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Sejam todos bem-vindos ao curso de Gestão de Equipes Remotas!
Vivemos em um mundo cada vez mais conectado e descentralizado, onde a capacidade de liderar e gerir equipes que operam a distância tornou-se uma habilidade essencial.
Neste curso de gestão de equipes remotas, falarei sobre as melhores práticas, ferramentas e estratégias para liderar com eficácia, garantir a produtividade, e manter a coesão e o engajamento de equipes que trabalham remotamente.
São insights que aprendi diretamente em campo, ou seja, nada de teoria chata, ok?!
Prepare-se para embarcar em uma jornada de aprendizado que o capacitará a enfrentar os desafios do ambiente de trabalho moderno: o home office. Vamos lá!
Trabalhar remotamente traz uma série de desafios de comunicação que, se não abordados adequadamente, podem minar a eficácia e a coesão da equipe.
Imagine, por exemplo, um designer baseado em São Paulo e um desenvolvedor em Lisboa. O designer envia um layout para aprovação às 17h de sua hora local, o que são 21h em Lisboa. Se o desenvolvedor só visualizar a mensagem na manhã seguinte, isso pode gerar atrasos.
Outro exemplo comum é a organização de uma videoconferência. Suponhamos que uma equipe de marketing, espalhada entre Rio de Janeiro, Cidade do México e Londres, precise se reunir.
Se o gestor, baseado no Rio, marcar a reunião para às 10h de sua hora local, serão 8h na Cidade do México e 14h em Londres. Este horário pode não ser conveniente para o colega mexicano que ainda está começando o dia.
Há ainda situações em que um membro da equipe, trabalhando remotamente de sua casa em Curitiba, decidiu aproveitar a flexibilidade e trabalhar de um AirBnb na praia por uma semana (na verdade, eu sou a protagonista dessa história, rs).
No entanto, esqueci de comunicar à equipe, resultando em problemas de conectividade durante uma apresentação importante, já que a internet nessa casa da praia era instável. E o 4G também abandona nós quando mais precisamos, para variar.
Não custou meu emprego, mas foi um “cartão amarelo”, sem dúvidas.
A fim de evitar tais situações, é crucial estabelecer diretrizes claras. Aqui vão minhas melhores sugestões:
Ferramentas de Comunicação: Padronize e alinhe com o time! Slack, por exemplo, pode ser usado para comunicações rápidas e atualizações de equipe, enquanto o Zoom pode ser a plataforma padrão para reuniões mais longas e formais.
Horários de Comunicação: Utilize ferramentas como o “World Clock” para verificar fusos horários e garantir que todos possam participar de reuniões em horários convenientes.
Prazos de Resposta: Se alguém envia uma mensagem no Teams às 18h, qual é o prazo aceitável para uma resposta? Definir isso evita mal-entendidos e ansiedade.
Dias de Concentração: Talvez haja dias específicos, como quartas-feiras, em que as equipes evitem agendar reuniões e se concentrem em tarefas individuais. Alinhe com a galera o setup que funciona com eles!
Política de Informação: Se decidir mudar seu local de trabalho temporariamente, como no meu case pessoal de Curitiba, é vital informar a equipe sobre qualquer potencial alteração na disponibilidade ou na qualidade da conexão. Antecipe problemas, porque se algo der errado já sabe, né?!
Um dos maiores desafios da gestão de equipes remotas é a falta de supervisão direta. No escritório, é fácil observar e sentir a produtividade e o envolvimento dos funcionários. Remotamente, essa observação imediata é limitada.
Alguns gestores, acostumados a uma supervisão mais direta, podem sentir que falta a confiança necessária em seus trabalhadores remotos.
A confiança é a base de qualquer equipe remota bem-sucedida. Imagine uma situação em que um funcionário, que antes ficava no escritório até tarde para finalizar suas tarefas, agora trabalha de casa.
O gestor não vê mais essas longas horas, e pode surgir a dúvida: “Ele está realmente trabalhando ou assistindo a uma série na Netflix?”. É nesse cenário que a confiança e a comunicação eficaz entram em jogo.
A perda da socialização espontânea (aquelas conversas rápidas no corredor ou durante o café) é outra questão. Pode-se tentar simular isso virtualmente.
Por exemplo, ao migrar para o trabalho remoto, meu time implementou um “café virtual” todas as sextas-feiras. Usando plataformas como o Zoom, os funcionários se conectam, tomam seu café e conversam sobre tudo, menos trabalho. Esse momento tornou-se um ponto alto da semana para muitos.
Isso é muito poderoso e eu sugiro fortemente!
A flexibilidade é essencial no gerenciamento remoto. Considere o caso de um desenvolvedor de software que, ao trabalhar em casa, percebe que é mais produtivo nas primeiras horas da manhã e tarde da noite, mas não tanto à tarde.
Neste caso, impor um horário rígido de 9h às 18h pode não ser a melhor abordagem, entende? Em vez disso, reconhecendo a natureza flexível do trabalho remoto e confiando no compromisso do desenvolvedor, o gestor pode acordar um sistema de reporte que se alinha à produtividade do trabalhador.
Em outras palavras, significa cobrar pelas entregas com qualidade e no prazo estipulado ao invés da rigidez de horário. É permitir autonomia, focando em resultados, e não em relatórios ou qualquer outro tipo de burocracia, entende?
Você pode configurar um sistema de relatórios semanais ou mensais para que você ainda possa supervisionar o progresso da tarefa/projeto. Isso faz parte do jogo! Aliás, tudo tem a ver com resultados.
A questão é que a conexão humana continua sendo vital, apesar de tudo. Em uma das equipes com quem trabalhei, tínhamos check-ins semanais individuais entre os gestores e sua equipe. Não era uma verificação de status do trabalho, mas uma conversa genuína sobre bem-estar, hobbies e vida pessoal.
Aqui, normalmente, as pessoas exibiam seus animais de estimação, apresentando seus bebês peludos (às vezes até répteis) para a equipe. O que parece bobeira em um primeiro instante é, na verdade, um exercício de formação de equipe. É integração, é senso de equipe, é “camaradagem”.
E isso é muito poderoso quando falamos de gestão de equipes remotas. Isso refletia fortemente na entrega dos trabalhos, pois não queríamos prejudicar pessoas que aprendemos a gostar.
Esta simples prática aumentou significativamente o moral e a coesão da equipe durante períodos desafiadores. Afinal, por mais que estejamos conectados pela internet, todo produto ou serviço é feito de pessoas para pessoas. Tudo se resume a pessoas! Não esqueça desse detalhe, e vamos continuar que temos muito para alinhar (termo bem corriqueiro no remoto, né?!).
No cenário atual, em que o trabalho remoto ganhou notoriedade, a acessibilidade à informação é tanto um ativo quanto um desafio.
A habilidade de acessar dados relevantes de qualquer lugar é uma maravilha da tecnologia moderna, mas vem com sua parcela de preocupações, especialmente no que se refere à segurança da informação.
Imagine uma situação em que Maria, gestora de vendas de uma multinacional, precisa acessar os dados de vendas do último trimestre para uma reunião urgente. Ela está em viagem, usando o Wi-Fi de um café.
Sem as devidas precauções, essa simples tarefa pode se tornar uma porta aberta para a vulnerabilidade de dados sensíveis da empresa.
Hoje, a segurança cibernética não é apenas uma recomendação, mas uma necessidade imperativa.
Para combater esse problema, sua empresa pode adotar uma política rígida de VPNs.
Todos os funcionários, ao acessarem dados corporativos de locais remotos, são obrigados a usar uma VPN, garantindo que a conexão seja criptografada e segura. É uma sugestão. Leve em consideração a sensibilidade dos dados.
Além disso, o uso de dispositivos pessoais para atividades de trabalho tornou-se uma prática comum. Imagine o João, por exemplo, um analista de uma startup, que costuma alternar entre seu laptop de trabalho e seu tablet pessoal para conferências.
A empresa, reconhecendo a prática, pode introduzir uma política de BYOD (Bring Your Own Device) bem estruturada, onde os dispositivos pessoais são verificados e têm softwares de segurança instalados antes de serem autorizados a acessar a rede da empresa. Bem bacana, né?!
Mas a tecnologia é apenas parte da solução.
A educação desempenha um papel crucial. Uma organização pode sofrer uma tentativa de ataque de phishing a qualquer momento. Daí a importância de iniciar treinamentos mensais obrigatórios sobre segurança cibernética para todos os seus funcionários.
Os treinamentos normalmente abordam desde as táticas mais recentes utilizadas por cibercriminosos até dicas práticas sobre como reconhecer e evitar essas ameaças.
Lógico que o tutor deve ter o tato de transformar conhecimento técnico em um conteúdo didático, onde um colaborador que não é da área de TI possa compreender plenamente o conteúdo.
Atente-se a isso também, porque há muitos workshops e treinamentos que servem mais como “passatempo” do que aprendizado, dependendo de como estes são aplicados.
Resumão aqui:
Distrações em casa são inerentes ao trabalho remoto e podem variar de ruídos inesperados a solicitações familiares. Ao mesmo tempo em que a flexibilidade de trabalhar em casa é um benefício, requer autodisciplina e estratégias para manter a produtividade.
Estabelecer um espaço exclusivo para o trabalho é uma ótima estratégia!
Eduque seu time para que tenham uma área dedicada, mesmo que seja um canto da sala, mas em um layout que deixe claro para os outros moradores da casa que aquele é um momento de trabalho.
Uma ideia prática que alguns profissionais adotam é o uso de sinalizações, como “Estou em reunião” ou “Momento de foco”, para evitar interrupções desnecessárias.
Essas plaquinhas é uma estratégia não-verbal poderosa para que os moradores da casa não interrompam em momentos de produção ou urgência.
Por fim, a disciplina digital também é essencial. A tentação de verificar redes sociais ou cair no buraco negro das notícias pode ser grande. Por falar nisso, tem tanto casal de artistas terminando casamento nos últimos meses, né?!
Bom, uma técnica é estabelecer momentos específicos para checar esses sites ou, se necessário, usar ferramentas e aplicativos que bloqueiam o acesso durante o horário de trabalho.
Minha recomendação: eduque o time para usar o Freedom. Como eles mesmos se intitulam: “somos o melhor bloqueador de aplicativos e sites do mundo”. Eu uso há muito tempo, já testei outros, mas devo concordar com eles (pelo menos até encontrar outro melhor).
É importante lembrar que cada pessoa é única e o que funciona para uma pode não ser eficaz para outra. O segredo está em testar diferentes abordagens e adaptá-las à sua realidade. E sempre manter o diálogo aberto com os gestores e colegas sobre o que está funcionando e onde há espaço para melhorias, combinado?!
Vamos em frente!
Comunicar eficientemente em um ambiente remoto sempre foi um desafio para mim. Afinal, enviar uma mensagem clara não é apenas sobre as palavras que escolhemos, mas também sobre o sentimento e a emoção por trás delas.
Videochamadas têm sido a salvação para enxergar o que não poderia ser visto com câmeras desligadas. Elas me permitem ver expressões faciais e associá-las aos tons de voz, tornando a conversa mais próxima da realidade presencial.
Contudo, percebi que nem sempre meus colegas estão confortáveis em estar “on screen” o tempo todo.
Em algumas reuniões, sugiro que todos desliguem suas câmeras por um tempo, principalmente se percebo que a equipe está cansada.
Se alguém já amanheceu com um humor duvidoso ou se sentindo mal, costumo fazer pausas programadas para um café, onde todos podem desligar o vídeo e apenas relaxar por alguns minutos.
Quanto às regras de videoconferência, aprendi da maneira mais difícil que é comum todos tentarem falar ao mesmo tempo, principalmente quando a pauta da reunião esquenta.
Costumo usar uma técnica que chamo de “bastão virtual de fala”. Quando alguém deseja falar, simplesmente digita um sinal no chat (normalmente um emote lá, que definimos em conjunto), e isso indica que terá a próxima vez.
Mensagens escritas são convenientes, mas também fáceis de serem mal interpretadas.
Lembro-me de uma vez quando enviei um e-mail que foi interpretado de forma totalmente errada, causando um pequeno caos. Desde então, tento ser mais claro e, se o assunto é sensível, opto por uma conversa ao vivo. Olho no olho é poderoso demais!
Para decisões rápidas, por exemplo, a escolha do local para nossa festa virtual de fim de ano, usamos chats rápidos. Já para feedbacks, prefiro o e-mail ou a videoconferência. Em casos extremos, ligo direto no celular da pessoa, mas não é o ideal; é apenas em caso de urgência total!
Finalmente, tenho percebido que todos nós temos estilos únicos de aprendizado e comunicação. Alguns colegas preferem instruções escritas detalhadas, enquanto outros entendem melhor com uma breve explicação por videochamada.
Adaptar-me às preferências de cada um não só tornou a comunicação mais eficaz, mas também estreitou meus laços com a equipe. Captou?!
Realmente, trabalhar de forma remota oferece uma flexibilidade incrível, mas junto com essa liberdade vem a necessidade de uma autodisciplina forte.
Na minha experiência, estabelecer padrões precisos é fundamental para manter a produtividade em alta e garantir que todos estejam alinhados com os objetivos da empresa.
Vou compartilhar algumas estratégias que adotei ao longo do tempo para que você aplicar ou educar seu time:
Prazos Claros: Quando comecei a trabalhar remotamente, percebi que, para mim, estabelecer prazos é crucial. Não importa se são tarefas diárias ou projetos de longo prazo; ter uma data final ajuda-me a organizar minha agenda e priorizar. Uma vez, tive um projeto grande que parecia muito distante, mas ao estabelecer prazos semanais, consegui dividi-lo em partes menores e mais gerenciáveis, e o que parecia durar meses durou apenas 3 semanas. Como já dizia o Imperador Romano Júlio César: Dividir para Conquistar!
KPIs Precisos: Como um exemplo pessoal, quando trabalhava na área de redação, minha meta era produzir pelo menos 10.000 palavras por semana. Esse KPI não só me deu uma direção clara, mas também ajudou minha equipe a entender minha capacidade de entrega e a planejar de acordo. Eduque seu time para definirem KPIs de produtividade não para entrega de relatórios, mas para sentirem que estão realmente contribuindo com o time. É comum que um membro da equipe fique “pra baixo”, se sentindo improdutivo. Com KPIs ele conseguirá saber se é apenas uma falsa sensação ou um sinal de alerta para ele mudar hábitos. Vale o feedback sincero aqui!
Marcos Definidos: Na época em que gerenciava um projeto de design para um cliente internacional, definimos marcos específicos. Por exemplo, em vez de dizer “design do site concluído em um mês”, dividimos em etapas como “conceito de design em uma semana”, “primeiro rascunho em duas semanas” e assim por diante. Isso não só tornou o projeto mais palpável, mas também nos permitiu celebrar pequenas vitórias ao longo do caminho, o que, por sua vez, impulsionou a moral da equipe.
Daily: Também acho fundamental mencionar a comunicação. No trabalho remoto, comunicar-se eficientemente é ainda mais importante. Sempre faço check-ins regulares com minha equipe para garantir que todos estejam na mesma página e para oferecer ou buscar apoio quando necessário. Acredito que todos nós temos a Daily, né?! Ter uma ferramenta de gestão de projetos, como o Trello ou o Asana, por exemplo, ajudou-nos imensamente a manter todos informados sobre o progresso das tarefas e projetos num quadro kanban, mas, de qualquer forma, começamos o dia enfatizando o que foi feito, o que será feito hoje e se algo está impedindo a não realização da minha tarefa (uma cerimônia do framework Scrum – um método ágil).
O mais importante é lembrar que, embora estabelecer padrões e KPIs seja essencial, eles devem ser flexíveis o suficiente para se adaptar às mudanças e às necessidades individuais da equipe. E acima de tudo, o bem-estar e a saúde mental da equipe sempre devem ser uma prioridade, ok?!
Compreendo perfeitamente a pressão que pode surgir do trabalho remoto. Sem a divisão clara entre o ambiente de trabalho e o ambiente doméstico, pode ser um desafio manter o equilíbrio.
Na minha vivência, o autocuidado e o estabelecimento de limites são fundamentais na gestão de equipes remotas.
Como líder, é minha responsabilidade garantir que minha equipe não esteja sobrecarregada. Isso não significa apenas ser cuidadoso com a quantidade de trabalho que atribuo, mas também estar atento aos sinais de estresse ou exaustão.
Tento manter canais abertos de comunicação para que qualquer membro da equipe se sinta à vontade para expressar suas preocupações. Ah, e sempre lembro o meu time que o ser humano é multidisciplinar, e não multitarefa. Nunca fazer duas tarefas de uma vez!
Aqui vão mais algumas reflexões e práticas que adotei:
Limites de Tempo: Pode parecer simples, mas estabelecer pausas regulares é essencial. Pessoalmente, adotei a técnica Pomodoro, que consiste em trabalhar intensamente por 25 minutos e depois fazer uma pausa de 5 minutos. No meu calendário, incluo intervalos intitulados “Respire e Estique-se”, para me lembrar de levantar e me movimentar um pouco. Educo meu time para que façam o mesmo.
Divisão entre Trabalho e Lazer: Minha regra de ouro é nunca levar meu laptop para a cama. Meu escritório em casa é apenas para trabalho. Ao sair dele, tento “desligar” o modo de trabalho para focar na família e em atividades relaxantes. Tentei fazer Yoga, mas quase dormi. Já o pilates me ajudou demais!
Exercícios Regulares: Caminhar tem sido meu refúgio. Em equipes de design ou desenvolvedores sugiro fortemente que a empresa contrate um profissional de NR 17 (ergonomia) para dar dicas de melhorias de postura ou no ambiente de trabalho, em geral, como a cadeira, mesa, apoio de pulso, etc. Já tive membros do time ausentes por problemas de tendinite e até de tendinopatia, que é um pouco mais grave e complexa. Foram 6 meses sem um membro-chave do time, e isso gerou problemas graves com os clientes. Recentemente, um colega deu uma aula virtual de zumba, que foi não só uma ótima maneira de nos mexermos, mas também de nos conectarmos e rirmos juntos! A cena foi feia, mas foi mais um exercício de integração.
Lembrar que, acima de tudo, somos seres humanos, com necessidades e emoções, é fundamental. Não somos máquinas e, ao cuidar do nosso bem-estar físico e emocional, não só nos tornamos mais produtivos, mas também mais felizes e realizados em nosso trabalho.
Coletar feedback é um dos pilares de uma gestão eficaz, especialmente quando falamos de trabalho remoto. A distância pode criar barreiras invisíveis, e o feedback ajuda a quebrar essas barreiras, proporcionando clareza e compreensão.
Eis algumas abordagens que adotei e que funcionam muito bem:
Em conversas individuais: Sempre faço questão de ter momentos individuais com cada membro da equipe. Estas não são apenas para discutir o progresso do trabalho, mas também para entender seus sentimentos, desafios e percepções sobre o ambiente de trabalho remoto. “Como você tem se sentido ultimamente?”, “Há algo que possa ser melhorado em nossa comunicação ou processos?” são algumas das perguntas que gosto de fazer. Tento criar uma espécie de rede de apoio, seja para um problema de âmbito pessoal ou profissional. Sim, é quase um trabalho extra de psicóloga, mas, novamente, estamos lidando com pessoas, e pessoas querem e precisam ser ouvidas.
Pesquisas anônimas: Às vezes, as pessoas podem hesitar em dar feedback aberto devido a receios de repercussões. Por isso, as pesquisas anônimas se tornam ferramentas poderosas. Elas proporcionam uma plataforma segura para que a equipe compartilhe seus pensamentos sem a pressão da identificação. Sai muito insight profundo dessas pesquisas!
Workshops colaborativos: Acredito firmemente no poder da co-criação. Organizo workshops virtuais, onde todos podem trazer seus insights e construir soluções em conjunto. Usamos ferramentas de videoconferência e plataformas colaborativas, como Miro ou MURAL, para brainstorming e planejamento. Um time integrado é um time que PARTICIPA, e não apenas FREQUENTA as reuniões. Ao final de cada workshop, gosto de dedicar um tempo para uma reflexão em grupo. É um espaço aberto onde todos podem compartilhar suas experiências e sugerir melhorias.
Lembrando que o feedback não é apenas sobre receber informações, mas sobre agir com base nelas. Tornou-se uma prática padrão revisar e refletir sobre o feedback recebido, e depois criar um plano de ação para abordar as preocupações e otimizar nossos processos.
Todo feedback no formato de um “problema” é resolvido o quanto antes, afinal, de nada adianta ouvir e não agir, né?! Se alguém faz isso, uma hora ou outra a cultura do feedback irá naturalmente padecer.
Construir laços em uma equipe é fundamental para criar um ambiente de trabalho colaborativo e coeso, especialmente quando se trata de equipes remotas.
Sem a capacidade de interagir pessoalmente no dia a dia, outros métodos precisam ser empregados para garantir que os membros da equipe se conectem e formem relacionamentos fortes.
Quando iniciei minha jornada gerenciando equipes remotas, percebi rapidamente que as tradicionais dinâmicas de “almoço juntos” ou “café no corredor” não se aplicavam. Mas isso não significa que não possamos recriar essas experiências de outras maneiras.
Aqui alguns insights finais para você:
Treinamento presencial: Acredito que iniciar a jornada de um novo funcionário com contato pessoal estabelece um tom positivo para o seu tempo na organização. Percebo também que as pessoas se concentram melhor nos treinamentos presenciais. Eles parecem absorver melhor os conteúdos, além de participarem mais ativamente. Então, verifique se isso funciona ou não pra você e seu time.
Programa de “amigos” no Onboarding: Eu sempre faço questão de combinar novos integrantes com colegas mais experientes. É uma cópia descarada do Buddy System do Google, eu sei! Mas funciona bem, e isso é o que importa. No começo, quando não havia isso, o Onboarding era “estranho”, incompleto, e os integrantes que chegavam ficavam acuados, sem saber o que fazer. É o medo de pôr a mão na massa sem orientação, sabe?! A autonomia desaparece feito mágica, e isso é normal. De qualquer forma, seja virtual ou presencial, ter alguém para se orientar durante os primeiros dias é crucial. Mesmo que sejam apenas encontros por videoconferência, ter essa figura de apoio facilita o Onboarding.
Encontros presenciais regulares: Dependendo do orçamento e da localização da equipe, tento organizar encontros presenciais regulares. Pode ser uma reunião anual ou eventos trimestrais. A ideia é garantir que haja um tempo em que todos se reúnam, compartilhem experiências e simplesmente desfrutem da companhia uns dos outros. É o momento de contar piadas (sempre anoto umas no celular para não esquecer), dançar, beber uma boa cerveja e comer uma ótima pizza.
Conectar-se em um nível humano é crucial, independentemente de estar trabalhando em um espaço físico juntos ou remotamente. E, na minha experiência, com um pouco de criatividade e empenho, é possível construir e manter laços fortes que vão além do remoto.
Networking é importante demais, caros alunos. Aposte nele!
Agora é hora de colocar (ou recolocar) em prática tudo o que você aprendeu para criar um ambiente de trabalho remoto produtivo, positivo e colaborativo.
A gestão de equipes remotas pode ser um desafio, mas com as habilidades certas, liderança eficaz e apoio mútuo, você irá tirar isso de letra!
Agora você pode solicitar o certificado de conclusão em seu nome no botão abaixo.
Desejamos muito sucesso em sua jornada como líder de equipes remotas e esperamos que você colha os frutos de um trabalho bem realizado em um mundo cada vez mais conectado e virtual. Até o próximo curso!
Já finalizamos nosso curso! Esperamos que tenha sido rápido e prático para você.
Esperamos também que as informações e conhecimentos compartilhados ao longo deste curso tenham sido valiosos para você.
Agora você pode solicitar todos os certificados de conclusão desse curso no botão verde abaixo. Por apenas R$47,00 você recebe os vários certificados de conclusão deste curso.
Os certificados são enviados em formato PDF para seu e-mail informado no pedido em poucos minutos após aprovação do pedido.
Você pode usá-los para fins de recrutamento e seleção, entrega de horas extracurriculares na faculdade e para entrega prova de títulos em concursos públicos (mediante edital).
Desejamos a você muito sucesso!
Quais certificados você recebe nesse curso?
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