos fornecedores;

3. Avaliação técnica, utilizando regras de negócio previamente definidas;

4. Pagamento automático;

5. Fechamento da compra.

Qualquer funcionário com acesso ao sistema pode acompanhar o status dos processos. Isso evita erros e acelera a execução das tarefas, para citar apenas dois dos benefícios. Veremos vários no decorrer deste curso.

 

Capítulo 3: Como Automatizar Processos

Automatizar processos é uma excelente maneira de reduzir erros e aumentar a eficiência dos funcionários em uma organização. Aqui estão algumas dicas sobre como realizar essa automação de forma eficaz:

1. Avalie os processos existentes: Antes de automatizar qualquer processo, é importante fazer uma análise detalhada dos fluxos de trabalho atuais. Identifique as tarefas que são repetitivas, suscetíveis a erros ou consomem muito tempo. Isso ajudará você a priorizar quais processos devem ser automatizados.

2. Escolha as ferramentas adequadas: Existem várias ferramentas e softwares disponíveis para automatizar processos. Pesquise e escolha as opções mais adequadas para as necessidades da sua organização. Alguns exemplos comuns são sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho, softwares de automação de processos robóticos (RPA) e sistemas de gerenciamento de tarefas.

3. Defina metas claras: Estabeleça metas específicas para a automação do processo, como redução de erros em X%, aumento da produtividade em X horas ou diminuição do tempo necessário para concluir uma tarefa em X%.

4. Treine os funcionários: É essencial fornecer treinamento adequado aos funcionários afetados pela automação do processo. Certifique-se de que eles entendam como a nova tecnologia funciona e como ela afetará suas responsabilidades. Isso ajudará a garantir uma transição suave e a evitar resistência à mudança.

5. Monitore e otimize: Após a implementação da automação, monitore regularmente os resultados e faça ajustes conforme necessário. Avalie o desempenho dos processos automatizados, identifique possíveis problemas ou gargalos e faça melhorias contínuas para maximizar os benefícios.

6. Promova uma cultura de melhoria contínua: Encoraje os funcionários a sugerir ideias de automação e a buscar constantemente maneiras de melhorar os processos existentes. Uma cultura de melhoria contínua ajuda a garantir que a automação seja vista como uma oportunidade para aumentar a eficiência e não como uma ameaça aos empregos.

Lembre-se de que a automação de processos não significa substituir os funcionários, mas sim permitir que eles se concentrem em tarefas mais estratégicas e de maior valor, enquanto as atividades repetitivas e passíveis de erro são realizadas de forma automática.

 

Capítulo 4: Como Selecionar os Processos para Automação?

1. Faça o mapeamento do seu negócio: O primeiro passo é verificar os processos da sua empresa para ter uma visão sistemática das operações e identificar possíveis gargalos ou tarefas duplicadas/desnecessárias. Depois de identificar os problemas, você precisa selecionar o processo que o torna mais eficiente e reduzir quaisquer pontos fracos ou desperdícios.

2. Analisar o processo selecionado e seu potencial: Depois de mapear e selecionar um processo para automatizar, é preciso verificar se os recursos em que você investe valerão a pena, se os erros serão corrigidos, se os custos serão reduzidos e quais outros ganhos possíveis existem.

3. Crie um cronograma e escolha uma equipe de implementação: Ao criar o cronograma, é importante delinear as expectativas de todos os membros da equipe que participarão do processo. A implementação deve ser feita em etapas caso haja mais de um processo ou caso haja um processo maior para automatizar. À medida que outros processos são priorizados, você verá que alguns se cruzarão com processos já existentes. No cronograma, você também deve considerar testes para localizar e corrigir eventuais erros. Recomendamos que você tenha uma equipe de pessoas de todas as áreas envolvidas neste processo.

4. Agende sessões de treinamento: Não se esqueça de treinar todos os envolvidos em todas as etapas do processo.

5. Sempre monitore seus processos: Ao automatizar um processo, você precisará de análises constantes para avaliar os resultados. Tais análises geralmente são realizadas por meio de indicadores e gráficos. Ao usar esses indicadores e gráficos, você pode verificar oportunidades de melhoria e confirmar pontos fortes.

 

Capítulo 5: Como saber se a empresa precisa de automação?

A resposta mais breve possível é: sempre acontece. Que empresa não se beneficiaria de acelerar processos, reduzir erros e melhorar a qualidade?

Mas existem alguns sintomas que mostram que sua empresa pode automatizar seus processos, como:

1. Ruído de comunicação: Se o departamento de compras enviou uma solicitação de aprovação de orçamento e ainda não recebeu uma resposta, significa que uma etapa foi perdida no caminho. Com a automação de processos, no entanto, isso não acontece.

2. Ações desalinhadas com a estratégia: o objetivo é fazer com que toda a empresa opere alinhada aos seus objetivos estratégicos. Se isto não está funcionando adequadamente, definitivamente há algo de errado com os processos da empresa.

3. Processos não padronizados: A falta de padronização causa erros, desperdícios e retrabalho, o que significa que é vital definir regras a serem seguidas e automatizar tudo. Então, se uma tarefa não atender aos padrões, o sistema pode interrompê-la e ajudar a corrigi-la.

4. Dificuldade em identificar problemas: se a produtividade cair, mas você não souber o porquê, automatizar processos o ajudará a encontrar exatamente onde estava o problema.

5. Decisões não fundamentadas: Se a administração tomar decisões com base apenas na intuição (aquele famoso “achômetro”), sua empresa definitivamente perderá em termos de vantagem competitiva. 

 

Exemplos de automação de processos:

1. Na área de estoques, você pode automatizar processos para calcular o giro de produtos, identificar oportunidades para o marketing sazonal (determinadas épocas do ano, como verão e inverno), disparar um pedido de compra automático com seu fornecedor assim que determinado produto estiver quase em falta no estoque, etc.

2. Nas mídias sociais, você pode usar as ferramentas de automação das principais redes sociais para publicar conteúdos nos horários programados e com a maior taxa de engajamento, dentre outras funções lá disponíveis.

3. Na área fiscal e financeira, você pode optar por softwares e aplicativos que emitem boletos em poucos cliques, que emitem notas fiscais automaticamente após a venda de um produto, entre outros.

4. Na área de marketing, você pode automatizar e-mails para serem disparados sempre que determinado cliente entra em seu site. Caso ele abra o primeiro e-mail, você pode automatizar o envio de um segundo e-mail com novos conteúdos. Quando ele abre esse segundo e-mail, você lança um terceiro e-mail tentando realizar a venda de seu produto ou contratação de seu serviço.  

 

Capítulo 6: Principais Vantagens

Em poucas palavras, uma organização com processos otimizados pode entregar produtos e serviços a clientes com maior valor agregado. As principais vantagens são: 

1. Redução de custos: A redução de custos é um dos principais benefícios da automação de processos, pois você pode identificar quaisquer gastos desnecessários em cada tarefa e evitá-los.

2. Padronização da operação: Quando você padroniza seus processos, a empresa pode oferecer maior qualidade em seus produtos e seguir todas as regras do negócio. As regras também podem ser automatizadas para que os processos sejam realizados de acordo com as orientações dos gestores.

3. Controle de desempenho: Também podemos estabelecer indicadores de desempenho e configurá-los para serem atendidos automaticamente. Ao final do processo, é possível emitir relatórios consolidados , que informam a equipe sobre metas e resultados e possibilita a remodelação. Esses relatórios podem fornecer à equipe informações e auxiliar em outras decisões de gestão. A tomada de decisão pode ser mais assertiva e ocorrer em tempo real. 

4. Mais eficiência nas operações: A automação de processos pode acelerar todos os processos, reduzindo os ciclos de produção, evitando repetições desnecessárias e reduzindo o tempo entre as tarefas. Essa otimização é perfeita para quem deseja aumentar sua velocidade e eficiência, pois o tempo é um dos principais indicadores de produtividade.

5. Vários métodos de comunicação: A automação de processos nos permite conectar diversas ferramentas, como dispositivos móveis, o portal da empresa, endereços de e-mail comerciais e até sistemas que podem ser considerados obsoletos, entre outros, o que agiliza as tarefas.

6. Tarefas acessíveis a todos: Os envolvidos no processo (por exemplo, gestores e atendentes) terão fácil acesso às atividades , para que conheçam o estágio da tarefa em tempo real. Há softwares que podem distribuir tarefas automaticamente , identificando os responsáveis por cada processo e centro de custo.

7. Fácil definição de prioridades: Os gerentes de processo podem determinar as atividades de alta prioridade que precisam ser executadas primeiro e torná-las mais visíveis para os outros, ao mesmo tempo em que bloqueiam as tarefas de baixa prioridade. Como resultado, os participantes podem se concentrar no que é mais importante, evitando perder tempo e esforço.

8. Rastreabilidade do processo: Os processos automatizados são mais fáceis de rastrear e monitorar . Toda vez que um processo é executado, informações sobre quem o fez, quando foi feito e quais recursos foram utilizados estão sempre disponíveis. Além de mais controle para os gestores, os processos também são facilmente auditados, aumentando a transparência da empresa.

9. Integração do sistema: Softwares podem ser integrados a outras plataformas e sistemas internos — como departamentos de compras, RH, equipes de marketing, fornecedores e sistemas de estoque — além de sistemas externos, como o sistema tributário do governo e os correios. Isso permite automatizar e conectar essas atividades. Os bancos de dados são integrados a um sistema de informação comum, o que aumenta a inteligência competitiva da empresa. Como você pode ver, ter todos esses processos automatizados é essencial para a melhoria constante, pois facilita encontrar erros, corrigi-los ativamente e medir os resultados.

 

Capítulo 7: Tipos de Softwares mais comuns em Automação de Processos 

Se na indústria temos os robôs e maquinários, nos escritórios de negócios temos softwares de automação. Os tipos mais comuns são:

 

1. Sistemas de Processamento de Transações (SPT ou TPS)

SPT tem como finalidade registrar as transações empresariais realizadas. Uma transação equivale a qualquer troca relacionada com negócios que ocorra dentro da organização.

Os SPT representam a aplicação dos conceitos de informação e tecnologia para as transações rotineiras, repetitivas, mas críticas para a empresa. Exemplos comuns: Registro e processamento de vendas; Emissão de faturas para clientes; Registro de funcionários.

 

2. Sistemas de Informações Gerenciais (SIG ou MIS)

Um SIG é um sistema que fornece informação rotineira aos gerentes e tomadores de decisão, como informação de itens mais vendidos, quem são os melhores vendedores, situação do controle de estoque em geral, etc. Os SIG basicamente fornecem relatórios padronizados com base nos dados e nas informações do sistema de processamento de transações (SPT).

Provê aos gerentes informações e suporte à decisão, respostas às operações diárias, agregando valor aos processos da organização. Sua utilização abrange todos os níveis da administração. Os SIG produzem uma variedade de relatórios: 

1. Relatórios programados: são gerados regularmente (exemplo: níveis diários de estoque; itens mais vendidos);

2. Relatórios de demanda: sob requisição (exemplo: nível de estoque para um representante de vendas);

3. Relatórios de exceção: situações não-usuais ou críticas (exemplo: baixos estoques de um item).

 

3. Sistemas de Suporte à Decisão (SSD ou DSS)

Um SSD é usado para dar suporte a um problema específico na tomada de decisões. O foco de um SSD incide sobre a eficácia da tomada de decisões. Um SIG, como vimos, ajuda a organização a “fazer as coisas certas”, enquanto um SSD ajuda o gerente a “tomar a decisão certa” naquele momento. Por exemplo, um SSD pode ajudar um fabricante de automóveis na escolha da melhor localização para construir novas instalações.

Ajuda uma companhia de petróleo na pesquisa do local ideal para perfurar. Nesses casos, um SSD poderá sugerir alternativas e dar suporte à tomada de decisão final. A diferença é que possuem suporte para a análise drill down, que é um detalhamento mais profundo de informações. Exemplo: custo total do projeto, custo total em cada fase do projeto, custo total de cada atividade do projeto.

 

4. Sistemas de Apoio ao Executivo (SAE)

Destinados aos executivos da cúpula, permite que estes examinem o desempenho organizacional de uma perspectiva geral da empresa. São utilizados, então, para decisões estratégicas. São representações mentais da realidade, abstrações dos contextos complexos das decisões, que os executivos utilizam para simplificar seu processo de decisão, identificando as variáveis importantes, gerando e avaliando as alternativas.

Os SAE são desenvolvidos para serem usados sem muito treinamento dos executivos. Ajudam executivos a tomar decisões estratégicas rápidas. Ajudam em situações de alto grau de incerteza. Exemplo: Quais as consequências de uma fusão ou de aquisição de uma empresa concorrente? Será que devo trocar meu fornecedor principal de matéria prima? Devo lançar novos produtos no mercado ou atualizar a minha linha atual? 

 

5. Gestão de Relacionamento com o cliente (CRM, Customer Relationship Management)

É um sistema de software que ajuda as empresas a rastrear facilmente todas as comunicações e nutrir relacionamentos com seus clientes. É a combinação de práticas, estratégias e tecnologias que as empresas usam para gerenciar e analisar as interações e os dados do cliente em todo o ciclo de vida do cliente .

O objetivo é melhorar as relações de atendimento ao cliente e auxiliar na retenção de clientes, bem como impulsionar o crescimento das vendas. Os sistemas de CRM compilam dados de clientes em diferentes canais, ou pontos de contato, entre o cliente e a empresa, que podem incluir o site da empresa, telefone, chat ao vivo, mala direta, materiais de marketing e redes sociais. Esses softwares também podem fornecer aos membros da equipe de atendimento ao cliente informações detalhadas sobre as informações pessoais dos clientes, histórico de compras, preferências e preocupações de compra. Os quatro principais fornecedores de sistemas CRM são Salesforce, Microsoft, SAP e Oracle. Por fim, a utilização do CRM lhe permite ter as respostas das seguintes perguntas: 

1. Qual é o valor, ao longo do tempo, de determinado cliente para a empresa? 

2. Quais são nossos clientes fiéis?

3. Quem são nossos clientes mais lucrativos?

4. O que esses clientes lucrativos costumam comprar?

5. Em que período estes clientes lucrativos costumam comprar?

6. Já tivemos algum histórico de problemas ou divergências com determinado cliente? 

 

6. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos (SCM, Supply Chain Management)

Software que inclui todas as atividades que devem ocorrer para que o produto certo chegue às mãos do consumidor certo, na quantidade certa e no momento certo – desde a extração de matérias-primas até a compra do consumidor final.

Para que isso aconteça é preciso integrar os 3 processos-chave em toda a cadeia de suprimento, que são: compra (purchasing), produção (production) e distribuição (distribution). O SCM, então, se concentra no planejamento e previsão, compras, montagem de produtos, movimentação, armazenamento, distribuição, vendas e atendimento ao cliente. É imprescindível para qualquer empresa que queira ter um sistema de logística completo.

 

Capítulo 8: Considerações Finais

Como vimos, a automação de processos de negócios refere-se ao uso da tecnologia para executar tarefas ou processos recorrentes em uma organização onde o esforço manual pode ser substituído.

É feito para minimizar custos, aumentar a eficiência e agilizar os processos. Para isso, como tudo em nossa vida moderna, utilizamos softwares ou aplicativos para nos ajudar nas tarefas mais cansativas (ou que, mesmo não cansativas, tomam muito do nosso tempo). 

Se você ou sua empresa não estão muito acostumados com a tecnologia, a transformação digital pode parecer uma meta grandiosa e esmagadora. Mas pense que a automação de processos de negócios pode ser um trampolim para a adoção dessa cultura de transformação (e adaptação) contínua da tecnologia. Você pode começar com alguns processos que claramente precisam de correção de curso e gradualmente progredir.

Simplifique processos, evite retrabalho e otimize tempo, tanto no trabalho quanto em sua vida pessoal.

Esperamos que tenha gostado desse curso introdutório de Automação de Processos.

Agora você pode solicitar todos os certificados de conclusão deste curso.

Desejamos a você todo o sucesso do mundo. Até o próximo curso!