Secretária de Consultório Médico

Carga horária no certificado: 80 horas

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  1. Secretária de Consultório Médico (80 horas)
  2. Métodos de Faturamento e Cobrança (10 horas)
  3. Noções de Planos e Convênios Médicos (10 horas)
  4. Atendimento com Excelência ao Cliente (10 horas)
  5. Controle de Agendas e Consultas (10 horas)
  6. Estratégias para Evitar Atrasos ou Faltas de Pacientes (20 horas)
  7. Gestão do Tempo em Clínicas Médicas (20 horas)
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Carga horária no certificado: 80 horas

Capítulo 1: Visão Geral da Profissão

Em um consultório médico típico, a secretária do consultório é a responsável pela maioria das tarefas administrativas.

Suas tarefas diárias incluem classificar correspondências, atender chamadas telefônicas, agendar consultas com pacientes, receber os pagamentos dos pacientes, preparar relatórios médicos e muito mais.

Outra função principal de uma secretária de consultório é dar suporte ao médico, o que significa que ela também pode ser responsável por manter calendários, agendar consultas (conferências, eventos, viagens) e lembrar o médico de seus horários.

Seu escopo de trabalho também pode abranger o monitoramento de equipamentos de escritório, a manutenção do estoque de material de escritório, a criação de backups de banco de dados e a expansão do conhecimento do trabalho por meio da iniciativa e autoestudo.

Considerando a multiplicidade de tarefas mencionadas acima, uma secretária de consultório médico é quase que obrigatória nos consultórios. Portanto, elas devem ter grandes habilidades em organização, multitarefa, atendimento ao cliente e gerenciamento de tempo.

No mínimo, uma secretária de consultório médico precisa ter um diploma do ensino médio. Experiência em operações de recepção é um grande diferencial, principalmente se for na área médica. 

Além disso, a familiaridade com terminologias médicas, processamento de seguros e contabilidade básica também é preferida por muitos empregadores.

Os graduados do ensino médio que têm experiência no uso de aplicativos de software de computador, como processamento de texto e planilhas, geralmente se qualificam para cargos de nível básico. 

Já para subir de cargo, isto é, para chegar em cargos como o de secretários executivos, geralmente precisam de vários anos de experiência de trabalho relacionado.

 

Capítulo 2: Como se Preparar para uma Vaga em 3 Passos

 

Passo 1. Explorar a ‘educação necessária’

Se você estiver interessado em se tornar uma secretária de consultório médico, uma das primeiras coisas a considerar é ‘o quanto de educação você precisa’

Em uma vaga de emprego é normal que o recrutador selecione aqueles que têm maior nível de escolaridade.

 Claro, somente com o Ensino Médio é possível conseguir a vaga, entretanto, não podemos deixar de levar em consideração que “quanto maior o nível de escolaridade, melhor”..

 

Passo 2. Desenvolver as habilidades necessárias

Será uma boa ideia desenvolver habilidades de secretária de consultório médico antes de se candidatar a um emprego. Aqui estão as principais habilidades comumente solicitadas nas descrições de cargos de secretário de consultório médico:

  1. Agendamento de consultas;

  2. Bom atendimento e cuidados aos pacientes;

  3. Utilização de softwares de escrita e planilhas (Word e Excel, no caso)

  4. Organização e zelo pelos arquivos médicos (um curso de Arquivologia ajudará muito);

  5. Conhecimento intermediário e/ou avançado sobre seguros e convênios médicos; e

  6. Entendimento básico sobre terminologias médicas, para melhor atender e orientar os pacientes.

 

Passo 3. Completar o treinamento, estágio ou cursos relevantes

Os secretários de consultórios médicos passam uma média de 1-3 meses em treinamento no trabalho. Durante esse período, eles aprendem as habilidades e técnicas necessárias para seu trabalho e empregador específicos. Entretanto, como mencionamos, é interessante que você tenha mais nível educacional do que lhe é solicitado. 

A verdade é que, no Brasil, temos muitas oportunidades de emprego, mas não temos mão de obra qualificada suficiente para atender essas vagas. 

Por isso, sugerimos que você tenha, adicionalmente ao Ensino Médio completo, algum curso técnico ou superior. Dessa forma, suas chances para uma vaga crescerão exponencialmente por conta da certificação.

As certificações podem mostrar aos empregadores que você tem uma base de conhecimento esperada para essa posição. Elas também podem torná-lo um candidato mais competitivo. 

Mesmo que os empregadores não exijam uma certificação, ter uma pode te ajudar a se destacar em uma entrevista. Além disso, o processo de obtenção de uma certificação pode ensinar novas habilidades que você pode trazer para o seu trabalho.

Procure por cursos semelhantes à descrição da vaga de Secretária de Consultório Médico, como “Assistente Administrativo Médico” ou “Gerente de Escritório Médico”. 

Faça um contato com as Escolas Técnicas e Faculdades de Graduação próximas (ou veja até mesmo algumas opções online) para se informar sobre qual curso melhor se encaixa para o alcance do seu objetivo.

 

Capítulo 3: Exigências da Profissão

A secretária é responsável por gerenciar a agenda do médico, garantir que haja espaço suficiente para todos os pacientes com consultas, preparar documentos como relatórios, responder aos e-mails enviados ao médico, organizar o fluxo de materiais do consultório, entre outras funções.

Algumas exigências da profissão são:

  1. Cuidado com a aparência

  2. Etiqueta 

  3. Facilidade de comunicação

  4. Conhecimento em informática (internet, Word, Excel, e-mail)

  5. Possuir um curso de secretariado

  6. Gostar de trabalhar com o público

  7. Dinamismo

  8. Responsabilidade e organização

  9. Educação e bom humor

  10. Jogo de cintura

  11. Boas noções de texto

  12. Em alguns casos, a fluência em outro idioma é essencial

 

Capítulo 4: Principais Atitudes

 

1. Postura Profissional

É esperada da secretária uma postura sempre muito sóbria, agradável e profissional.

Neste contexto, a secretária, além de ágil, habilidosa, responsável, deve sempre estar apta a ter excepcional qualidade no atendimento às pessoas, sejam elas internas ou externas à organização onde trabalha.

 

2. Qualidade no Atendimento

A qualidade no atendimento também passa pelo cuidado que a profissional tem consigo mesma, procurando ter hábitos saudáveis.

A atenção fica comprometida quando se está com sono, fome, cansaço, etc. O cérebro humano tem necessidade de repouso diário de oito horas, para que suas funções vitais sejam renovadas. O excesso ou falta dele deve merecer atenção médica. Também é prudente manter guardada uma barrinha de cereais ou uma fruta, para eventualidades.

 

3. Índole

Ser referência não é das tarefas mais fáceis.

A boa índole também é outro atributo muito apreciado no meio profissional e, quando já é parte integrante da vida da pessoa, ser referência é natural.

 

Capítulo 5: Conhecimentos Inerentes à profissão

1. Atendimento telefônico

Muitas vezes, o atendimento telefônico é o primeiro contato entre o consultório e o paciente.

Sendo assim, a atenção, gentileza, amabilidade e objetividade devem estar sempre presentes neste primeiro contato.

Do atendimento telefônico procederá o agendamento para marcação de consultas. Você deve obter do paciente o maior número de dados possíveis, principalmente os de contatos atualizados, para que, caso seja necessário, retorne a ligação e continue o atendimento.

 

2. Convênios

Estar sempre bem informada sobre os convênios que os médicos da clínica ou consultório onde você trabalha e como eles operam junto a marcação de consultas e/ou encaminhamento para exames laboratoriais, dará à secretária mais segurança e agilidade no atendimento aos pacientes.

Seu médico e gestor abordará sobre quais planos e convênios vocês atenderão. Deixe tudo anotado em fácil acesso para repassar essas informações aos seus pacientes.

 

3. Segurança

Noções de segurança, E.P.I., preparação da sala, esterilização de instrumentos, limpeza e desinfecção do local, acondicionamento dos resíduos de saúde e destino final dos resíduos são importantíssimos.

 

4. Faturamento e cobrança

Aprimore conhecimentos sobre o setor de faturamento. Conheça métodos de cobrança para que possa desenvolver seu trabalho com eficácia e agilidade, isto é, compreender como funciona o faturamento médico em um consultório.

Saiba da importância de se manter atualizado, pois novas doenças e tratamentos implicam em novas rotinas de atendimento e de cobrança.

 

5. Internet 

Aproveite o uso das tecnologias! A maioria dos consultórios e clínicas começaram a adotar o agendamento de consultas online e os laboratórios já oferecem a possibilidade de se obter os resultados de alguns exames da mesma forma.

O Follow-up da consulta pode ser feito pelo médico, respondendo por e-mail as dúvidas do cliente ou até mesmo atendendo-os por videochamadas. 

Se toda a medicina caminha neste sentido, é impossível que a secretária fique de fora. Ela precisa adquirir uma cultura digital como ferramenta de comunicação e utilizá-la em seu favor no trabalho.

 

Capítulo 6: Bem Tratado ou Bem Atendido?

A área de atendimento é muito importante, pois é nesse momento que a empresa fica frente a frente com os seus clientes. 

Estamos em uma nova Era, em que a tecnologia e toda a inteligência desenvolvida nos últimos anos atende a um único propósito: encantar o cliente.

Para encarar os desafios nestes novos tempos, uma das primeiras lições que temos que aprender é diferenciar tratamento e atendimento.

Tratamento: refere-se pura e simplesmente a aspectos relacionados ao tratamento gentil e cordial que esperamos receber dos funcionários, sem exceção, de qualquer empresa.

Atendimento: diz respeito ao nosso julgamento de valor como um todo. Somos gratos não só por um tratamento cordial, como também pela disponibilidade de um produto no estoque, pela qualidade do serviço e por um ambiente limpo e agradável.

Tratar é essencial e básico. Atender significa superar expectativas e surpreender o cliente.

Para que você consiga atender é preciso estar preparado para todos os momentos da verdade em um atendimento de rotina.

Os Momentos da Verdade são experimentados pelos clientes a cada contato com a empresa e seus produtos ou serviços. Todos sabemos que a palavra-chave dos bons negócios é “satisfação do cliente”. A satisfação está atrelada à expectativa e à percepção que nós temos de tudo que está envolvido na transação.

A expectativa é o que nos esperamos que aconteça e o tipo de tratamento que imaginamos que iremos ter, ou seja, aquilo que acreditamos que vai acontecer ao entrarmos em contato com uma empresa, e do tratamento de qualidade que esperamos receber por parte dos atendentes.

A percepção é como nós distinguimos tudo isso, isto é, como enxergamos o serviço prestado pela empresa. A percepção é algo pessoal e difere de pessoa a pessoa. O que para alguém pode ser satisfatório, para outro, o mesmo serviço pode ser inaceitável e alvo de reclamações.

 

Momentos da verdade em um consultório 

Estacionamento: Nesse momento, o cliente avaliará e julgará a disponibilidade de vagas, a facilidade para manobrar, a segurança ou até mesmo se existe a possibilidade de um estacionamento conveniado.

Estrutura física do consultório: Nesse momento, o cliente avaliará e julgará a estrutura física e a iluminação do consultório, as estantes, a decoração, se tem ar-condicionado, entre outros pontos.

Atendimento prestado pelo atendente: Nesse momento, o cliente avaliará e julgará a educação, a cortesia, a qualidade das informações, a boa vontade e a preocupação do atendente em atendê-lo da melhor maneira.

Consulta: Nesse momento, o cliente avaliará e julgará se foi bem atendido, se foi atendido no horário pré-determinado, o atendimento dado pelo profissional, etc. É um bom momento para ser oferecido um “agrado” ao cliente (café ou água, por exemplo).

Reagendamento: Nesse momento, o cliente avaliará e julgará a preocupação do atendente no reagendamento, isto é, se ele foi bastante ágil, prestativo, atencioso, etc.

 

Capítulo 7: Conquistando Pacientes

Ao conquistar um paciente/cliente, fica mais fácil o processo de atendimento do mesmo, além de ser positivo para a imagem da empresa. 

Vejamos a seguir algumas estratégias para a aproximação e o contato com os clientes da clínica e algumas boas práticas da secretária.

 

1 . Confiança

Confiar em outro é muitas vezes considerado ato de amizade ou amor entre os humanos, que costumam dar provas dessa confiança. 

A confiança é muito subjetiva porque não pode ser medida, é preciso ter confiança em outrem para poder confiar, o que torna a confiança um conceito intrínseco.

A confiança também pode ser estendida na execução das tarefas: o médico, por exemplo, confia em sua capacidade de realização e cumprimento dos prazos. Conquistar a confiança, neste caso, dependerá da eficiência no cumprimento das tarefas. 

Neste ponto, estar sempre atualizada e organizada ajudará na otimização do tempo e consequentemente na boa realização das tarefas, que, consequentemente, irá criar confiança dos demais.

 

2. Primeiro contato

Toda boa ou má impressão de alguma coisa ou alguém é estabelecida no primeiro contato, portanto, deve- se ter especial atenção neste primeiro momento de atendimento, pois o seu vínculo será estabelecido ou não, dependendo dessa primeira impressão.

Saber ouvir é uma rara e preciosa qualidade nos dias atuais. Procure ouvir mais e falar menos. Ouvir com qualidade significa integralidade, ouvir com atenção e olhar nos olhos do interlocutor. 

Estar ouvindo alguém e se movimentando (escrevendo algo que não faz parte do atendimento deste paciente, mexendo em gavetas, atendendo telefone no meio da conversa, olhando dispersamente para o lado) estará transmitindo ao outro que ele não é importante.

 

3. A expectativa do paciente

A secretária deve fazer com que cada paciente sinta-se único, especial, confortável, seguro e confiante especialmente por saber que existe alguém pronto para atendê-lo.

Este ambiente de cordialidade e presteza no atendimento deve ser criado pela presença da secretária. Tratar o paciente com muita atenção, presteza e cordialidade é a expectativa de todo paciente.

Essa tarefa se torna ainda mais simples quando exercitamos a arte de nos colocarmos no lugar do outro. 

Neste exercício, devemos nos perguntar: como gostaríamos de ser tratados? O que nos deixaria confortáveis, tranquilos e menos apreensivos?

A secretária deverá ter muito preparo e jogo de cintura, especialmente para informar eventuais atrasos nas consultas. 

Evidentemente que as agendas médicas devem ser cuidadosamente preparadas prevendo tempo estimado para cada tipo de consulta. 

A primeira consulta de um paciente certamente demanda um tempo um pouco maior – e o mesmo acontece se houver exames. Tenha atenção sobre isso.

 

Capítulo 8: Tarefas Diárias da Secretária

A secretária de consultórios médicos possui muitas tarefas regulares, que precisam ser compreendidas e desempenhadas com agilidade. Neste capítulo, você aprenderá sobre elas.

 

Lista das atividades corriqueiras: 

  1. Agenda: marcar e controlar consultas, compromissos, reuniões e viagens. 

  2. Responder e fazer chamadas telefônicas. 

  3. Enviar e-mails, solicitar relatórios de laudos/exames, apresentações e outros documentos. 

  4. Organizar a cópia de documentos.

  5. Realizar serviços administrativos em geral. 

  6. Controlar a correspondência de entrada e saída.

  7. Realizar o Follow-up (acompanhamento) dos pacientes. 

  8. Saudar visitantes e pacientes. 

  9. Assistir a reuniões e fazer a minuta ou ata da reunião, quando necessário.

  10. Realizar pesquisas e preparar documentos. 

  11. Solicitar ou realizar a compra de materiais de escritório. 

  12. Eventualmente, executar outras tarefas nas férias de funcionários.

 

Cuidados especiais nas clínicas médicas

  1. Utilizar sempre materiais descartáveis (copo); 

  2. O banheiro deverá estar limpo e com papel higiênico de folha não reciclada, papel toalha descartável (nunca toalha de tecido), sabonete líquido (evite sabonete em pedra). Se for possível, a torneira da pia com sistema de dispenser sob pressão, ou seja, as torneiras que apertam, e não de rosca. A descarga deve ser de caixinha, e não de hidra, pois existe uma maior perda de água.

  3. O piso deve ser lavável. Evite carpetes. 

  4. As revistas devem ser atuais. Dificilmente alguém gostará de ler periódicos de anos ou meses atrás.

  5. As paredes que tiverem gravuras ou quadros devem ser limpas para não acumular pó. 

  6. O filtro do ar condicionado da sala deve ser trocado mediante a orientação do fabricante. 7. Quanto à saúde ocupacional da secretária, os móveis (cadeira e mesa) devem ser ergonômicos, atendendo a exigência da Norma Regulamentadora 17. Os pés devem estar apoiados em uma espécie de banquinho, a impressora deverá provocar o menor ruído possível, pois poderá causar, após um longo tempo de uso, prejuízo à audição.

  7. Caso a secretária trabalhe com agendamento de consultas para vários médicos, recomenda-se uma agenda para cada médico. 

  8. No agendamento eletrônico, alguns softwares já fornecem as agendas prontas, bastando apenas incluir os dados do agendamento. É importante manter sempre um backup atualizado, para o caso de perda de dados. Também é importante lembrar que em caso de interrupção da rede elétrica, todos os dados podem ficar inacessíveis. 

  9. Verificar, com cada médico, o tempo médio de cada consulta e a margem entre uma consulta e outra, para que possa planejar as marcações das consultas. 

  10. Deixar pequenos intervalos entre consultas para que o médico possa retornar um telefonema, tomar água ou cafezinho, ir ao banheiro, atender um representante, etc. 

  11. Comunicar o médico sempre que estiver atrasado com as consultas para que ele possa administrar o tempo. A agenda deve possuir em algum dia da semana, pelo menos o espaço de 3 horários para casos novos, e, dependendo de como o médico atende, com duração de até 60 minutos para cada consulta. Os demais horários são para as consultas rápidas, geralmente 15 ou 20 minutos cada.

 

Capítulo 9: Controle da Agenda

Uma pesquisa realizada pelo Instituto Brasileiro de Relações com o Cliente revelou que a segunda coisa que mais incomoda os pacientes em uma consulta médica é o atraso no atendimento.

Por conta disso, manter a agenda em ordem e funcionando bem é muito importante para a satisfação do nosso cliente.

O primeiro aspecto a se considerar é o uso de um computador ou aplicativo no smartphone. Manter uma agenda no papel é possível, mas é muito mais trabalhoso. Então se você usar um computador, já está em grande vantagem.

Há diversos aplicativos que funcionam como uma agenda, como o Google Agenda, o Outlook Calendar, Yahoo Calendar, DigiCal Agenda Calendário, entre várias outras opções.

O segundo ponto é: tenha uma agenda para cada médico. Isso vai facilitar a organização e evitar confusões.

Além disso, você pode diferenciar status das consultas: poder diferenciar as consultas que estão confirmadas, as que estão agendadas, se são um retorno ou uma consulta cheia, etc. Essa diferenciação deve ser bem simples.

Separamos, neste capítulo, algumas dicas para você que já se deparou com a agenda vazia, ou então com uma semana superlotada. 

 

Dica 1. Conheça sua rotina 

Antes de pensar em uma alternativa para a sua agenda, é preciso conhecer sua rotina.

Você precisa entender suas próprias necessidades para descobrir qual é a melhor solução para seu consultório. Descubra o tempo médio que você leva para atender cada paciente e, assim, defina o número de atendimentos possíveis durante um dia normal de trabalho. Com isso, você evita que os pacientes esperem por muito tempo e também reduz a correria e o estresse gerado pela agenda atrasada.

Lembre-se de diferenciar a duração da primeira consulta, consultas de retorno e procedimentos, já que as primeiras visitas são aquelas em que você demora mais tempo para identificar sintomas e conhecer melhor seu paciente. 

Também é preciso levar em consideração sua rotina como profissional da área, ou seja, analisar fatores como:

  1. Você desempenha suas funções em outras clínicas ou em outros hospitais?

  2. Quanto tempo leva no deslocamento entre uma clínica e outra?

  3. Quanto tempo demora para organizar seus materiais para o primeiro paciente que será atendido?

  4. Necessita de pausas durante o atendimento?

 

Dica 2. Adote uma agenda eletrônica 

Falar de organização de agenda para consultórios envolve discutir as vantagens e desvantagens de usar papel ou tecnologia.

Você precisa refletir qual é a melhor opção para a sua realidade e para o sucesso da sua clínica. Um benefício de continuar na agenda de papel é que não exige nenhuma mudança na rotina, nos processos ou equipamentos do consultório, ou seja, tudo se mantém na zona de conforto.

Porém, o papel é uma ferramenta muito engessada. Com ele você perde informações, tempo e dinheiro, afinal, muitas oportunidades de encaixes e modificações são deixados de lado e todo o processo de agendamento segue uma única tradição que, em muitos casos, está bastante ultrapassada e acaba prejudicando o bom relacionamento com o paciente.

Um consultório precisa ter flexibilidade para lidar com as diferentes situações que enfrenta. 

Sabemos que a tranquilidade na rotina pode mudar de uma hora pra outra. 

Sua recepção fica cheia de pacientes e sua secretária desesperada com tantas tarefas e atendimentos para realizar. 

Se a agenda não estiver totalmente sob controle e organizada, a situação só piora, seja para atender aqueles que já estão na espera ou para conciliar os agendamentos por telefone. 

Por isso, como mencionado anteriormente, se possível, adote uma agenda eletrônica. Ela traz muitos benefícios para você e para seus pacientes. Você só precisa estar disposto a conhecer as opções do mercado e decidir por aquela que for ideal para seu consultório.

Ainda em relação à agenda eletrônica, é possível automatizar a divisão de horários e organizar melhor os atendimentos, o que agiliza a vida não só dos pacientes, mas faz com que a secretária pare de perder tempo com algo tão operacional, permitindo que ela possa fazer outras atividades.

Outra funcionalidade da agenda eletrônica é a rápida consulta dos dados do paciente, prescrições prévias e outras informações de seu histórico que podem ser utilizadas durante o atendimento. 

A agenda eletrônica evita o acúmulo de papéis que, além de consumir o espaço do consultório com o armazenamento, podem ser extraviados, o que levaria à perda dos dados de seus pacientes e das consultas anteriores, demandando mais tempo para os atendimentos.

Para quem usa papel na clínica, é muito comum essa cena: o paciente chega, a secretária procura sua ficha, busca os prontuários no arquivo e coloca na mesa do médico. 

Com a agenda eletrônica você pode fazer todo esse processo com apenas um clique. 

Um ponto bastante interessante é que o médico tem total acesso à agenda eletrônica, o que permite que, com apenas um clique, ele tenha todos os dados do paciente na consulta, evitando que a secretária perca tempo com isso.

 

Dica 3. Envie lembretes para seus pacientes

Uma das melhores formas de evitar atrasos, confusão de horários ou faltas de pacientes são as ferramentas que enviam lembretes.

Esses instrumentos enviam mensagens automáticas e personalizadas que confirmam o horário do paciente. Isso ajuda a organizar sua agenda e ainda aumentar o giro do consultório, já que os casos de atraso ou ausência são drasticamente reduzidos.

A adoção de um software de gestão que gerencie sua agenda e envie lembretes simplifica sua rotina, cortando custos com ligações telefônicas, dando maior segurança à respeito do número de pacientes que irão comparecer e permitindo que você preencha os horários vagos.

O uso de uma ferramenta de lembretes de consultas, além de tudo, agrada os pacientes, que ficam cientes de seus horários e valorizam ainda mais o médico que tem este cuidado.

 

Dica 4. Ofereça opção de agendamento online 

O agendamento online é uma nova forma dos pacientes se relacionarem com médicos e marcarem suas consultas.

Hoje, os profissionais que ignorarem este fato, podem perder a oportunidade de se destacar no mercado e até mesmo perder pacientes. Uma pesquisa realizada pela Salesforce mostra que oferecer um canal de agendamento de consultas online pode influenciar a escolha dos pacientes. 74% das pessoas entrevistadas disseram que levam isso em consideração antes de escolher um médico.

Com a população se modernizando, os médicos precisam se adequar a seus novos hábitos, como o de se relacionarem por meio da internet. Aproveite essa oportunidade para se destacar hoje e ofereça o agendamento online. Afinal, daqui um tempo, isso passará a ser um requisito básico em um consultório.

 

Dica 5. Consulte sua agenda de qualquer lugar 

Muitas vezes, a agenda é mais um entrave do que um facilitador na vida do médico, que precisa ligar sempre para a secretária para saber seus horários ou fazer qualquer alteração.

O maior problema é quando surge um imprevisto ou uma urgência que te deixa sem tempo de até mesmo telefonar para avisar. Isso pode deixar os pacientes muito insatisfeitos, além de sobrecarregar a secretária e deixar o médico estressado.

A solução desse problema da agenda é poder acessá-la de qualquer lugar, seja de casa, do hospital ou até mesmo estando na rua. A agenda online para consultório permite que cada interessado (médico, enfermeiro, assistente ou secretária) acesse a agenda ao mesmo tempo, facilitando a comunicação e o acesso aos dados.

Por exemplo, o médico pode bloquear um horário na agenda por meio de seu celular e a secretária visualizar essa atualização no computador da clínica. Assim, o médico pode verificar com antecedência a agenda do dia, se preparar para as consultas e saber se houve algum cancelamento.

Outra vantagem é que a secretária pode controlar a agenda de todos os médicos da clínica em um só lugar, agilizando o processo e evitando a perda de informações. 

 

Dica 6. Faça relatórios automáticos

Você sabe quantos pacientes atende por semana? Quais são os procedimentos mais comuns? Os convênios mais lucrativos? 

Com um sistema de agenda para consultórios você começa a ter uma visão clara do que vale a pena para seu negócio.

Usando uma agenda eletrônica, o sistema já gera relatórios automáticos com informações básicas e claras que, só de ‘bater o olho’, você já vai identificar possíveis melhorias em relação a tempo de atendimento, retorno por convênio e número de faltas, por exemplo.

Um sistema de agenda para consultórios te dá dados concretos para que você possa tomar as melhores decisões para a clínica. 

 

Dica 7. Crie laços com seus pacientes 

Uma boa maneira de evitar o absenteísmo é conhecendo melhor seu público.

Deve ser estabelecida uma relação de confiança e reciprocidade entre a clínica e o paciente. Ou seja, da mesma forma que o profissional deve ser responsável com o atendimento, o paciente também deve se comprometer à consulta.

A agenda eletrônica te ajuda a conhecer o perfil de cada paciente. Através de relatórios com o comportamento da agenda, você consegue ver quantas vezes o paciente já faltou. 

Se perceber que é uma atitude recorrente, a secretária pode fazer uma confirmação mais formal, relembrando a importância de que o paciente avise com antecedência se for faltar. Você também pode identificar pela agenda há quanto tempo um paciente não se consulta e enviar um e-mail lembrando-o de realizar o acompanhamento médico.

 

Dica 8. Controle do tempo

Agora que você já definiu uma rotina, descobriu quanto tempo, em média, você leva com cada paciente e implementou um bom sistema de gestão com agenda para consultório, é preciso estabelecer o fim de cada consulta, de forma delicada e profissional.

Alguns profissionais têm problemas com atrasos justamente porque permitem que o tempo de cada consulta seja excedido. 

Lembre-se que é importante ouvir tudo o que o paciente tem a dizer, mas é preciso ser conciso e objetivo em relação às informações. 

Além disso, é necessário sempre estar consciente de que os outros pacientes estão esperando para o atendimento no horário. Com uma correta definição de sua rotina, o processo de iniciar e terminar uma consulta no tempo adequado ficará mais fácil e você irá evitar problemas com seus outros pacientes, além de ter um melhor aproveitamento de seu próprio tempo.

É preciso valorizar cada paciente e o tempo que eles estão dedicando para sua consulta, e também entender que nem sempre ficar até tarde da noite na clínica é sinal de produtividade. 

Ter horários bem definidos pode te trazer resultados melhores e ainda te proporcionar uma melhor qualidade de vida.

 

Capítulo 10: Considerações Finais

Em toda profissão ou atividade profissional existe um padrão comportamental. Não poderia ser diferente com a profissão da secretária, cujo padrão de comportamento esperado é sempre a cordialidade, discrição, elegância, etiqueta.

Tudo aquilo que foi aprendido na vida social com relação aos procedimentos corretos e boas maneiras deve ser observado por uma secretária. Nesta profissão, o modo discreto é dever de toda secretária.

A secretária é a imagem da clínica ou consultório e, como tal, deve apresentar a todos uma postura equilibrada.

O profissional que trabalha em um consultório tem um contato mais próximo e constante com os pacientes, podendo criar um relacionamento mais amistoso com eles, sempre com atitudes positivas, de amor e encorajamento, que são aliados poderosos contra a dor, o sofrimento e as doenças.

Seja sempre gentil e profissional e, de preferência, utilize a agenda eletrônica para otimizar o seu tempo e o do seu médico. 

Esperamos que tenha gostado deste curso online profissionalizante de Secretária de Consultório Médico.

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Desejamos a você todo o sucesso do mundo. Até o próximo curso!

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