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Nosso Curso Online de Assistente Virtual já começou!

Um assistente virtual pode oferecer uma ampla gama de serviços, como atendimento ao cliente, gerenciamento de projetos, suporte administrativo, gerenciamento de mídias sociais, agendamento de reuniões, gerenciamento de e-mails e organização de eventos. 

Não há uma contagem precisa do número de assistentes virtuais existentes no Brasil, já que muitos profissionais trabalham de forma autônoma e não há uma regulamentação específica para a profissão. No entanto, é possível observar um aumento significativo no número de assistentes virtuais no país nos últimos anos.

Com o aumento das compras e serviços realizados pela internet, muitas empresas estão buscando profissionais que possam ajudá-las a gerenciar suas atividades online de forma eficiente.

A profissão de assistente virtual está em alta no Brasil e em todo o mundo devido a uma combinação de fatores, incluindo avanços tecnológicos, necessidade de redução de custos, flexibilidade de trabalho e demanda crescente por serviços online.

Bom, e como sempre, deixaremos o conteúdo bem mastigadinho, ilustrado e cheio de exemplos práticos para você!

Lembrando que, ao adquirir os certificados desse curso, você também recebe os certificados de tudo o que aprendeu nos módulos. São 10 certificados ao todo. Esses vários certificados dão um peso gigantesco no currículo em processos de seleção ou promoção interna.

Preparados? Pois estão, vamos em frente!

 

Quais as 30 tarefas ou atuações mais comuns de um Assistente Virtual? 

1. Gerenciamento de e-mails: O assistente virtual pode cuidar da caixa de entrada de e-mails de um cliente, triando mensagens, respondendo a consultas simples e organizando os e-mails por prioridade. Como fazer isso? Você começa sua manhã revisando todos os e-mails recebidos. À medida que revisa os e-mails, você reconhece aqueles que são urgentes e exigem atenção imediata. Você pode marcá-los com uma bandeira ou usar um sistema de cores para indicar sua importância se isso te ajudar a se concentrar nas prioridades. Depois, você começa a responder os e-mails urgentes. Após cuidar dos e-mails urgentes, você pode se concentrar nas solicitações menos críticas, e assim por diante.

2. Agendamento de compromissos: Realizar o agendamento de reuniões, conferências e compromissos do cliente, garantindo que a agenda esteja organizada e atualizada. Como fazer isso? Independente se você usa agenda física ou eletrônica, como Google Agenda, você precisa considerar a prioridade e a urgência de cada compromisso. Compromissos críticos, como negociações importantes ou decisões estratégicas, devem ser agendados em horários em que o seu contratante esteja mais alerta e focado. E que horários são esses? Você pode alinhá-los diretamente com o contratante, pois isso é algo subjetivo. Às vezes seu contratante é mais focado na parte da manhã e às vezes pode ser mais focado no final da tarde. É importante que haja esse alinhamento para melhorar os resultados das negociações.

3. Resposta a perguntas frequentes de clientes: Fornecer respostas a perguntas comuns dos clientes, economizando o tempo do cliente e oferecendo suporte rápido. Como fazer isso? Sugiro que você crie um documento com respostas às perguntas mais comuns dos clientes, para que possa fornecer informações rapidamente, economizando o tempo do cliente. Caso queira configurá-las no WhatsApp Business, vá nos três pontinhos > Configurações > Ferramentas comerciais > Respostas rápidas. Crie e salve suas respostas em atalhos que irá lembrar no atendimento. Exemplo: /olá, /preços, /cardápio, etc.

4. Suporte ao cliente por chat ou e-mail: Interagir com clientes em tempo real via chat ou responder a consultas por e-mail, solucionando problemas e oferecendo assistência. Responda prontamente às perguntas dos clientes, demonstre empatia em casos de problemas e forneça informações claras e precisas. Use modelos de respostas prontos para economizar tempo, mas personalize sempre que necessário para atender às necessidades específicas do cliente. Uma dica é sempre chamá-lo pelo nome. Dessa forma, o atendimento fica menos “robotizado”. Mantenha registros organizados das interações e siga os procedimentos de resolução de problemas do cliente, garantindo uma experiência positiva.

5. Pesquisa de mercado e análise de concorrência: Realizar pesquisas para obter informações sobre o mercado e os concorrentes, ajudando o cliente a tomar decisões estratégicas. Minha dica de ouro aqui: compreenda os seus clientes em site de avaliações. Como você já pode ter notado, os consumidores na Amazon, no Mercado Livre, na Shopee ou em qualquer outro grande e-commerce, são diretos e honestos em suas avaliações, sejam elas positivas ou negativas. Você também pode ficar de olho no Twitter. Quão poderoso você acha que é um cliente fazendo uma avaliação desse tipo, por exemplo: “O sabor é muito bom, mas toda barrinha cereal que eu compro fica grudando em todos os meus dentes”?. Pare um instante e reflita as oportunidades de soluções de negócios que você tem em cada avaliação, principalmente nas negativas.

6. Organização de eventos e webinars online: Planejar, promover e gerenciar eventos virtuais, como webinars, conferências e workshops. Como o assistente virtual pode fazer isso? Para organizar eventos e webinars online, o assistente virtual deve começar definindo os objetivos do evento com o cliente. Em seguida, ele pode elaborar um plano que inclui a escolha da plataforma de transmissão, a data, as estratégias de promoção do evento, a criação de materiais de divulgação (convites, banners?), e o gerenciamento das inscrições. Durante o evento, o assistente deve garantir que tudo funcione sem problemas, ajudando os participantes com problemas técnicos, moderando o chat e acompanhando as métricas de engajamento. Após o evento, ele pode ajudar na avaliação dos resultados, coletando feedback dos participantes e preparando relatórios de desempenho. Isso garante que o cliente tenha eventos virtuais bem-sucedidos e impactantes.

7. Gerenciamento de mídias sociais:  Criar e agendar postagens, responder a comentários e mensagens, monitorar métricas de engajamento nas redes sociais. De acordo com o Sprout Social, os melhores horários para publicar nas redes sociais em geral são: Segundas-feiras, das 10h ao meio-dia. Terças-feiras, das 9h às 14h. Quartas-feiras, das 9h às 13h. Quintas-feiras, das 9h ao meio-dia. Sextas-feiras, das 9h às 11h. Ao receber comentários, é importante responder prontamente. Caso demore muito, a intenção de compra do cliente some feito passe de mágica. O monitoramento constante das métricas de engajamento, como curtidas, compartilhamentos e comentários, ajuda a avaliar o desempenho e ajustar a estratégia conforme necessário. Então, fique atento nelas para ver que tipos de postagens e formatos funcionam melhor para o público do seu cliente.

8. Edição e formatação de documentos: Editar textos, relatórios e documentos, garantindo que estejam formatados de maneira profissional. Na edição e formatação de documentos, o assistente virtual deve começar revisando o conteúdo quanto a erros gramaticais, ortográficos e de coesão textual. Dica de ouro aqui: copie e cole seu texto no Language Tool. Link aqui. Com a ortografia e coesão impecável, garanta que o documento siga um estilo consistente, incluindo formatação de fonte, margens, espaçamento e alinhamento de texto, conforme especificações do seu contratante. Antes de entregar, faça novamente uma revisão minuciosa para garantir que o documento esteja pronto para ser apresentado de maneira profissional.

9. Transcrição de áudio e vídeo: Transcrever gravações de áudio ou vídeo em texto escrito para facilitar a pesquisa e a referência futuras. Ao invés de fazer “na unha”, minha dica de ouro aqui: use o Word. Lá, carregue o seu arquivo de áudio > Vá para Home > Ditar > Transcrever. A qualidade do texto dependerá da qualidade do áudio, obviamente. Quanto mais ruídos, pior a qualidade da escrita automática. Por isso, faça uma revisão minuciosa e formate da maneira adequada.

10. Gestão de agendas: Manter a agenda do cliente organizada, garantindo que compromissos e tarefas estejam registrados e cumpridos. A minha melhor recomendação: Use o Google Agenda. Link aqui. Ele é gratuito, simples e intuitivo.

11. Preparação de apresentações em PowerPoint: Criar apresentações visuais profissionais com gráficos, imagens e informações relevantes. Aqui, minha recomendação é que você use o Canva. Lá, você já terá milhares de modelos prontos que não dependerá das habilidades de design. Após editar sua apresentação, você pode exportar como PDF, PPT, entre vários outros formatos.

12. Reservas de viagem e hospedagem: Planejar viagens de negócios, reservar voos, hotéis e transporte, garantindo uma logística tranquila. Por exemplo, você pode pesquisar os melhores voos, hotéis e opções de transporte terrestre para seu contratante. Você também pode certificar-se de que a pessoa ou o time tenha todos os documentos necessários, como passaporte e visto, caso a viagem seja internacional, fazendo um checklist para eles não se esquecerem de nada. Proatividade é a palavra de ordem aqui!

13. Gestão de contas a pagar e a receber: Acompanhar as finanças do cliente, emitir faturas, pagar contas e manter registros financeiros organizados. Sem segredo aqui. Seu contratante apresentará a plataforma que ele utiliza e você se concentra em gerar e avaliar relatórios.

14. Atualização de conteúdo em sites e blogs: Manter sites e blogs atualizados com conteúdo relevante, imagens e links.

15. Análise de dados e geração de relatórios: Coletar dados, analisar tendências e criar relatórios para ajudar o cliente a tomar decisões informadas. Aqui também não há segredos: você começa coletando dados relevantes de diversas fontes, como bancos de dados, planilhas e ferramentas de análise. Em seguida, realiza uma análise minuciosa dos dados, identificando tendências, padrões e insights significativos. Com base nessa análise, você cria relatórios claros e concisos que destacam as descobertas mais importantes.

16. Tradução de documentos e textos: Traduzir documentos ou textos de um idioma para outro, facilitando a comunicação em mercados internacionais. Pensou que eu ia recomendar o Google Translate, né?! Recomendo que você dê uma olhada no Deepl. Dá para “arrastar” arquivos em Word, Power Point e PDF lá. Pessoalmente, achei ele mais eficiente que o serviço da Google.

17. Criação de boletins informativos: Projetar, escrever e distribuir boletins informativos por e-mail para manter os clientes informados. Sem segredo aqui!

18. Gerenciamento de projetos: Colaborar com a equipe do cliente para organizar tarefas, definir prazos e garantir que os projetos sejam concluídos com sucesso. Aqui, minha sugestão é que você use o Asana ou o Trello. Falaremos mais sobre ele no decorrer do curso.

19. Pesquisa de fornecedores e cotações de preços: Identificar fornecedores, coletar cotações de preços e negociar acordos em nome do cliente.

20. Organização de arquivos e documentos digitais: Criar uma estrutura de pastas organizada, digitalizar documentos físicos e manter os arquivos digitais acessíveis.

21. Elaboração de planilhas e gráficos: Criar planilhas para gerenciar dados, calcular orçamentos e criar gráficos para visualizar informações. Aqui, recomendo, obviamente, o uso do Excel.

22. Coordenação de reuniões e videoconferências: Agendar reuniões, compartilhar links de videoconferência e garantir que todos os participantes estejam conectados. Aqui, você seleciona uma plataforma de videoconferência adequada e agenda a reunião, compartilhando os convites com os participantes. Antes da reunião, recomendo enviar lembretes para garantir que todos estejam cientes do horário e dos detalhes. Durante a reunião, atue como moderador, ajudando a manter a ordem e facilitando a participação de todos.

23. Monitoramento de métricas de marketing: Acompanhar métricas de marketing online, como tráfego no site, conversões e taxas de cliques. Recomendo: Search Console e Analytics, ambas ferramentas do Google. No Search Console, selecione a propriedade do site desejado e examine as métricas de cliques, impressões, CTR e posição média. Para obter detalhes, explore relatórios como consultas de pesquisa e páginas mais visitadas. No Google Analytics, verifique as métricas gerais de tráfego, incluindo sessões, usuários, páginas por sessão e taxa de rejeição. Aprofunde-se com relatórios de aquisição, comportamento do usuário e conversões, configurando metas para rastrear conversões específicas.

24. Suporte na criação e envio de campanhas de e-mail marketing: Auxiliar na criação, segmentação e envio de campanhas de e-mail marketing. Se for prestar esse tipo de serviço, é interessante que você tenha um conhecimento básico em HTML. Há vários serviços de e-mail marketing. Recomendo trabalhar com os seguintes: MailChimp, Zoho, SendPulse e RDStation.

25. Gerenciamento de reservas para serviços profissionais: Agendar consultas médicas, serviços de consultoria, aulas particulares, entre outros, de acordo com a disponibilidade do cliente. Sem segredo também aqui.

26. Resolução de problemas técnicos simples: Fornecer assistência básica na resolução de problemas técnicos, como configuração de dispositivos ou aplicativos.

27. Coleta de feedback de clientes: Solicitar feedback dos clientes sobre produtos ou serviços, analisar as respostas e apresentar recomendações para melhorias.

28. Envio de lembretes e follow-ups: Enviar lembretes de compromissos, faturas pendentes ou prazos para garantir que o cliente esteja atualizado e informado.

29. Manutenção de bancos de dados de clientes: Manter registros atualizados de clientes, incluindo informações de contato e histórico de interações. Aqui, você precisará de um CRM. Falaremos também sobre ele no decorrer do curso.

30. Pesquisa e seleção de recursos de aprendizado online para desenvolvimento profissional: Encontrar cursos, webinars e materiais de aprendizado relevantes para o desenvolvimento profissional do cliente ou da equipe dele, economizando tempo na pesquisa.

 

Os 4C’s da Assistente Virtual?

Para se tornar um assistente virtual, é preciso possuir um conjunto de habilidades e competências que permitam realizar as tarefas necessárias com eficácia e profissionalismo.

Além do óbvio, que é saber se comunicar bem, ser bom redator, ter conhecimento nas tecnologias e marketing digital, habilidades de gestão de tempo e organização, podemos resumir o conjunto de habilidades e competências do assistente virtual em 4 C’s:

1. O primeiro C, sem dúvida, é o mais desafiador, e trata-se da Consistência. A chave para a consistência reside em realizar um pouco mais a cada dia e, em seguida, manter essa prática. A repetição desempenha um papel crucial, pois uma grande ação executada uma única vez não supera uma pequena ação realizada de forma consistente ao longo dos anos.

2. O segundo C é o Conteúdo. Tanto o que você absorve quanto o que você produz. Deixe-me explicar: para criar conteúdo de qualidade, é fundamental consumir conteúdo de qualidade. Ao absorver bons conteúdos, você adquire conhecimento, acumula experiência e se especializa, permitindo aprimorar ainda mais o seu próprio conteúdo.

3. O terceiro C é a Curiosidade. Como Paulo Freire afirmou, “Não haveria criatividade sem a curiosidade que nos move.” Essa é a essência. Manter-se constantemente curioso me motivou a buscar aprendizado constante e a descobrir algo novo com regularidade.

4. Por último, o C do Cafezinho. É a verdadeira poção mágica da produtividade. Os teclados dos assistentes virtuais são movidos a cafeína. Se você encontrar um assistente virtual sem uma xícara de café, tenha cuidado, porque essa criatura rara provavelmente está em modo de economia de energia e corre o risco de entrar em hibernação a qualquer momento.

 

Como Fazer o Gerenciamento de Tempo e Produtividade?

O gerenciamento de tempo e produtividade são habilidades essenciais para profissionais em todos os setores, mas em especial para o assistente virtual.

A capacidade de gerenciar o tempo de forma eficaz e maximizar a produtividade pode levar a melhores resultados e maior sucesso em suas atividades profissionais. 

Minhas melhores dicas aqui são:

1. Planejar, estabelecendo metas e prioridades. Benjamin Franklin já dizia que, “se você falha em planejar, está planejando falhar”. É importante definir metas claras e estabelecer prioridades para garantir que o tempo e os recursos sejam alocados adequadamente. Tenha uma lista das tarefas que são urgentes, pouco urgentes ou não urgentes no momento. Leve em consideração nessa lista os prazos e a dificuldade da tarefa. Tarefas urgentes, com prazo apertado e que são mais difíceis de execução devem estar no topo da sua lista. Isso lhe dá um norte de qual tarefa iniciar primeiro no seu dia. Minha melhor dica aqui é: planeje o seu próximo dia com antecedência. Minutos antes ou após finalizar seu “expediente”, elabore o plano para o próximo dia. Nada como começar um dia de trabalho sem surpresas!

2. Delegação. É importante aprender a delegar tarefas e responsabilidades quando possível. Mesmo você, contratado como um assistente virtual, pode “recrutar” alguns freelancers e treiná-los para tarefas que mais tomam o seu tempo. Trata-se de terceirizar a tarefa que já foi terceirizada a você (isso se chama quarteirização de trabalho). Isso permite que você se concentre nas tarefas mais importantes do seu cliente, garantindo que as tarefas sejam feitas pelos ‘quarteirizados’ e concluídas dentro do prazo e com eficiência. É lógico que os cálculos devem ser colocados no papel para verificar se o investimento faz sentido. Basicamente, levando em consideração o tempo da tarefa e o valor que você recebe por ela, é melhor você fazer pessoalmente ou contratar um freelancer?

3. Organização e foco. É importante manter um ambiente de trabalho organizado e limpo para garantir que as tarefas sejam realizadas de maneira eficiente. Além disso, manter um calendário e uma lista de tarefas atualizada pode ajudar a manter o foco e minimizar distrações. O foco evita distrações, como redes sociais e outras atividades não relacionadas ao trabalho. Há aplicativos de smartphone que “bloqueiam” suas redes sociais, evitando que “seu vício” atrapalhe sua produtividade. Vai uma dica aqui? Freedom. Essa benção bloqueia sites e aplicativos que distraem você. Sim, é uma indireta para você que fica muito tempo no Instagram. 🙂

4. Automatização. Utilize ferramentas de automatização e gerenciamento de tarefas para agilizar processos e economizar tempo. Dependendo da tarefa, você pode usar macros. Uma macro é uma ação ou um conjunto de ações que você pode executar quantas vezes quiser. Basicamente, ao criar uma macro, você está gravando cliques e teclas do mouse. Dessa forma, tarefas repetitivas, que você precisa clicar exatamente no mesmo lugar, dezenas, centenas ou milhares de vezes, serão feitas pela macro, e você poderá até tomar um café relaxante enquanto a macro faz o seu trabalho. Se estiver procurando um software de macro, o que recomendo é este aqui. Não é publicidade, mas sim o melhor que já usei.

5. Aprendizado contínuo. Aprenda com seus erros e busque sempre novas formas de melhorar a eficiência e produtividade. A ideia é que você produza sempre mais em menos tempo, usando e abusando da automação nas tarefas para não ficar sobrecarregado. Bill Gates disse uma vez: “Eu sempre escolho uma pessoa preguiçosa para fazer um trabalho difícil, porque ela encontrará uma maneira fácil de fazê-lo”. Seja preguiçoso (leia-se: eficiente).

6. Gerenciamento de estresse. O estresse pode afetar negativamente a produtividade, por isso é importante aprender a gerenciar o estresse e manter a saúde mental e física em boas condições. Dá uma olhadinha nesse nosso curso de inteligência emocional. Ele pode te ajudar bastante nisso!

 

Quais as Ferramentas Essenciais para o Assistente Virtual?

Como assistente virtual, é essencial que você esteja atualizado sobre as últimas ferramentas de tecnologia disponíveis no mercado.

O uso dessas ferramentas pode ajudá-lo a maximizar sua eficiência e produtividade, bem como a oferecer um serviço de alta qualidade aos seus clientes. 

Algumas das ferramentas tecnológicas mais úteis para assistentes virtuais incluem:

 

Ferramentas de gerenciamento de projetos

As ferramentas de gerenciamento de projetos, como o Asana e o Trello, são ótimas opções para manter o controle de tarefas e prazos. Elas permitem que você organize e atribua tarefas, acompanhe o progresso dos projetos e se comunique com os membros da equipe.

O Asana possui uma interface intuitiva e permite a criação de tarefas, projetos, subtarefas, prazos e atribuição de responsabilidades para cada membro da equipe. 

 

(Vídeo Complementar) Funcionamento do Asana:

A ferramenta oferece a possibilidade de criar fluxos de trabalho personalizados e acompanhar o progresso do projeto. 

O Asana é mais adequado para projetos maiores e equipes que precisam de uma ferramenta mais robusta.

Já o Trello utiliza um sistema de quadros, listas e cartões que permite a organização visual das tarefas e projetos.

 

(Vídeo Complementar) Funcionamento do Trello (ative a opção de legendas, se precisar):

O Trello é mais adequado para projetos menores e equipes que preferem uma ferramenta mais simples e visual.

Ambas as ferramentas permitem a colaboração em equipes. Dessa forma, você, como assistente virtual, poderá alinhar as demandas com os colaboradores da empresa contratante.

 

Ferramentas de comunicação

Seu contratante muito provavelmente vai solicitar muitas reuniões com você, uma vez que o assistente virtual trabalha de forma remota. E verdade seja dita, mesmo com a tecnologia, gostamos de conversar olho no olho. 

É uma regra básica de etiqueta que demonstra seriedade e compromisso com as tarefas.

Bom, existem várias opções para ferramentas de comunicação, como o Google Meet, Skype e o Zoom, que permitem que você se comunique com seus clientes em tempo real por meio de videoconferência. 

O mais utilizado hoje, pelas empresas, é o Google Meet. 

 

(Vídeo Complementar) Como usar o Google Meet (ative a opção de legendas, se precisar):

 

Ferramentas de gerenciamento de tempo

As ferramentas de gerenciamento de tempo, como o RescueTime, ajudam a monitorar o tempo gasto em tarefas específicas, permitindo que você faça ajustes em sua rotina de trabalho e maximize sua produtividade.

A ideia em usar esse app (ou outro semelhante a ele) é identificar as distrações e interrupções que afetam sua produtividade ao longo do dia, como redes sociais, e-mails ou mensagens instantâneas. Dessa forma, você pode ajustar sua rotina de trabalho.

Em relação a projetos, o app permite que você acompanhe quanto tempo gasta em cada projeto, o que pode ajudá-lo a monitorar o progresso e a produtividade de cada projeto. Essa informação pode ser útil para saber quanto cobrar de seus contratantes com precisão.

 

(Vídeo Complementar) Como usar o Rescue Time (ative a opção de legendas, se precisar):

 

Ferramentas de armazenamento em nuvem

As ferramentas de armazenamento em nuvem, como o Google Drive e o Dropbox, permitem que você compartilhe e acesse arquivos de qualquer lugar com acesso à Internet. 

Isso pode ser especialmente útil quando trabalha de forma remota. 

Crie uma pasta de armazenamento e compartilhamento com cada cliente contratante. Seja bem organizado quanto a isso! 

 

(Vídeo Complementar) Como usar o Google Drive:

 

Ferramentas de gerenciamento de finanças

Existem diversos aplicativos brasileiros de gerenciamento financeiro que podem ser úteis para assistentes virtuais, auxiliando no controle de receitas, despesas, faturas, entre outros. 

Após testar várias opções, minha melhor recomendação é o uso da ContaAzul.

Embora originalmente seja uma plataforma de gestão empresarial, o ContaAzul também oferece recursos de gerenciamento financeiro pessoal, permitindo a gestão de receitas, despesas, faturas, entre outros, além de permitir a integração com contas bancárias e cartões de crédito.

 

(Vídeo Complementar) Como usar a ContaAzul:

É importante lembrar que a escolha do aplicativo mais adequado depende das necessidades e preferências de cada pessoa.

 

Ferramentas de CRM

Ferramentas de CRM (Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente) são softwares e tecnologias que ajudam as empresas a gerenciar suas interações com clientes atuais e potenciais, para melhorar o relacionamento e aumentar as vendas. 

Essas ferramentas permitem que as empresas coletem, organizem e analisem dados sobre seus clientes, com o objetivo de criar relacionamentos mais efetivos e duradouros.

O Salesforce é a ferramenta de CRM mais popular, oferecendo uma ampla variedade de recursos para gerenciar vendas, marketing e serviços ao cliente. Ela é a pioneira do segmento, e um profissional especializado nessa ferramenta costuma ganhar muito bem e dificilmente fica sem trabalho. Em outras palavras, há uma demanda grande por profissionais especializados no uso dessa ferramenta.

 

(Vídeo Complementar) Como usar o Salesforce para iniciantes (ative a opção de legendas, se precisar):

 

Fórmula AIDA, Assistente Virtual e Copywriting: Como estruturar comunicações persuasivas?

As chances do seu job de assistente virtual estar ligado à redação persuasiva (ou copywriting) é muito alta. A busca por esse tipo de profissional é gigantesca no mercado moderno. Então, é claro que precisaríamos falar sobre isso.

O objetivo número 1 do seu texto é manter as pessoas lendo. Ou, como disse o lendário redator Joe Sugarman:

“O único propósito da primeira frase de um anúncio é fazer com que você leia a segunda frase.”

A fórmula AIDA é um modelo clássico usado em marketing e publicidade para estruturar comunicações persuasivas. E é com ele que devemos estruturar nossas redações.

AIDA é um acrônimo que representa as fases que o consumidor deve passar durante o processo de compra:

1. Atenção: Capturar a atenção do público.

2. Interesse: Manter o interesse despertado.

3. Desejo: Criar um desejo pelo produto ou serviço.

4. Ação: Incentivar a tomada de ação, como a compra.

Como um assistente virtual fazendo job de copywriter, usar a fórmula AIDA envolve escrever de maneira que guie o leitor através dessas etapas, levando-o a uma ação desejada.

Aqui está um exemplo detalhado de como você pode aplicar a fórmula AIDA para escrever um texto publicitário para um novo smartphone:

1. Atenção: Esta é a fase inicial, onde o objetivo é captar a atenção do leitor. No contexto de um anúncio de smartphone, isso pode ser feito através de um título impactante, como “Chegou o SmartPhone X: uma verdadeira revolução da tecnologia em suas mãos!”. A ideia é criar algo que faça o leitor parar e prestar atenção, seja por meio de uma afirmação audaciosa, um design gráfico atraente ou uma oferta inesperada.

2. Interesse: Após capturar a atenção, o próximo passo é manter o interesse do leitor. Nesta fase, o texto fornece detalhes intrigantes sobre o produto, mantendo o interesse do leitor, destacando características únicas. Por exemplo, “Descubra a câmera de 108MP que transforma cada foto numa obra-prima, uma bateria que dura mais de 48 horas e o processador mais rápido do mercado”. Aqui, o foco é em como o produto se destaca no mercado e atende às necessidades e desejos do consumidor.

3. Desejo: O assistente virtual cria uma conexão emocional, fazendo o leitor imaginar a experiência positiva e o valor que o smartphone pode trazer para sua vida. Aqui, lembra-se que podemos ser mais conservadores ou mais provocativos. Exemplo conservador: “Imagine capturar cada momento com uma clareza perfeita, nunca mais se preocupar com a carga do seu telefone durante um dia corrido e ter um dispositivo que não só atende suas necessidades, mas também reflete seu estilo sofisticado.” Exemplo provocativo: “Imagine nunca mais perder aquela foto perfeita por causa de uma câmera embasada, esquecer o estresse de carregar o celular durante um dia agitado e ter um dispositivo que não apenas resolve seus problemas, mas também ostenta um estilo tão sofisticado quanto um smoking em um desfile de pinguins.” Lembrando que tudo depende da estratégia de promoção do seu produto e do perfil do seu cliente. Como os seus clientes falam? Pois fale a mesma língua que eles.

4. Ação: Finalmente, a etapa de ação é onde você incentiva o leitor a fazer uma compra ou tomar uma decisão. Aqui, é importante incluir uma chamada para ação clara, que pode ser complementada com incentivos, como descontos, ofertas por tempo limitado ou facilidades de pagamento. O texto normalmente encoraja o leitor a agir imediatamente, criando um senso de urgência e facilidade para a compra. Para o smartphone, isso pode ser algo como: “Seja um dos primeiros a possuir o futuro da tecnologia móvel clicando aqui” ou “Compre agora o SmartPhone X e desfrute de uma experiência incomparável!”.

 

Benefícios > Recursos? Ou Recursos > Benefícios? O que um Assistente Virtual deve priorizar na redação de Copy?

Os recursos devem ser bons, mas são os benefícios que vendem.

Inicialmente, faça isso:

1. Identifique os recursos do produto ou serviço: Comece identificando as características técnicas, especificações e aspectos físicos do que está sendo promovido.

2. Compreenda as necessidades do público-alvo: Conheça o seu público-alvo, seus desejos, dores e aspirações para entender o que eles valorizam (já aprendemos sobre isso, lembra?!).

3. Traduza características em benefícios: Pergunte a si mesmo: “Como essa característica específica pode resolver um problema ou atender a uma necessidade do cliente?”.

 

Exemplos práticos

Aqui estão exemplos de diferentes tipos de produtos, com recursos transformados em benefícios:

Carro Elétrico:

1. Recurso: Autonomia de 500 km com uma única carga.

2. Benefício: Viaje longas distâncias sem se preocupar com recargas frequentes, economizando tempo e dinheiro.

Relógio Inteligente:

1. Recurso: Monitoramento de saúde em tempo real.

2. Benefício: Mantenha-se informado sobre o seu bem-estar ou de quem você ama a qualquer momento.

Tênis de Corrida:

1. Recurso: Tecnologia de amortecimento avançada.

2. Benefício: Corra com conforto e mais longe, evitando dores nas articulações.

Aspirador de Pó Robótico:

1. Recurso: Navegação inteligente por sensores.

2. Benefício: Deixe a limpeza para o robô enquanto você coloca as suas séries da Netflix em dia.

Fone de Ouvido sem Fio:

1. Recurso: Cancelamento de ruído ativo.

2. Benefício: Desfrute de áudio imersivo e foco total, mesmo em ambientes barulhentos.

Mala de Viagem Inteligente:

1. Recurso: Rastreamento GPS integrado.

2. Benefício: Nunca mais perca a sua bagagem. Viaje com tranquilidade.

Cafeteira Programável:

1. Recurso: Configurações de preparo personalizáveis.

2. Benefício: Desfrute de café fresco e do jeito que você gosta, todas as manhãs.

Perceba como esses exemplos mostram como a transformação de recursos em benefícios pode ser aplicada a uma variedade de produtos para cativar o interesse e atender às necessidades dos clientes.

 

Case: CoSchedule

A CoSchedule (não é nenhum patrocínio, fique tranquilo!) faz isso de forma exemplar. A empresa é uma agência de marketing digital localizada na Dakota do Norte, EUA. Segundo a própria empresa, ela é um “calendário completo de marketing de IA para conteúdo, redes sociais e muito mais”.

Ao visitar o site deles, percebi como eles balanceiam bem os recursos e os benefícios. As imagens abaixo são traduzidas automaticamente pelo Google para facilitar o seu entendimento, mas é claro que algumas traduções podem ficar aquém do esperado. Mas conseguiremos entender a essência do negócio.

Acompanhe:

Avalie a imagem acima. Sim, eles abordam os recursos (até para o leitor saber onde está se metendo), mas veja como grande parte de sua copy está focada em benefícios. A exposição e a concentração do texto é muito mais nos benefícios do que nos recursos.

E isso se segue em várias ocasiões:

 

E de novo:

 

E de novo, mas agora com números para ajudar na conversão:

Bem bacana, né?!

 

Sou Novo na Profissão de Assistente Virtual. Como Captar Clientes?

Você pode criar um site e esperar milagrosamente um contato, mas eu recomendo duas outras ações: invista em networking e na sua “marca pessoal” no LinkedIn.

 

Importância do Networking para um Assistente Virtual

A maioria das pessoas só se dedica a fazer networking quando precisa de alguma coisa, como uma informação comercial, um emprego, um financiamento para expandir o negócio ou uma contribuição para uma instituição social.

Tem amigos que você só vê uma vez por ano, que é quando ele faz uma rifa de alguma coisa.

Não é assim que se faz networking. Longe disso!

Por onde começar? Muitos o aconselharão a fazer uma lista de todos os amigos, colegas de trabalho, familiares e outros contatos e começar a telefonar. Isso funciona, mas é recomendável uma tarefa complementar: comece a falar com gente estranha.

Ao contrário do que diz o senso comum, em geral é mais fácil começar conversando com pessoas estranhas – o rapaz que leva o cachorro para passear na praça do bairro, o casal de idosos caminhando ou a balconista da farmácia da esquina.

Experimente! Faça perguntas: “De que raça é o seu cachorro? Posso fazer carinho nele? Como ele se chama?” Quando terminar a conversa, dê um sorriso e vá embora.

O rapaz que leva o cachorro para passear pode trabalhar em uma área da empresa que está precisando de um assistente virtual para determinada tarefa. O casal de idosos podem ter filhos e netos em busca dos mesmos objetivos profissionais que você. O balconista da farmácia atende clientes do seu bairro que estão procurando assistentes qualificados para o atendimento.

Pessoas conhecem pessoas. E não é isso que é Networking?!

Aprende-se muito ao falar com estranhos pelo simples fato de que não há interesses em jogo, ou seja, ninguém está tentando obter nada. Reflita sobre as experiências realizadas. Aprenda com toda e qualquer conversa rápida.

O que mais lhe agradou ao conversar com pessoas estranhas? Como evoluiu a conversa depois das primeiras perguntas? O que você descobriu a respeito dessas pessoas? O que não lhe agradou? Como você se sentiu conversando com um estranho? O que faria diferente da próxima vez?

Faça suas anotações. Crie um ‘Modus operand’ do que funciona com você! Todo o resto servirá de aprendizado.

Ao se comunicar com pessoas estranhas, você tem chance de treinar uma etapa crítica do processo de networking: o contato inicial. Quanto mais experiências você tiver, mais confiança ganhará. E, à medida que for ganhando confiança, repita o exercício com pessoas conhecidas.

Ao evoluir suas habilidades de comunicação com pessoas estranhas, você se sentirá mais preparado(a) até para conversar com clientes (ou possíveis clientes) em uma reunião virtual. As habilidades do assistente virtual não devem se concentrar apenas na escrita, mas também verbalmente.

Aos poucos, fazer uma rede de contatos será algo natural para você. E quanto maior sua rede, maior suas oportunidades de negócios.

 

Importância do LinkedIn para um Assistente Virtual

Se você se inscreveu no LinkedIn, mas não preencheu nenhuma das descrições mais detalhadas de si mesmo, não está aproveitando ao máximo a rede. É tudo uma questão de engajamento na comunidade.

E quanto mais completo for o seu perfil, mais potenciais clientes, gestores de RH e amigos poderão saber sobre você.

Se você pensar sobre isso de maneira muito simples, seu perfil do LinkedIn é otimizado para mecanismos de busca (SEO), portanto, quanto mais informações sobre seu histórico, mais recomendações você recebe e mais contatos de qualidade você tem, menos barreiras existem para um estranho para aprender sobre você.

Mas existem algumas ferramentas adicionais no LinkedIn que você deve observar para otimizar sua experiência.

Outras 5 dicas imprescindíveis:

Dica 1. Evite solicitações genéricas. Um dos maiores erros que você pode cometer no LinkedIn é enviar uma solicitação para se conectar com um ex-colega ou parceiro de negócios, mas sem pensar na personalização.

Se coloque no lugar do outro. Quando você recebe um e-mail que diz ‘Por favor, junte-se à minha rede profissional’, significa que você não teve tempo e nem iniciativa para mudar uma palavra no convite padrão da rede social.

Por que devo aceitar esse convite? É a pergunta que surge imediatamente na cabeça da pessoa.

Dica 2. Cuide de suas maneiras on-line. Sua rede do LinkedIn não é a mesma que seus amigos do Facebook ou seguidores do Twitter. Esta deve ser uma conexão de negócios pura, então pense sobre o que você está dizendo e postando antes de divulgar as informações.

Embora alguns de seus amigos possam ficar intrigados ao saber que você comeu sushi ruim no almoço e nunca mais voltaria a um restaurante específico, isso é algo que seus contatos de negócios precisam saber?

Em outras palavras, no LinkedIn, seus contatos não querem saber quantas cervejas você consegue beber em um único jogo do seu time. Esses tipos de postagens são mais adequados para outras redes sociais, o que não significa que também não deva ser evitado.

Lembre-se que seus contatos no LinkedIn podem pesquisar e te achar em outras redes sociais como parte de uma ‘avaliação mais minuciosa’ do seu perfil. Faz parte do jogo dos negócios, e é bom que saiba disso de antemão.

Pode ser que uma dancinha no TikTok não faça mal a ninguém, entretanto, fotos no meio da ‘farra’ com legendas beirando ao bizarro podem, sim, queimar seu filme profissionalmente. Aliás, não só podem como irão.

Dica 3. Qualidade e não quantidade. Embora certos sites como o Twitter possam ser mais sobre a quantidade de seguidores, o LinkedIn deve ser visto como um lar para conexões de qualidade.

É realmente sobre ter esses relacionamentos pessoais com foco em oportunidades profissionais.

Dica 4. Grupos no LinkedIn. Dependendo do seu setor, existem muitos grupos que reúnem profissionais da sua área de cargos e empresas semelhantes que você talvez não conheça.

Os usuários podem clicar na guia Grupos na parte superior da página inicial do LinkedIn para pesquisar grupos formados por interesses, setores ou carreiras. Aproveite todos os recursos dessa opção.

Dica 5. Siga empresas. Um dos recursos mais legais do LinkedIn é que você pode seguir empresas.

Para aqueles familiarizados com o modelo do Facebook, onde você pode se tornar um fã de uma página ou organização, é bastante semelhante, mas com muito mais benefícios.

Ao seguir uma empresa como, você pode ver as atualizações de status dessa organização exatamente como receberia de uma pessoa, incluindo notícias da empresa, novas contratações, saídas e listas de empregos. Procure empresas que possuem um histórico de contratação bom com assistente virtuais e esteja lá à disposição, aguardando por uma oportunidade.

Com os graus de relevância do LinkedIn, você pode se surpreender ao saber quem em sua rede conhece alguém naquela empresa ou pode colocá-lo em contato com o cliente ou gerente de contratação para um cargo.

 

Por fim, Ética profissional: Quais as Melhores Práticas para um Assistente Virtual?

A ética profissional é fundamental para o assistente virtual, pois ajuda a garantir a satisfação do cliente, a construir uma reputação positiva e a manter relações profissionais saudáveis. 

Aqui estão algumas dicas para praticar a ética profissional e as melhores práticas como assistente virtual:

1. Mantenha a confidencialidade. Como assistente virtual, você pode ter acesso a informações confidenciais do cliente. Exemplo: Você está trabalhando como assistente virtual para um cliente que é um advogado. Como assistente virtual, é fundamental que você mantenha a confidencialidade das informações do cliente. Ao ter acesso a dados confidenciais, comprometa-se a não compartilhá-los com terceiros e a armazená-los de forma segura após a conclusão do projeto. Inclusive, inclua tudo isso no contrato para demonstrar comprometimento e profissionalismo!

2. Seja transparente. É importante ser transparente com o cliente sobre o seu processo de trabalho e seus valores. Agende uma reunião com o cliente para discutir o escopo do trabalho, prazos, taxas e quaisquer limitações que possam afetar o projeto. Isso ajuda a estabelecer expectativas claras desde o início.

3. Cumpra os prazos. Um dos aspectos mais importantes da ética profissional é cumprir os prazos acordados com o cliente. Certifique-se de planejar o seu tempo de forma adequada e estar sempre disponível para responder às perguntas do cliente. Ah, e mesmo que esteja atrasado(a) na entrega, jamais fuja do cliente. Isso pode (e vai) acontecer uma hora ou outra, pois situações imprevisíveis acontecem, desde a má gestão do tempo até sua internet cair bem na hora mais importante, fazendo com que perca trabalhos não-salvos. Por pior que seja o problema, esteja sempre disponível para responder às perguntas do cliente e renegociar prazos e tarefas. 

4. Seja proativo. Ser proativo significa antecipar as necessidades do cliente e agir de forma preventiva para resolver problemas antes que eles se tornem um grande obstáculo. Ser proativo também significa estar sempre buscando formas de melhorar o seu trabalho e oferecer soluções criativas para os problemas do cliente. Quando você percebe que um processo ou fluxo de trabalho pode ser aprimorado para aumentar a eficiência, você não espera por instruções. Em vez disso, você propõe soluções e sugere melhorias ao cliente, demonstrando seu compromisso com a otimização das operações. Se você está ciente de que o cliente costuma precisar de relatórios mensais em uma data específica, em vez de esperar pelo pedido a cada mês, você proativamente prepara o relatório antes do prazo, demonstrando sua atenção aos detalhes e compromisso com o cliente. Basicamente, não espere acontecer. Faça acontecer!

5. Mantenha um alto padrão de qualidade. A qualidade é um aspecto fundamental do trabalho de um assistente virtual. Antes de enviar um trabalho final, realize revisões minuciosas de gramática, ortografia, gráficos e números  para garantir a máxima qualidade. Erros acontecem, mas, se você foi contratado(a), é porque esperam a máxima eficiência profissional que você poderá oferecer. 

 

E ficamos por aqui…

Ser assistente virtual não é fácil quanto parece. Isso significa ser capaz de tomar decisões e gerenciar seu tempo sem supervisão constante. Então, a autodisciplina aqui conta muito.

Por fim, o feedback pode ser uma ferramenta valiosa para ajudá-lo a melhorar como assistente virtual. Esteja aberto a feedback construtivo de clientes contratantes e colegas, e use-o para identificar áreas em que você pode melhorar.

Esperamos que tenha gostado desse curso online gratuito (e bem objetivo) de Assistente Virtual.

Agora você pode solicitar os certificados de conclusão em seu nome. Desejamos a você muito sucesso! Até o próximo curso! 🙂