Carga horária no certificado: 180 horas

Nosso Curso Online de Administração de Empresas já Começou!

A origem da administração remonta às antigas civilizações, onde já se observavam práticas rudimentares de organização e gestão. No Egito Antigo, por exemplo, existiam registros de planejamentos e controle de grandes obras, como a construção das pirâmides, que demandavam uma coordenação eficiente de mão de obra, recursos e tempo.

Na Mesopotâmia, as cidades-estado desenvolviam sistemas administrativos para gerenciar a produção agrícola e o comércio. No entanto, foi na China Antiga que se tem registros mais formais de práticas administrativas, especialmente através dos ensinamentos de Confúcio, que abordava a importância da moral e da hierarquia no governo e na administração pública.

Com o passar dos séculos, a administração continuou a evoluir, especialmente no Império Romano, onde a organização militar e civil era altamente estruturada. A Idade Média viu a administração ser aplicada nos feudos e nas corporações de ofício, que possuíam suas próprias regras e métodos de gestão.

No entanto, a administração como disciplina começou a se consolidar a partir da Revolução Industrial, no século XVIII. A crescente complexidade das empresas e a necessidade de aumentar a eficiência e produtividade levaram ao desenvolvimento de teorias e práticas de gestão mais sistemáticas.

E a administração não está somente em empresas, ou tão pouco é necessária somente a elas. Duvida disso? 

O que seria do seu lar, por exemplo, sem a organização, o estabelecimento de regras e a resolução de problemas cotidianos, onde você e sua família tomam decisões rápidas e em conjunto? Como seria a limpeza, a guarda dos mantimentos, e o resto da casa como um todo? Seria uma completa bagunça, não é mesmo?! Simplesmente nada funcionaria. Nada é possível sem a gestão.

Administrar não é somente impor regras e limites para as empresas, mas para todo e qualquer cenário em que o ser humano convive entre si. Tudo o que existe no mundo de hoje, como empresas, objetos, móveis, eletrodomésticos, ou seja, a maneira como o mundo está organizado, é fruto da administração.

Para tudo que você está olhando neste exato momento, houve alguém fazendo um estudo detalhado e profundo sobre sua necessidade.

Se você está estudando pelo computador ou pelo celular é porque alguém pensou nessa sua necessidade, tornando sua rotina cada vez mais prática e adequada para o conhecimento.

Seja lá qual for o ramo em que atua ou estuda, independente de tudo em sua vida, você precisará gerir seu cotidiano, seu tempo, suas decisões, suas ferramentas de trabalho, sua forma de viver, seu caminho a perseguir.

O que queremos dizer é: independente de tudo em sua vida, é importante saber administrar.

 

Mas, o que significa “Administrar” no Campo Teórico?

É notável que a administração possui diversos significados e diversos sinônimos que tentam explicar esse processo complexo que se torna o diferencial entre o sucesso e o fracasso de muitas empresas ao redor do mundo. E os fatores que levam ao fracasso são vários: crise econômica, crise política, falta de conhecimento por parte do gestor, entre outras.

Uma informação que pouca gente sabe é que o Brasil fecha mais empresas do que abre, todos os anos, há décadas.

Isso significa que, quando se pensa em administrar, ou gerir, ou gerenciar, ou qualquer outro sinônimo relacionado a isso, imagina-se que é algo bem simples, o que não é verdade. Ah! Lembrando que não é somente pequenas empresas que passam sufoco no mercado. E gigantes do mercado também correm riscos.

Algumas empresas que faliram nos últimos anos: Blockbuster (diante dos serviços de streaming, como Netflix e outros), Kodak (que incrivelmente faliu por conta de sua própria invenção: a câmera digital), Yahoo! (faliram por conta do posicionamento da companhia e a falta de inovação. Ela poderia ser o maior portal de pesquisa da internet, mas decidiram ser um portal de mídia), MySpace (plataforma estagnou e, para ajudar, o Facebook chegava com força total), dentre várias outras.

 

Mas, definitivamente, o que é administrar?

Em uma empresa, o ato de administrar significa planejar, organizar, direcionar e controlar tarefas visando alcançar produtividade, bem-estar dos trabalhadores e lucratividade, além de outros objetivos definidos pela organização.

Se procurarmos o conceito em livros e artigos, o ato de administrar significa: “Planejar, organizar, direcionar  e controlar os recursos disponíveis, a fim de atingir os objetivos pré-determinados pela empresa.” 

Partindo desta premissa, vamos analisar cada um destes detalhes, a seguir:

1. Planejar. É a função do administrador de escolher ou estabelecer a missão da organização, seu propósito e objetivos, e determinar as diretrizes, projetos, programas e estratégias necessárias para atingi-los. 

2. Organizar. É definir os recursos (humanos, equipamentos e materiais), estabelecer procedimentos, métodos, sistemas e padrões para a realização dos objetivos da organização. 

3. Direcionar. É a função do administrador, através de sua liderança, de influenciar os empregados para alcançar os objetivos. Isto requer: qualidade, estilo e poder de comunicação, motivação e disciplina. 

4. Controlar. É definir meios para se ter a certeza de que o desempenho planejado está sendo efetivamente atingido.

5. Recursos Disponíveis. Um recurso é um ativo, uma competência, um processo, uma habilidade ou um conhecimento controlado pela empresa. Os principais recursos são: a) Recursos humanos, que são todas as pessoas (bem como suas qualificações e capacidades) que colaboram com a organização, contribuindo para seu principal objetivo; b) Recursos materiais e tecnológicos, que incluem os equipamentos e utensílios utilizados pela organização, as instalações fabris e administrativas, as tecnologias e processos utilizados na produção e na gestão; c) Recurso da imagem da empresa, que representa o posicionamento da organização e das suas marcas, ou seja, aquilo que os consumidores pensam dos bens ou serviços produzidos e da própria organização e; d) Recursos financeiros, que são os meios monetários detidos pela organização (ou a capacidade de obtê-los) e que podem ser utilizados no financiamento da atividade corrente ou na realização de novos investimentos.

6. Os objetivos pré-determinados pelas empresas. É o lucro! Simples assim. O administrador planeja, organiza, direciona e controla todos os recursos necessários, desde financeiros, humanos até máquinas e equipamentos para chegar ao objetivo primordial, que é o lucro. E para chegar no verdadeiro lucro, o gestor irá precisar de bons resultados. O lucro não gera necessariamente resultados, mas resultados geram, com certeza, o lucro.

 

Quais são as Áreas Funcionais das Empresas? E como o Administrador deve Gerir cada uma delas?

 

Área de Marketing

O “Pai do Marketing”, Philip Kotler, considera o Marketing como “um processo social e gerencial pelo qual indivíduos e grupos obtêm o que necessitam e desejam através da criação, oferta e troca de produtos de valor com outros”.

Não há sinônimos para Marketing, como propaganda, vendas ou promoção. Marketing usa tudo isso e muito mais.

O Marketing é responsável pela análise de tendências de mercado e viabilização de implantação de novos produtos, mas tudo com foco nas necessidades e características dos consumidores. O Marketing justifica sua existência na diversidade de necessidades e desejos do ser humano.

Uma necessidade nasce de um sentimento de carência: as pessoas têm fome ou sede e precisam comer ou beber, têm frio e necessitam de roupas para se cobrirem, têm vontade de saber e precisam de livros e escolas.  Veja que marketing é um processo, ou seja, várias coisas acontecendo ao mesmo tempo para satisfazer necessidades e desejos.

Fazer marketing é satisfazer o consumidor e a empresa, consequentemente, venderá mais.

Para que o administrador possa gerir a área de marketing de forma eficaz, é fundamental seguir um processo estruturado que envolva planejamento, execução, monitoramento e ajustes contínuos. Aqui está um guia passo a passo para essa gestão:

1. Compreensão do Mercado e do Público-Alvo: O administrador deve começar com uma análise detalhada do mercado em que a empresa atua. Isso inclui entender as tendências do setor, a concorrência, e, principalmente, o público-alvo da empresa. Conhecer as necessidades, desejos e comportamentos dos clientes é crucial para direcionar as estratégias de marketing. Aqui, o administrador pode organizar workshops internos com a equipe de marketing para estudar os relatórios de mercado, realizar pesquisas de satisfação com os clientes atuais, e analisar dados demográficos. Durante essas sessões, cada membro da equipe pode contribuir com insights baseados em suas experiências, ajudando a criar um perfil detalhado do público-alvo. Por exemplo, se a empresa vende produtos de beleza, a equipe pode identificar que o público-alvo principal são mulheres de 25 a 40 anos que valorizam produtos naturais. A partir daí, criam-se estratégias para atrair e fidelizar esse público.

2. Definição de Objetivos de Marketing: Com base na análise do mercado, o administrador deve estabelecer objetivos claros e mensuráveis para a área de marketing. Esses objetivos podem incluir aumentar a participação no mercado, melhorar o reconhecimento da marca, gerar leads, ou aumentar as vendas de determinados produtos ou serviços. Exemplo: O administrador reúne a equipe de marketing para uma sessão de brainstorming onde, juntos, eles definem metas específicas, como aumentar as vendas online em 20% nos próximos seis meses ou melhorar a taxa de retenção de clientes em 10%. Cada membro da equipe pode ser responsável por um objetivo específico, garantindo que todos estejam alinhados com a visão geral. Por exemplo, se o objetivo é aumentar a visibilidade da marca, o responsável pelas redes sociais pode estabelecer uma meta para aumentar o número de seguidores em 30% em três meses.

3. Desenvolvimento de um Plano de Marketing: O plano de marketing é o roteiro que guiará todas as ações da área. Nele, devem ser detalhadas as estratégias que serão utilizadas para alcançar os objetivos definidos, como campanhas publicitárias, ações de relacionamento com o cliente, promoções, entre outras. O plano também deve incluir um cronograma, orçamento, e a definição dos canais de comunicação que serão utilizados. Após definir os objetivos, o administrador coordena uma série de reuniões para desenvolver o plano de marketing. Durante essas reuniões, a equipe de marketing pode dividir as responsabilidades, com membros focando em diferentes áreas, como campanhas de e-mail, marketing de conteúdo, e publicidade paga. Por exemplo, um membro da equipe pode ser encarregado de criar uma série de posts no blog da empresa, enquanto outro cuida da produção de vídeos promocionais. Aqui, há o alinhamento entre as habilidades da equipe, tempo e produtividade, definindo as tarefas-chave para o sucesso do Plano de Marketing.

4. Alocação de Recursos: Para que o plano de marketing seja executado com sucesso, o administrador precisa garantir que os recursos necessários – sejam financeiros, humanos ou tecnológicos – estejam disponíveis. Isso pode envolver a contratação de pessoal especializado, a aquisição de ferramentas de marketing digital, ou a designação de um orçamento adequado para campanhas. O administrador deve garantir que cada membro da equipe tenha os recursos necessários para executar suas tarefas. Isso pode significar aprovar a compra de uma nova ferramenta de análise de dados ou contratar um freelancer para ajudar com a criação de conteúdo. Se a equipe identificar a necessidade de uma nova plataforma de automação de marketing, o administrador pode alocar parte do orçamento para essa aquisição, garantindo que todos tenham as ferramentas certas para atingir os objetivos.

5. Execução das Ações de Marketing: Com o plano em mãos e os recursos alocados, é hora de colocar as estratégias em prática. O administrador deve garantir que a equipe de marketing esteja alinhada e trabalhando de forma coordenada para implementar as ações planejadas. Isso pode incluir a criação de conteúdo, a gestão de redes sociais, a realização de eventos, ou a implementação de campanhas publicitárias. O administrador acompanha de perto a implementação das campanhas, realizando check-ins semanais com a equipe para monitorar o progresso. Por exemplo, se a equipe estiver lançando uma nova campanha publicitária nas redes sociais, o administrador pode pedir atualizações regulares sobre o desempenho dos anúncios e fazer ajustes rápidos se necessário. Se uma campanha estiver dando resultados positivos, a equipe pode decidir aumentar o orçamento para amplificar o impacto.

6. Monitoramento e Análise de Resultados: A gestão eficaz da área de marketing exige um monitoramento contínuo das ações implementadas. O administrador deve acompanhar os principais indicadores de desempenho (KPIs), como taxas de conversão, retorno sobre investimento (ROI), engajamento nas redes sociais, entre outros. Ferramentas de análise e relatórios regulares são essenciais para avaliar o progresso em relação aos objetivos estabelecidos. Aqui, o administrador pode implementar um sistema de relatórios semanais ou mensais, onde a equipe de marketing apresenta os KPIs relevantes. Se a meta é aumentar a geração de leads, a equipe pode analisar quantos leads foram gerados em comparação com o mês anterior e discutir o que funcionou ou o que precisa ser ajustado. Por exemplo, se os anúncios no Facebook não estão gerando o engajamento esperado, a equipe pode investigar os motivos e sugerir mudanças na estratégia criativa. Caso mude o criativo e mesmo assim não estiver funcionando, talvez houve uma mudança no público-alvo. A dinâmica do mercado e o feeling do administrador são imprescindíveis aqui.

7. Ajustes e Otimização: Com base na análise dos resultados, o administrador deve estar preparado para fazer ajustes nas estratégias de marketing. Isso pode significar modificar uma campanha que não está performando bem, redistribuir o orçamento, ou explorar novas oportunidades de mercado. A flexibilidade e a capacidade de adaptação são fundamentais para manter a área de marketing eficiente e eficaz. Com base nos dados coletados, o administrador pode convocar reuniões para discutir possíveis ajustes nas campanhas. Se uma campanha de e-mail marketing tem uma baixa taxa de abertura, por exemplo, a equipe pode decidir testar diferentes linhas de assunto ou enviar os e-mails em horários diferentes para melhorar os resultados.

8. Fomento à Inovação e Criatividade: Por fim, o administrador deve incentivar a inovação dentro da equipe de marketing. Novas ideias, abordagens criativas e o uso de tecnologias emergentes podem proporcionar vantagens competitivas significativas. Criar um ambiente que valorize a criatividade e a experimentação pode levar a campanhas de marketing mais impactantes e eficazes. O administrador pode criar um ambiente que estimule a inovação, organizando hackathons internos (eventos que envolvem pessoas interessadas em solucionar problemas e desenvolver soluções inovadoras para questões específicas) ou sessões de brainstorming onde a equipe de marketing pode propor novas ideias sem medo de errar. Por exemplo, se a empresa deseja explorar novas plataformas de mídia social, o administrador pode incentivar a equipe a experimentar o TikTok ou Reels do Instagram, testando novos formatos de conteúdo ou identidades de cores que possam ressoar com o público-alvo.

Seguindo esses passos, o administrador estará bem posicionado para gerir a área de marketing de forma a alcançar os objetivos da empresa, maximizar o impacto das ações de marketing e garantir um bom retorno sobre os investimentos realizados.

 

Área de Publicidade

Ogilvy, Pai da Publicidade, já dizia: “O maior desafio da publicidade não é convencer a comprar seu produto, mas usá-lo sempre”.

Diferente do marketing que colabora com a análise das necessidades dos clientes, a Publicidade colabora para o desenvolvimento de estratégias para melhor apresentar um produto ou uma ideia. Com que finalidade? Com a finalidade de convencer o consumidor de sua necessidade. 

É uma atividade profissional dedicada à difusão pública de ideias associadas a empresas, produtos ou serviços. O publicitário pesquisa o perfil do público-alvo, levantando dados como idade, condição socioeconômica, escolaridade, costumes e hábitos, a fim de criar campanhas publicitárias para melhor “atingi-las”, no sentido de impactá-las diante da ideia criada.

É o ato de propagar uma mensagem atendendo aos diversos objetivos de marketing. Para exemplificar: o marketing é como se fosse um bolo grande, e a publicidade, uma de suas fatias. Ou seja, o 1º existe sem o 2º. A promoção não existe sem uma estratégia bem definida de marketing.

Exemplos de publicidade não faltam, mas selecionamos a dedo os mais criativos e que deixariam Ogilvy orgulhoso. Vamos lá!

 

Exemplo publicitário: Campanha do Greenpeace contra Plástico nos Oceanos.

 

Exemplo publicitário: Campanha Vencedora do Cannes de Ouro – KFC e a Fumaça Frita (um frango frito do KFC saindo do carro).

 

Exemplo publicitário: Campanha da Pekao Fresh Market (mostrando como seus produtos são sempre frescos)

 

 

Exemplo publicitário: Campanha Hospital do Amor – vencer o câncer. Nesse último exemplo, em formato de vídeo, temos uma emocionante animação.

 

Entenda que as propagandas mais eficazes são aquelas que, além de serem criativas, conseguem transmitir uma mensagem significativa para o público, que pode ser, por exemplo, uma mensagem de esperança, mudança ou reflexão. Esse tipo de conteúdo tende a permanecer na memória das pessoas por um período mais longo.

Pense: como posso transmitir minha mensagem (seja do meu produto, serviço ou ideia) de forma significativa aos meus clientes?

Para uma pizzaria, por exemplo, uma propaganda eficaz poderia destacar a união familiar e os momentos especiais compartilhados ao redor de uma pizza, criando uma narrativa que mostre como o sabor e a tradição se encontram em cada fatia. Imagine um comercial que mostra uma família reunida em torno da mesa, compartilhando risadas e histórias, e a pizza sendo o elo que une gerações, com uma mensagem final que sugere que “os melhores momentos são compartilhados em 8 fatias”.

Já se você tem uma borracharia, por exemplo, a campanha pode focar em segurança e confiança. Uma ideia seria uma propaganda que acompanha a jornada de uma família em uma longa viagem, onde a segurança dos pneus é crucial para chegarem ao destino. A mensagem poderia reforçar que confiar na borracharia certa é garantir a segurança de quem mais importa, com um slogan como “Segurança para quem você ama começa com bons pneus”.

Para um vendedor de doces, por exemplo, a propaganda poderia trazer a nostalgia e a simplicidade da infância, evocando memórias doces de momentos felizes. Imagine um cenário onde uma criança compra um doce com um sorriso no rosto, e essa ação é espelhada por um adulto que, ao comer o doce, é transportado de volta às lembranças de sua infância. A mensagem pode sugerir que “sabores marcam pra sempre gerações”.

 

Área de RH e Gestão de Pessoas

Chiavenato considera o RH um parceiro estratégico, incumbido de elaborar políticas e práticas que estimulem o crescimento dos colaboradores.

E ainda há muita confusão sobre RH e Gestão de Pessoas. São áreas diferentes? São a mesma coisa? Bem, vamos desmistificar isso!

Basicamente, o setor de Recursos Humanos é a equipe encarregada de conectar a empresa aos seus colaboradores. A Gestão de Pessoas envolve as estratégias e ferramentas que permitem desenvolver e administrar as habilidades desses profissionais.

Imagine uma empresa de tecnologia onde o setor de Recursos Humanos identifica que a equipe de desenvolvedores precisa de atualização constante em novas linguagens de programação. Nesse contexto, a Gestão de Pessoas entra em ação ao organizar treinamentos e workshops que capacitam os colaboradores, ajudando-os a se manterem atualizados e a desenvolverem novas habilidades, o que, por sua vez, aumenta a produtividade e a qualidade dos produtos entregues.

Em uma indústria, por exemplo, a equipe de RH percebe que a comunicação entre os diferentes setores é um desafio constante. A equipe de Gestão de Pessoas, então, implementa programas de integração e promove reuniões periódicas entre as equipes, facilitando a troca de informações e a colaboração. Com isso, os colaboradores se sentem mais conectados e alinhados com os objetivos da empresa, o que melhora o ambiente de trabalho e a eficiência na produção.

Em uma agência de publicidade, por exemplo, imagine que a equipe de RH nota que alguns profissionais estão sobrecarregados devido a prazos apertados. Para lidar com isso, a equipe de Gestão de Pessoas propõe a redistribuição das tarefas e o uso de ferramentas de gerenciamento de tempo, além de oferecer apoio psicológico para os colaboradores. Essa abordagem ajuda a reduzir o estresse, melhora o bem-estar dos funcionários e mantém a alta qualidade das campanhas publicitárias desenvolvidas pela agência.

A equipe de RH pode perceber e notar essas questões através de várias práticas e ferramentas de gestão. Por exemplo, ela pode realizar pesquisas de clima organizacional, que coletam feedback dos colaboradores sobre o ambiente de trabalho, revelando insatisfações, necessidades e oportunidades de melhoria.

O monitoramento de indicadores de desempenho, como taxas de turnover, absenteísmo, e produtividade, também fornece ao RH dados quantitativos que podem indicar problemas subjacentes, como sobrecarga de trabalho ou falta de motivação. Combinando esses métodos, a equipe de RH consegue captar sinais precoces de insatisfação, identificar necessidades de desenvolvimento e criar estratégias para melhorar o ambiente de trabalho e o desempenho geral da empresa.

A partir daí, a equipe de Gestão de Pessoas “pega o bastão e entra em ação”, propondo soluções para os problemas identificados.

Separei aqui dez pontos importantes que a administração de empresas deve focar em seu time de RH e no time de Gestão de Pessoas, com exemplos práticos:

1. Recrutamento e Seleção Eficiente. Garantir que o processo de contratação atraia e selecione os candidatos mais qualificados e alinhados com a cultura da empresa. Por exemplo, usar testes de personalidade e entrevistas comportamentais para identificar candidatos que compartilhem os valores da empresa. O Google, por exemplo, é conhecido por seu rigoroso processo de seleção, que inclui múltiplas entrevistas, testes técnicos e avaliações comportamentais. Eles buscam não apenas habilidades técnicas, mas também a compatibilidade com a cultura da empresa.

2. Treinamento e Desenvolvimento. Oferecer programas contínuos de capacitação para que os colaboradores desenvolvam novas habilidades. Um exemplo seria criar uma universidade corporativa que ofereça cursos online e presenciais sobre temas técnicos e de liderança. A Deloitte, por exemplo, possui uma universidade corporativa chamada “Deloitte University”, onde oferece uma ampla gama de treinamentos e programas de desenvolvimento para seus funcionários, desde habilidades técnicas até desenvolvimento de liderança.

3. Engajamento e Retenção de Talentos. Implementar estratégias para manter os funcionários motivados e comprometidos. Um exemplo é o desenvolvimento de planos de carreira personalizados, mostrando aos colaboradores como eles podem crescer dentro da empresa. A Salesforce, por exemplo, mantém altos índices de engajamento e retenção oferecendo planos de carreira bem definidos e criando uma forte cultura de valorização do funcionário, que inclui benefícios como licença parental e oportunidades de voluntariado.

4. Gestão de Desempenho. Estabelecer um sistema claro e justo de avaliação de desempenho, com feedbacks regulares. Um exemplo seria a criação de metas trimestrais e revisões de desempenho que alinhem os objetivos pessoais dos funcionários com os da empresa. A Adobe, por exemplo, eliminou as avaliações de desempenho anuais tradicionais e as substituiu por check-ins regulares, onde funcionários e gestores discutem metas e feedbacks em conversas mais frequentes e informais. Isso tem melhorado o alinhamento de objetivos e o desenvolvimento contínuo dos colaboradores.

5. Comunicação Eficaz. Garantir que haja uma comunicação aberta e transparente entre a liderança e os colaboradores. Um exemplo é o uso de plataformas de comunicação interna, como intranets ou aplicativos corporativos, que mantêm todos informados e engajados. A empresa Buffer, que trabalha com gestão de mídias sociais, pratica uma política de transparência extrema, onde os salários, decisões estratégicas e até mesmo os relatórios financeiros são compartilhados com toda a equipe, garantindo uma comunicação clara e aberta.

6. Clima Organizacional. Monitorar e melhorar constantemente o ambiente de trabalho para garantir que os colaboradores se sintam valorizados e respeitados. Realizar pesquisas de clima regulares e tomar medidas baseadas nos resultados é um exemplo prático. A Zappos, famosa por seu atendimento ao cliente, também se destaca por seu ambiente de trabalho. Eles realizam regularmente pesquisas de clima e promovem um ambiente onde a diversão e a cultura organizacional são levadas a sério, ajudando a manter altos níveis de satisfação entre os funcionários.

7. Benefícios e Remuneração Competitiva. Oferecer pacotes de benefícios que sejam atraentes e compatíveis com o mercado. Por exemplo, além de um salário competitivo, a empresa pode oferecer plano de saúde, auxílio-educação e políticas de bem-estar como academias no local de trabalho. A Microsoft, por exemplo, oferece um pacote de benefícios robusto que inclui desde salários competitivos até programas de bem-estar, como suporte para cuidados com os filhos, benefícios de saúde mental, e até mesmo programas de desenvolvimento pessoal e profissional.

8. Diversidade e Inclusão. Promover um ambiente de trabalho diverso e inclusivo, onde todas as vozes sejam ouvidas. Um exemplo seria a criação de comitês de diversidade que ajudam a desenvolver políticas e práticas que promovam a inclusão. A IBM tem sido uma das líderes em promover a diversidade e inclusão no local de trabalho. A empresa tem programas específicos voltados para a inclusão de mulheres, LGBTQIA+, pessoas com deficiência e outras minorias, garantindo que todos os colaboradores se sintam valorizados e respeitados.

9. Saúde e Bem-Estar dos Colaboradores. Implementar programas de saúde mental e física que ajudem a reduzir o estresse e a melhorar o bem-estar geral dos funcionários. Um exemplo é oferecer sessões de mindfulness ou apoio psicológico gratuito. A Johnson & Johnson implementa programas robustos de bem-estar que incluem academias no local de trabalho, programas de mindfulness, e acesso a aconselhamento psicológico. Eles também oferecem um programa chamado “Energy for Performance”, que ajuda os funcionários a gerenciar melhor o estresse e melhorar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

10. Tecnologia de RH. Utilizar ferramentas tecnológicas para melhorar a eficiência dos processos de RH, como software de gestão de talentos e plataformas de automação de tarefas administrativas. Por exemplo, a adoção de um sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS) que permite a gestão integrada de folha de pagamento, benefícios, recrutamento e avaliações de desempenho. A empresa SAP, que é líder em software de gestão empresarial, também é um exemplo de como a tecnologia pode ser usada para melhorar as práticas de RH. Eles utilizam seu próprio software, SAP SuccessFactors, para gerenciar desde o recrutamento até a gestão de desempenho e desenvolvimento dos colaboradores, garantindo uma gestão integrada e eficiente dos recursos humanos.

Focando nesses pontos, a administração de empresas pode garantir que tanto o time de RH quanto o de Gestão de Pessoas funcionem de maneira eficaz, contribuindo para o sucesso organizacional.

 

Área Financeira e Contábil 

A contabilidade é a ciência que estuda, controla e interpreta os fatos ocorridos no patrimônio das entidades com fins lucrativos ou não.

Ela registra os atos e fatos contábeis de uma pessoa física e jurídica, bem como as mutações de seu patrimônio. Trata-se de um processo que consiste em identificar, medir e comunicar informações relativas a atos e fatos da administração econômica, permitindo julgamento e decisão a quem possa interessar.

Sabemos que todo empresário necessita de informações para a tomada de decisões, logo, somente a contabilidade oferece dados formais e científicos que permitam atender a essa necessidade. A contabilidade é, por fim, o suporte para análises que exijam perícias contábeis, levantamentos patrimoniais em inventários, haveres, entre outras.

Já finanças é uma área muitas vezes confundida com a contabilidade. A contabilidade é responsável, como vimos, pelo registro dos atos e fatos contábeis de uma pessoa física ou jurídica, o que inclui seus ativos patrimoniais. Já a finanças lida com a boa aplicação, gerenciamento e o controle desses ativos.

É ela quem articula toda a empresa, fazendo o pagamento dos funcionários, libera o dinheiro para o reabastecimento de estoque, compra de matéria-prima e etc. É responsável por recebimentos, pagamentos, cobranças e aplicações (sendo que muitos desses serviços poderão ser feitos por terceiros, como, por exemplo, os bancos e escritórios de cobrança). De forma analítica, a área de finanças faz parte do controle dos recursos para compras e aquisições.

Além do gerenciamento da própria existência da empresa e suas respectivas áreas, essa área também auxilia na tomada de decisão do administrador uma vez que ele sabe o quanto a empresa possui para investir.

Separei os dez pontos principais em que a administração de empresas deve focar em seu time de contabilidade e finanças:

1. Contabilidade Precisa e Transparente: Aqui, concentre-se em garantir que as demonstrações financeiras sejam claras e auditáveis. Implemente um sistema contábil robusto que registre todas as transações de forma detalhada e precisa e, por fim, realize auditorias internas e externas regulares para garantir a conformidade e a transparência das demonstrações financeiras.

2. Gestão de Fluxo de Caixa: Neste segundo item, concentre-se em monitorar constantemente o fluxo de caixa para evitar problemas de liquidez. Crie previsões de fluxo de caixa mensalmente e monitore regularmente as entradas e saídas de dinheiro. De preferência, utilize ferramentas de software que ofereçam visibilidade em tempo real do fluxo de caixa para identificar e resolver problemas de liquidez rapidamente. Ponha todos os dados e valores em planilhas ou no sistema, e jamais confie apenas no seu cérebro. Documente tudo!

3. Planejamento Financeiro Estratégico: Aqui, concentre-se em desenvolver e revisar regularmente o planejamento financeiro alinhado com as metas de longo prazo do seu negócio. Desenvolva um orçamento anual e revise o seu progresso trimestralmente. Incorpore análises de cenários para prever o impacto de diferentes condições econômicas e ajustar o planejamento financeiro conforme necessário.

4. Controle de Custos: Implemente práticas rigorosas de controle de custos para manter a rentabilidade. Estabeleça um processo de aprovação para despesas e investimentos significativos. Concentre-se em monitorar e revisar relatórios de despesas para identificar e reduzir custos desnecessários, além de implementar um sistema de controle de custos para manter o orçamento sob controle.

5. Conformidade Legal e Fiscal: Assegure que a empresa esteja em conformidade com todas as obrigações fiscais e regulatórias. Mantenha uma equipe de contabilidade que se atualize sobre as leis e regulamentos fiscais e contábeis. Programe revisões periódicas para garantir que todos os impostos e contribuições sejam pagos corretamente e dentro dos prazos estabelecidos.

6. Gestão de Riscos Financeiros: Aqui, concentre-se em identificar, avaliar e mitigar os riscos financeiros para garantir a estabilidade da empresa. Realize avaliações de risco regulares e desenvolver planos de contingência para mitigar riscos identificados. Implementar seguros e instrumentos financeiros de proteção para proteger a empresa contra flutuações econômicas e outros riscos.

7. Análise de Investimentos: Aqui, concentre-se em avaliar cuidadosamente as oportunidades de investimento para garantir retorno adequado. Avalie novas oportunidades de investimento com análises detalhadas de retorno sobre investimento (ROI), custos e benefícios. Realize due diligence rigorosa antes de tomar decisões de investimento e consulte especialistas financeiros quando necessário.

8. Relatórios Financeiros Frequentes: Crie relatórios financeiros frequentes e detalhados para informar a tomada de decisões. Prepare relatórios financeiros mensais e trimestrais que detalhem a performance financeira da empresa. Utilize dashboards financeiros para fornecer uma visão clara e imediata do desempenho, permitindo decisões rápidas e informadas.

9. Tecnologia Financeira: Adote ferramentas e softwares que automatizem processos e melhorem a precisão financeira. Invista em software de contabilidade e ERP que automatize processos financeiros, como a conciliação bancária e a geração de relatórios. Atualize regularmente a tecnologia para aproveitar as novas funcionalidades e garantir a eficiência dos processos.

10. Educação e Treinamento Contínuos: Investa em desenvolvimento contínuo da equipe para mantê-la atualizada com as melhores práticas e mudanças regulatórias. Ofereça oportunidades de treinamento regular para a equipe, incluindo workshops, webinars e cursos de atualização. Incentive a equipe a participar de conferências do setor e obter certificações profissionais para manter-se atualizada com as melhores práticas e regulamentações.

Essas práticas ajudam a garantir que a equipe de contabilidade e finanças opere de forma eficaz, com precisão e alinhada com as metas e regulamentações da empresa.

 

Área de Vendas/Atendimento

Em uma empresa, a área de vendas (ou setor comercial) é, de certa forma, a mais importante para o sucesso do negócio. É através deste setor que a empresa pode saber por que, quando e o que os clientes compram, quais são os clientes de maior valor, entre outras informações totalmente relevantes ao negócio.

O vendedor funciona como uma ponte entre a organização e seu cliente. Para muitos clientes, o vendedor é a própria organização e, por essa razão, deve ser dada importância à estruturação da força de vendas, assim como objetivos e estratégias bem traçadas como um atendimento impecável e conhecimento sobre os produtos e/ou serviços oferecidos pela empresa.

Trata-se de alguém com uma preocupação ética, que não quer vender apenas uma vez, mas que tenha um grande poder de criar e manter relacionamentos duradouros com os clientes.

Novamente, aqui estão os dez pontos importantes em que a administração de empresas deve focar em seu time de vendas:

1. Treinamento e Desenvolvimento da Equipe: Invista em programas de capacitação contínua para aprimorar as habilidades de vendas e conhecimento do produto. Aqui, você pode organizar workshops e treinamentos regulares sobre técnicas de vendas, negociação e conhecimento de produto. Além disso, pode promover sessões de coaching individual para desenvolvimento personalizado.

2. Definição Clara de Metas e Objetivos: Estabeleça metas de vendas específicas, mensuráveis e alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa. Concentre-se em estabelecer metas trimestrais e anuais específicas para a equipe de vendas, como volume de vendas, número de novos clientes ou taxas de conversão, e comunicá-las claramente à equipe.

3. Estratégia de Segmentação de Mercado: Nada pior do que mandar o contato de um possível cliente desinteressado no negócio para a equipe de vendas. Aqui, você deve identificar e segmentar os mercados-alvo para direcionar os esforços de vendas de forma mais eficaz, para que eles não percam tempo.

4. Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM): Utilize ferramentas de CRM para gerenciar interações com clientes, acompanhar o progresso das vendas e otimizar o processo de vendas. Com um histórico de atendimento e dados precisos do cliente em mãos, seu colaborador poderá fazer o atendimento ou a venda com excelência, afinal, já saberá quem é o cliente e qual a sua necessidade. Informação é tudo!

5. Avaliação e Monitoramento de Desempenho: Implemente sistemas para medir o desempenho da equipe de vendas e revisar regularmente os resultados para garantir que as metas estejam sendo cumpridas. Aqui, você pode realizar reuniões de revisão de desempenho mensais ou trimestrais para avaliar o progresso das metas de vendas, discutir resultados e ajustar estratégias conforme necessário. Tenha humildade em saber que seu colaborador da equipe de vendas provavelmente conhece mais os clientes da empresa do que você, como gestor. Ele é a linha de frente, então, receba o feedback do seu colaborador com muita atenção.

6. Incentivos e Compensação: Desenvolva um sistema de recompensas e incentivos que motive a equipe a alcançar e superar suas metas de vendas. Aqui, você pode criar um plano de comissão e bônus que recompense o alcance e a superação das metas de vendas. Por exemplo, oferecer bônus adicionais para os melhores desempenhos do mês ou para a conquista de grandes contratos.

7. Apoio e Recursos Adequados: Forneça às equipes de vendas as ferramentas, informações e suporte necessários para realizar seu trabalho de forma eficiente. Aqui, você pode fornecer materiais de apoio, como apresentações de vendas, estudos de caso e ferramentas de análise de mercado, além de garantir que a equipe tenha acesso a suporte técnico e de marketing quando necessário. Esse canal de comunicação é imprescindível para o alinhamento de estratégias de vendas.

8. Feedback e Melhoria Contínua: Estabeleça processos para coletar feedback dos clientes e da equipe de vendas para identificar áreas de melhoria e ajustar as estratégias conforme necessário. Implemente um sistema de feedback regular onde os representantes de vendas possam compartilhar suas experiências e desafios. Realize análises de feedback dos clientes para ajustar a abordagem de vendas e melhorar o atendimento. Conheça os desafios da sua equipe e os anseios dos clientes e traga a solução para o melhor dos mundos.

9. Estratégias de Prospecting e Geração de Leads: Implemente técnicas eficazes de prospecção e geração de leads para garantir um fluxo constante de oportunidades de vendas, afinal, sem esse fluxo constante, seus vendedores ou representantes podem ficar insatisfeitos ou desmotivados. Utilize campanhas de marketing digital para gerar sempre novos leads.

10. Análise de Dados e Relatórios: Utilize dados e relatórios para analisar tendências de vendas, identificando oportunidades de mercado e tomar decisões baseadas em evidências. Crie dashboards e relatórios regulares que mostrem dados de vendas, como taxas de conversão e desempenho por representante. Utilizar essas informações para identificar tendências e ajustar estratégias junto com o seu próprio time de venda. Uma reunião mensal de 15 minutos com eles pode ser o suficiente para levantar os melhores insights e decisões atualizadas de vendas.

Esses pontos são essenciais para garantir que a equipe de vendas funcione com excelência. Não esqueça de ajustar as estratégias, conforme necessidade.

 

Área de Logística

É a área da administração que cuida do transporte e armazenamento das mercadorias. Pode ser ampliada também como área responsável por prover recursos, equipamentos e informações para a execução de todas as atividades de uma empresa.

A logística é uma das áreas com maiores campos de estudo de toda a administração, pois envolve assuntos gerenciais relacionados às vantagens competitivas que podem oferecer, como por exemplo, estudos sobre custos de armazenagem, tempo de entrega, tempo de reposição de materiais, etc.

Com o mercado aquecido devido ao crescimento da economia, profissionais formados em administração, economia e engenharias em geral são procurados para a função. O objetivo é usar os espaços de armazenagem de materiais da melhor forma possível, planejar o transporte desses produtos, tudo de forma rápida e com custo baixo.

Separei novamente dez pontos importantes em que a administração de empresas deve focar em seu time de logística:

1. Gestão de Compras: Gerencie o processo de aquisição de materiais e produtos para garantir que as necessidades da empresa sejam atendidas de forma eficiente e econômica. Como gestor, você pode desenvolver um cronograma de compras que alinhe as necessidades de produção com a disponibilidade dos fornecedores. Além disso, realize reuniões regulares com a equipe para revisar o histórico de pedidos e ajustar as quantidades conforme a demanda. Use técnicas como a análise ABC para priorizar compras de itens mais críticos.

2. Gestão de Fornecedores: Aqui, concentre-se em selecionar, negociar e manter relacionamentos com fornecedores para garantir a qualidade e a pontualidade das entregas. Realize avaliações periódicas de desempenho dos fornecedores com base em KPIs como pontualidade de entrega, qualidade dos produtos e flexibilidade em negociações. Organize reuniões de alinhamento com os principais fornecedores para discutir expectativas e melhorias contínuas. Mantenha uma comunicação sincera e constante com os seus fornecedores.

3. Controle de Inventário: Aqui, concentre-se em monitorar e gerenciar o estoque de forma a evitar excessos ou faltas, garantindo que a demanda seja atendida sem desperdício. Implemente um sistema de controle de estoque automatizado que emita alertas quando os níveis de inventário atingirem pontos críticos. Realize inventários rotativos e mensure a acuracidade das informações, incentivando a equipe a manter os registros atualizados.

4. Gestão de Armazéns: Organize e otimize o espaço de armazenamento para facilitar o acesso e a movimentação dos produtos, melhorando a eficiência operacional. Adote a metodologia 8S para organizar o espaço do armazém, otimizando a disposição dos produtos para facilitar o acesso rápido.

5. Planejamento e Programação de Transporte: Coordene o transporte de mercadorias para garantir entregas pontuais e reduzir os custos de transporte. Utilize software e apps de roteirização para planejar as rotas de entrega mais eficientes, minimizando distâncias e custos de combustível. Há vários gratuitos por aí. Realize reuniões de planejamento semanal com a equipe de transporte para revisar as demandas e ajustar a programação conforme necessário.

6. Gestão de Processos Logísticos: Implemente e monitore processos e procedimentos logísticos para garantir eficiência e conformidade com os padrões da empresa. Concentre-se em documentar os processos logísticos em manuais e guias visuais, assegurando que todos os membros da equipe compreendam as etapas e as melhores práticas.

7. Tecnologia e Automação: Utilize sistemas e tecnologias para automatizar processos logísticos, como software de gestão de armazém e ferramentas de rastreamento de pedidos. Invista em tecnologias como RFID para rastreamento automático de produtos e redução de erros, caso isso faça sentido em seu negócio.

8. Gestão de Custos Logísticos: Concentre-se aqui em otimizar os custos associados à logística, incluindo transporte, armazenagem e manuseio de materiais.  Crie relatórios mensais de custos logísticos, segmentando por transporte, armazenagem e manuseio. Analise esses relatórios junto com a equipe de finanças, contabilidade e logística para identificar áreas de desperdício e implementar medidas de redução de custos, como renegociar contratos de transporte ou otimizar rotas. Ninguém melhor que suas equipes juntas avaliando soluções para o negócio.

9. Atendimento ao Cliente: Garanta que as operações logísticas atendam às expectativas dos clientes, proporcionando um serviço de entrega confiável e eficiente. Estabelecer um canal direto de comunicação entre a equipe de logística e o departamento de atendimento ao cliente para resolver rapidamente quaisquer problemas com entregas é imprescindível. Treine a equipe para antecipar possíveis atrasos e informar proativamente os clientes sobre qualquer impacto nas entregas. Lembre-se que o seu cliente é o verdadeiro dono do seu negócio.

10. Gestão de Riscos e Contingências: Por fim, concentre-se em identificar e mitigar riscos relacionados à logística, como interrupções na cadeia de suprimentos, desenvolvendo planos de contingência para lidar com possíveis problemas. Por exemplo, crie um plano de contingência que inclua fornecedores alternativos, rotas de transporte alternativas e planos de comunicação em caso de falhas na cadeia de suprimentos. Realize simulações de cenários de crise com a equipe para garantir que todos saibam como reagir em situações de emergência.

Esses pontos são essenciais para assegurar que a área de logística funcione de maneira eficiente e contribua para o sucesso global da empresa.

 

Administrando Decisões

A tomada de decisão é o processo de selecionar um curso de ação a partir de um número de alternativas.

Assim como o planejamento, a tomada de decisão também é abrangente. Para qualquer organização, os documentos de política ajudam na tomada de decisões gerenciais.

A tomada de decisão é um dos aspectos mais importantes da sua pequena empresa, mas o processo de chegar a uma decisão deve ser preciso, para que produza os melhores resultados.

Também é importante lembrar que, embora a equipe executiva tome as principais decisões, há várias decisões menores que os gerentes e colaboradores da linha de frente tomarão, às vezes até sem a participação dos executivos. Para garantir que a tomada de decisões seja uniforme em toda a organização, sugerimos que você, como tomador de decisões:

1. Entenda a decisão que você precisa tomar. Isso pode parecer óbvio, mas o primeiro passo para tomar uma decisão é a percepção de que uma decisão é necessária. Em outras palavras, você tem que identificar e definir o tipo de decisão que precisa ser tomada, e como isso vai mudar seu processo de trabalho, ou melhorar um produto ou serviço para seus clientes.

2. Colete todas as informações. A tomada de decisão adequada requer uma avaliação de todas as informações e dados que você pode coletar. Por exemplo, se você possui uma empresa de consultoria de marketing e está considerando uma campanha publicitária de pagamento por clique, gostaria de ter informações, como quais palavras-chave os clientes mais usam ao pesquisar resultados relacionados à consultoria. Em alguns casos, as informações de que você precisa são internas (dentro de sua organização) e, em outros casos, você obterá essas informações de fontes externas.

3. Identifique todas as alternativas. Depois de analisar as informações, você deve desenvolver várias opções diferentes em relação à decisão que deve tomar. Para isso, avalie os prós e contras. Analisar cada alternativa quanto aos seus prós e contras pode ajudá-lo a eliminar qual possível decisão é a errada. Há sempre mais de uma opção disponível para avançar em uma determinada questão ou um novo projeto (incluindo, é claro, a opção de não fazer nada). Compile uma lista dos prós e contras de cada alternativa, com ênfase particular na facilidade, velocidade e quantidade de recursos necessários para a implementação. Seu objetivo nesta etapa é identificar as opções que oferecem a melhor chance de sucesso e a menor chance de fracasso. Em alguns casos, não há muita diferença entre duas ou três boas opções, o que significa que você deve consultar seus líderes executivos para determinar qual opção eles mais gostam e classificá-las em ordem decrescente.

4. Tome, finalmente, a decisão. Uma decisão é somente uma escolha até que você a coloque em ação. Isso significa que você deve entender os recursos disponíveis para ajudar essa decisão a ser bem sucedida. Você pode precisar ter várias reuniões com seus gerentes e líderes de equipe para explicar sua decisão a eles e como isso afetará suas tarefas diárias ou como afetará seus clientes e clientes.

5. Avalie o impacto de sua decisão. É fundamental que você avalie sua decisão, depois de um tempo suficiente, para que possa analisar a eficácia da escolha que fez. A maior pergunta que você deve fazer é esta: sua decisão resolveu o problema, a necessidade ou o problema que deveria resolver?  Se você puder responder “sim” a esta pergunta, então seu trabalho está feito. Se a resposta for “não”, talvez seja necessário identificar o que deu errado e repetir o processo de tomada de decisão. Isso não significa que uma decisão gerencial não possa mudar depois de promulgada. Líderes experientes implantam sistemas de monitoramento para avaliar os resultados de suas decisões.

A tomada de decisão pode ser simples e complexa ao mesmo. Mas nada disso é uma engenharia para a criação de foguetes. Você ficaria impressionado com o número de pequenas e grandes organizações que têm sistemas simples implementados para garantir que as decisões sejam categorizadas para que possam ser tomadas pelas pessoas certas da maneira certa na hora certa.

É simplesmente uma questão de desembaraçar a teia cruzada da responsabilidade, definindo as melhores “peças” da empresa para decidir sobre o quê, quando, onde e por qual motivo. O objetivo? Melhorar resultados e maximizar o lucro do negócio.

 

Esperamos que todo esse conhecimento tenha sido de grande valia para você! 🙂

 

E ficamos por aqui…

A administração se caracteriza como uma atividade meio e não é um fim em si mesma. Administrar diz respeito ao desempenho da organização como um todo, e não somente em um determinado contexto.

Aqui, no Brasil, o administrador deverá ter coragem para lidar com o ambiente desfavorável e burocrático que assola nosso país.

Mas a administração é um processo dinâmico, que consiste em tomar decisões sobre o uso de recursos, para realizar objetivos, e, por mais que seja um processo complexo, temos certeza que você conseguirá tomar boas decisões, gerenciar pessoas e fará bom uso dos dados e informações levantados.

Busque, sempre que possível, a disciplina. Tão importante quanto planejar e listar suas tarefas, é realizá-las com êxito e sem procrastinação.

Agora você pode solicitar todos os certificados de conclusão deste curso de Administração de Empresas.

Desejamos a você todo o sucesso do mundo. Até o próximo curso!